Als je in 2026 een notariskantoor leidt, werk je met het meest complexe spanningsveld tussen minimale gegevensverwerking onder de AVG en documentbewaring van alle beroepsgroepen in de EU. De akten die je authenticeert, komen terecht in een nationaal archief waarvan de bewaartermijn in eeuwen wordt gemeten, niet in jaren. De persoonsgegevens in die akten vallen onder een verordening waarvan het eerste beginsel is om gegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. En hetzelfde kantoor dat de akte verwerkt als verwerkingsverantwoordelijke in het algemeen belang, treedt ook op als verwerker onder Article 28 in de parallelle werkprocessen rond de akte (due diligence bij vastgoedtransacties, AML-KYC en kennisgevingen na ondertekening). Notariële documenten zwartlakken is daarom niet alleen een maatregel voor een zorgvuldige omgang met privacy: het is de technische beheersmaatregel die het spanningsveld tussen bewaring en minimale gegevensverwerking oplost, voldoet aan de regels voor grensoverschrijdende uitwisseling van akten onder het Haags Apostilleverdrag en een auditcertificaat oplevert dat geschikt is als juridisch bewijsmateriaal in een eventueel later geschil.
Dit is het zesde en laatste artikel in onze reeks handleidingen over zwartlakken. De basishandleiding behandelt de onderliggende technologie en het algemene AVG-kader. Het HR-cluster, het accountantscluster, het juridische cluster en het salarisadministratiecluster behandelen de vier beroepssectoren die aan de notariële praktijk grenzen. Dit artikel richt zich specifiek op het notariële profiel, dat zich bevindt op het snijvlak van overheidstaken (de notaris handelt in nome dello Stato), de privaatrechtelijke praktijk (de notaris adviseert individuele partijen) en de grensoverschrijdende infrastructuur voor digitale documenten die nu in de hele EU wordt geconsolideerd.
Terminologische toelichting: in dit artikel gebruiken we “notariële documenten zwartlakken”, “notariële akte zwartlakken”, “anonimisering van notariële akten” en “authentieke akten zwartlakken” door elkaar voor dezelfde operationele laag. De termen “vastgoedakte zwartlakken” en “erfenisakte zwartlakken” beschrijven de twee meest voorkomende inhoudelijke toepassingen. “Bewaring in het notarieel archief” en de omgang met het “notarieel register onder de AVG” beschrijven de compliance-uitdaging op de lange termijn. Het notariële auditcertificaat, specifiek het SHA256-bewijsstuk van de notariële akte, is de unieke notariële bijdrage aan de bredere praktijk van auditcertificaten. De overkoepelende term AVG voor notarissen omvat alles hieronder. We gebruiken “AI voor notarissen” en “ChatGPT voor notarissen” als operationele subcategorieën van het bredere shadow-AI-risico. “Article 6 1 e GDPR public interest” is de juridische basis voor het werkproces aan de kant van de verwerkingsverantwoordelijke. “Bekendmaking van subverwerkers door de notaris” beschrijft de deeltaak onder Art. 28 die steeds terugkomt. “Digitale notariële handtekening en AVG” is de wisselwerking met eIDAS die we in paragraaf 5 behandelen. De parallel met “notarissen en ondernemingsraden in de EU” is beperkter dan in de andere sectoren: notariskantoren zijn kleiner en het kader voor ondernemingsraden geldt alleen boven de drempels in het nationale recht, maar het beginsel is hetzelfde.
1. Waarom notarissen met het meest complexe spanningsveld tussen bewaring en zwartlakken in de EU werken
Zes structurele feiten verklaren samen waarom AVG-naleving door notarissen wezenlijk complexer is dan in enige andere categorie professionele dienstverlening.
Ten eerste wordt bewaring in eeuwen gemeten. Het Italiaanse Archivio Notarile is een staatsarchief waarin gedeponeerde stukken permanent worden bewaard op grond van de Legge Notarile (Legge 16 febbraio 1913, n. 89). De Franse Archives Nationales bewaren notariële minuten vanaf de 13e eeuw. Duitse Notararchive werken onder Bundesnotarordnung §51 met bewaartermijnen tot 100 jaar en langer voor veel categorieën. Spaanse protocolos notariales komen terecht in het Archivo General de Protocolos, met bewaring tot 25 jaar bij de notaris en daarna permanent in het staatsarchief. De persoonsgegevens in die archieven zouden volgens het beginsel van opslagbeperking in AVG Article 5(1)(e) alleen mogen worden bewaard zolang dat noodzakelijk is. Die noodzaak wordt echter vastgesteld door wetten die ruimschoots van vóór de AVG dateren en er niet door zijn ingetrokken. De realiteit van decennialange bewaring door notarissen en het AVG-beginsel van minimale gegevensverwerking kunnen alleen naast elkaar bestaan doordat het recht van de lidstaten in de noodzakelijke afwijking voorziet, maar de operationele nalevingslast ligt bij de notaris.
Ten tweede krijgt de akte zelf authentieke bewijskracht (atto pubblico, acte authentique, öffentliche Urkunde, escritura pública). Article 2700 van de Italiaanse Codice Civile, Article 1317 van de Franse Code civil, §415 van de Duitse ZPO en Article 1218 van de Spaanse Código Civil kennen allemaal aan de notariële akte een bewijskracht toe die partijen niet kunnen weerleggen zonder een specifieke procedure te starten (querela di falso, inscription de faux). Deze authentieke status heeft een niet vanzelfsprekende wisselwerking met zwartlakken: de oorspronkelijke akte moet intact en ongewijzigd in het archief blijven, terwijl de kopieën die verder worden gedeeld, mogen worden zwartgelakt. Zwartlakken gebeurt daarom altijd op een kopie, nooit op het origineel: een werkwijze die verschilt van alle andere sectoren die we hebben behandeld.
Ten derde is de dubbele rol van de notaris structureel. In sommige werkprocessen is de notaris verwerkingsverantwoordelijke op grond van een verplichting in het algemeen belang (Article 6(1)(e) GDPR: “performance of a task carried out in the public interest”). In andere werkprocessen is dezelfde notaris verwerker onder Article 28 voor de cliënt (due diligence bij vastgoedtransacties namens de cliënt, AML-KYC-controles en kennisgevingen na ondertekening aan belasting- en kadasterautoriteiten). De dubbele rol van de notaris als verwerker en verwerkingsverantwoordelijke betekent dat de AVG-analyse zorgvuldig onderscheid moet maken tussen beide rollen voordat een AI-tool wordt gebruikt.
Ten vierde komen de AML-verplichtingen daar nog bovenop. Notarissen zijn meldingsplichtige entiteiten onder het EU-kader voor de bestrijding van witwassen (AMLD4-6 + de AMLR van 2024). KYC-documentatie die bij de ondertekening van een akte wordt verzameld, heeft een eigen bewaarplicht (ten minste vijf jaar na beëindiging van de relatie, langer in veel nationale omzettingen). Die hangt vaak samen met de bewaring van de notariële akte, maar berust op een andere rechtsgrond. De wisselwerking tussen AML-bewaring en minimale gegevensverwerking onder de AVG volgt hetzelfde patroon dat we in het accountantscluster behandelden, met als notariële bijzonderheid dat het KYC-document vaak een bijlage bij de akte zelf wordt.
Ten vijfde zijn grensoverschrijdende akten de regel, niet de uitzondering. EU-burgers kopen vastgoed in andere lidstaten, richten grensoverschrijdend ondernemingen op en erven vermogen in meerdere rechtsgebieden. Bij elke grensoverschrijdende handeling speelt het Haags Apostilleverdrag (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) of de EU-verordening openbare documenten (Regulation (EU) 2016/1191) een rol. De ontvangende autoriteit in het buitenland moet de authenticiteit van de akte kunnen controleren zonder het onderliggende notariële proces opnieuw uit te voeren. De vraag bij zwartlakken is hoeveel persoonlijk identificeerbare informatie (PII) wordt blootgegeven aan de ontvangende autoriteit, de apostilledienst en de verschillende tussenpersonen. De afhandeling van apostilles voor grensoverschrijdende akten behoort inmiddels tot de werkzaamheden met het hoogste volume in elk EU-notariskantoor.
Ten zesde is de infrastructuur voor notariële digitale handtekeningen volwassen en verdragsgebonden. De notariële digitale handtekening onder eIDAS (Regulation (EU) 910/2014 en de wijziging van 2024) is een gekwalificeerde elektronische handtekening met volledige rechtsgevolgen in de hele EU. Het geheel van notariële vertrouwensdiensten eromheen, waaronder gekwalificeerde tijdstempels, gekwalificeerde zegels en de European Trust List, heeft een specifieke wisselwerking met de laag voor zwartlakken: de zwartgelakte kopie moet zelf door de notaris worden ondertekend als afgeleide authentieke akte, waarbij het auditcertificaat verwijst naar zowel de SHA-256 van de oorspronkelijke akte als de SHA-256 van de zwartgelakte kopie. Dit is de unieke bijdrage van notarieel zwartlakken aan de bredere praktijk van auditcertificaten.
2. De zes categorieën notariële documenten en hun patronen voor zwartlakken
Verschillende notariële documenten vragen om verschillende patronen voor zwartlakken. De zes onderstaande categorieën omvatten ~98% van wat door een EU-notariskantoor stroomt.
1. Vastgoedakten. Atto di compravendita immobiliare in Italië, acte de vente in Frankrijk, Grundstückskaufvertrag in Duitsland en escritura de compraventa in Spanje. De akte bevat de PII van partijen, nationale identificatienummers, de kadastrale gegevens van het vastgoed (die op zichzelf de partijen voor een derde kunnen identificeren), de koopprijs, hypotheekgegevens en vaak familierechtelijke informatie (huwelijksvermogensstelsel, ouderlijk gezag). Een vastgoedakte zwartlakken voor verdere verspreiding (met de bank, het kadaster of het notarieel archief in een ander rechtsgebied) vraagt om een gelaagde aanpak: verschillende ontvangers krijgen verschillende niveaus van zwartlakken. Het zwartlakken moet de structurele integriteit van de akte behouden, omdat de ontvangende autoriteit de samenhang van de akte moet kunnen controleren.
2. Erfenisakten. Dichiarazione di successione + atto di accettazione in Italië, déclaration de succession + acte de notoriété in Frankrijk, Erbschein + Testamentseröffnung in Duitsland en escritura de adjudicación de herencia in Spanje. De concentratie PII is extreem: de overledene, de erfgenamen, de personen ten laste, de gedeeltelijke erfgenamen, de partijen die verwerpen en de executeurs. Gegevens onder Article 9 komen vaak voor (doodsoorzaak, gezondheidsgerelateerde invaliditeitsstatus van erfgenamen en religieuze overtuiging in sommige erfenisgeschillen). Erfenisakten zwartlakken is de toepassing waarbij het niveau van zwartlakken het sterkst per ontvanger verschilt: de belastingautoriteit heeft de financiële cijfers nodig, het kadaster de beschrijvingen van het vastgoed, de bank die de instructies van de erfgenamen uitvoert de IBAN en handtekeningblokken, en het genealogisch onderzoeksbureau dat verre erfgenamen opspoort het familieverhaal. Elk heeft een andere zwartgelakte versie nodig.
3. Vennootschaps- en handelsakten. Atto costitutivo + statuto in Italië, statuts en act constitutif in Frankrijk, Gesellschaftsvertrag in Duitsland en escritura de constitución in Spanje. Deze akten komen ook in het handelsregister (Registro delle Imprese, Registre du commerce et des sociétés, Handelsregister, Registro Mercantil), waar ze openbaar toegankelijk worden. De vraag bij zwartlakken verschuift: veel velden zijn bewust openbaar, maar de woonadressen van bestuurders, de nationale identificatienummers van vennoten en de details van aandelenverpanding kunnen dat wel of niet zijn. De grensoverschrijdende combinatie (een Italiaanse s.r.l. met een geregistreerde Duitse GmbH-bestuurder) vraagt om analyse in twee rechtsgebieden. Authentieke akten zwartlakken voor registraties van vennootschappen is daarom rechtsgebiedspecifiek.
4. Testamenten, schenkingen en familierechtelijke akten. Testamento pubblico en segreto in Italië, testament authentique in Frankrijk, öffentliches Testament in Duitsland en testamento abierto en cerrado in Spanje. Huwelijkse voorwaarden, scheidingsovereenkomsten, schenkingsakten en delegaties van ouderlijke verantwoordelijkheid. Dit zijn als categorie de gevoeligste notariële documenten: partijen hebben uitdrukkelijk voor de notariële vorm gekozen vanwege de bescherming van de vertrouwelijkheid die deze biedt, en verwachten daarom een overeenkomstig hoog niveau van zwartlakken. Bij AI-gebruik op deze documenten heeft blootstelling door shadow AI de grootste gevolgen voor de reputatie.
5. KYC- en AML-documentatie. Identiteitsdocumenten, adresbewijzen, verklaringen over uiteindelijk belanghebbenden en documentatie over de herkomst van middelen. Net als in de accountants- en salarisadministratieclusters hebben deze documenten een eigen bewaarkader (AML) en eigen beperkingen voor verdere verwerking. Voor notarissen komt daar nog bij dat KYC-gegevens vaak een bijlage bij de akte zelf worden en de bewaartermijn van de akte overnemen, waardoor de nalevingslast op de lange termijn wordt vermenigvuldigd.
6. Bewijsstukken van vertrouwensdiensten en digitale handtekeningen. Gekwalificeerde tijdstempels, gekwalificeerde zegels, de certificaatketen achter de notariële digitale handtekening en het auditlog van de ondertekening. Deze bewijsstukken bevatten PII (de distinguished name van de ondertekenaar als subject in het gekwalificeerde certificaat) en operationele metadata. De bewaring ervan valt tegelijkertijd onder eIDAS en de regels voor notariële archieven, waarbij de vraag bij zwartlakken vooral is wat aan verificatieautoriteiten wordt verstrekt en wat openbaar wordt gemaakt.
Het patroon in alle zes categorieën: de inhoud is rijk en gevarieerd, er zijn meerdere ontvangers, de bewaring is langdurig en de laag voor zwartlakken moet uit één brondocument uitvoer op verschillende niveaus produceren.
3. De notaris in de dubbele rol van verwerkingsverantwoordelijke EN verwerker
De dubbele rol van de notaris is de meest onderschatte dimensie van AVG-naleving door notarissen. Drie werkprocessen illustreren het onderscheid.
Werkproces A: de notaris als verwerkingsverantwoordelijke in het algemeen belang. De notaris authenticeert een akte, brengt het officiële zegel aan, deponeert de akte in het notarieel archief en stuurt de kadastrale kennisgeving naar het kadaster. Bij al deze handelingen is de notaris verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens in de akte, met als rechtsgrond article 6(1)(e) GDPR public interest: de notaris handelt in nome dello Stato om een taak van algemeen belang te vervullen. De bewaartermijn wordt vastgesteld door de wetgeving over notariële archieven, niet door de toestemming van partijen. Partijen hebben voor de akte zelf geen recht op gegevenswissing onder Article 17, omdat het doel van algemeen belang voorrang heeft.
Werkproces B: de notaris als verwerker onder Article 28 voor de cliënt. De notaris doet vóór de vastgoedaankoop due-diligenceonderzoek namens de verkoper, voert AML-KYC-controles uit op de buitenlandse investeerder of stuurt na ondertekening kennisgevingen aan de belastingautoriteiten namens de cliënt. Bij deze handelingen werkt de notaris op instructie van de cliënt en verwerkt hij de persoonsgegevens namens de cliënt. De verwerkersovereenkomst onder Art. 28 moet deze handelingen expliciet omvatten. Gebeurt dat niet, dan bevinden ze zich in een ongemakkelijk tussengebied.
Werkproces C: de notaris als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke met overheidsinstanties. De uitwisseling van akten met het kadaster, het handelsregister en de belastingautoriteit creëert een gegevensstroom waarin zowel de notaris als de ontvangende autoriteit beslissingen over de verwerking neemt. Het kader voor gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken onder Art. 26 is van toepassing. Beide partijen moeten hun respectieve rollen en de afhandeling van verzoeken over de rechten van betrokkenen afspreken. De Italiaanse Garante heeft hierover in 2024-2025 specifiek richtsnoeren uitgebracht voor gegevensuitwisseling tussen notarissen en belastingautoriteiten.
De consequentie voor zwartlakken is dat het juiste niveau afhangt van het werkproces waarin het document zich bevindt. Een akte die onder werkproces A naar het kadaster wordt gestuurd, kan minder zwartlakken vereisen (omdat het doel van algemeen belang de gegevensvelden omvat die het kadaster nodig heeft) dan dezelfde akte die onder werkproces B met de bank van de koper wordt gedeeld (waar de instructies onder Art. 28 strikt beperken wat de bank mag zien). Het onderscheid tussen de notaris als verwerker en als verwerkingsverantwoordelijke moet zichtbaar zijn voor de tool voor zwartlakken: dezelfde bronakte levert verschillende zwartgelakte kopieën op, afhankelijk van het werkproces.
4. Nationale kaders en grensoverschrijdende infrastructuur
Vier nationale notariële stelsels bepalen de praktijk in de grootste EU-markten, aangevuld met de grensoverschrijdende infrastructuur.
Italië. De notaris is een gereglementeerd beroep onder Legge 16 febbraio 1913, n. 89 (Legge Notarile). De Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) is de koepelorganisatie. Akten komen terecht in het Archivio Notarile Distrettuale en uiteindelijk in het staatsarchiefstelsel. De Garante heeft in 2024-2025 specifieke richtsnoeren uitgebracht over AI-gebruik door notarissen, gericht op de analyse van de dubbele rol en de wisselwerking met AML. Het besluit van de Garante van december 2024 over het AI-gebruik van een specifieke notaris (aangehaald in latere commentaren) bevestigde dat de grondslag van algemeen belang onder Art. 6(1)(e) niet automatisch geldt voor AI-ondersteunde analyse van de akte voor interne doeleinden van de notaris.
Frankrijk. De notaire werkt onder de Ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945 en de Loi du 25 ventôse an XI. De Conseil supérieur du notariat (CSN) is de nationale organisatie. Minuten worden door de notaris bewaard en uiteindelijk gedeponeerd in de Archives Nationales of het relevante departementale archief. De CNIL heeft in 2024 specifieke richtsnoeren uitgebracht over AI-gebruik door notaires, in lijn met het bredere CNIL-kader voor AI in gereglementeerde beroepen, met nadruk op de grensoverschrijdende dimensie en de wisselwerking met het Haags Apostilleverdrag.
Duitsland. De Notar werkt onder de Bundesnotarordnung (BNotO) van 1961. De Bundesnotarkammer is de federale organisatie, met daaronder regionale Notarkammern. Akten worden gedeponeerd in het regionale Notararchiv. Bundesnotarordnung §51 stelt bewaartermijnen vast van 30 jaar tot 100 jaar, afhankelijk van de documentcategorie. De wisselwerking tussen BNotO en DSGVO is onderwerp geweest van meerdere uitspraken van het Bundesverfassungsgericht in 2023-2025, die hebben verduidelijkt hoe de grondslag van algemeen belang onder Art. 6(1)(e) zich verhoudt tot het grondwettelijke recht op informationele zelfbeschikking.
Spanje. De notario werkt onder de Ley del Notariado van 1862 en latere hervormingen. De Consejo General del Notariado (CGN) is de nationale organisatie. Akten komen terecht in het Archivo de Protocolos en uiteindelijk in het Archivo General de Protocolos. Het Spaanse notariële stelsel is het meest gedigitaliseerde van de vier besproken stelsels. Het Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO) biedt sinds 2017 een nationale digitale infrastructuur die de aandacht van regelgevers voor AI-tools heeft versneld.
Grensoverschrijdende infrastructuur. Het Haags Apostilleverdrag (1961) regelt de authenticatie van akten tussen verdragsstaten. De EU-verordening openbare documenten (Regulation (EU) 2016/1191) vereenvoudigt de uitwisseling binnen de EU voor bepaalde documentcategorieën. Het European Network of Registers of Wills (ENRWA) biedt grensoverschrijdende informatie over testamenten. De European Land Information Service (EULIS) biedt grensoverschrijdende kadasterinformatie. Elk van deze infrastructuren vereist dat de grensoverschrijdend gedeelde aktekopie voldoende informatie bevat om de ontvangende autoriteit de authenticiteit te laten controleren, met respect voor de minimale gegevensverwerking die het recht van de ontvangende lidstaat verwacht. De laag voor zwartlakken is de technische beheersmaatregel die een voor grensoverschrijdend gebruik geschikte kopie produceert zonder de oorspronkelijke akte in het bronarchief aan te tasten. Grensoverschrijdende notariële samenwerking binnen de EU is daarom nu een actief ontwikkelingsgebied voor de laag voor zwartlakken.
5. Het SHA-256-auditcertificaat als juridisch bewijsmateriaal
Het concept van het certificaat voor zwartlakken dat in de basishandleiding is geïntroduceerd, is nergens zo toepasbaar als in de notariële context. Het certificaat is het bewijsstuk dat de volledige zwartlakbewerking decennia later juridisch verdedigbaar maakt.
Voor een notariële akte voldoet het SHA256-certificaat van de notariële akte aan een hogere juridische standaard dan voor de andere sectoren die we hebben behandeld. Het certificaat moet vastleggen: de SHA-256-hash van de oorspronkelijke akte (berekend op het moment van deponering in het archief), de SHA-256-hash van de zwartgelakte kopie, de modus (omkeerbare pseudonimisering of onomkeerbaar zwartlakken), het aantal gemaskeerde gegevens per categorie, de tijdstempel van een gekwalificeerde eIDAS-tijdstempeldienst, de gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris op het certificaat zelf en een verwijzing naar het werkproces (deponering in het algemeen belang als verwerkingsverantwoordelijke, cliënttaak als verwerker of grensoverschrijdende uitwisseling als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke). Het certificaat wordt onder het eIDAS-kader zelf een authentieke notariële akte en neemt de eeuwenlange bewaring van de akte over.
De vraag naar juridisch bewijsmateriaal is belangrijk omdat notariële akten aanleiding geven tot geschillen die decennia later aan het licht komen. Bij een erfenisgeschil dat veertig jaar na de ondertekening van de akte ontstaat, moet worden gereconstrueerd wat op welk moment aan welke partij is verstrekt. Zonder certificaat hangt die reconstructie af van de archiefnotities van de notaris, die doorgaans beperkt zijn. Met een certificaat per zwartgelakte kopie is de bewijsketen mechanisch: de SHA-256-hashes komen overeen met een specifieke uitvoer die op een specifiek moment voor een specifieke ontvanger onder een specifiek werkproces is geproduceerd. De Italiaanse, Franse, Duitse en Spaanse rechtspraak in 2023-2025 beweegt richting aanvaarding van cryptografische auditcertificaten als volledig bewijs van het zwartlakproces, waarbij de uitspraken van de Italiaanse Cassazione over vergelijkbare bewijsstukken in de procescontext een richtinggevend precedent bieden.
Het notariële auditlog dat bij het certificaat hoort, maakt het bewijsbeeld compleet. Het log registreert wie de zwartgelakte kopie heeft aangevraagd, onder welk werkproces, op welk tijdstip en welk beleid voor zwartlakken is toegepast. Het log zelf bevat PII (de identiteit van de aanvrager) en krijgt een eigen bewaartermijn onder de regels voor notariële archieven. De tool voor zwartlakken moet het log automatisch produceren en aan het certificaat toevoegen.
Het grootste praktische voordeel voor de notaris is niet regelgevend maar operationeel: een notariskantoor dat een door certificaten ondersteunde werkwijze voor zwartlakken heeft opgebouwd, kan op een veertig jaar oud geschil reageren met een certificaat van één pagina plus een log, in plaats van met een meerdaags archiefonderzoek. Het kostenverschil wordt gemeten in tientallen uren van juridisch medewerkers per geschil. Over een notariële loopbaan van drie decennia en enkele honderden geschillen per jaar levert dat bovenop de nalevingswaarde een meetbare kostenbesparing op.
6. Shadow AI in notariskantoren
Shadow AI in notariskantoren neemt specifieke vormen aan die verschillen van de patronen die we in de vier eerdere clusters zagen.
Het shadow-AI-werkproces voor het opstellen van akten. Een senior notaris of assistent gebruikt ChatGPT om een clausule voor een complexe akte op te stellen (een akte voor een bedrijfsherstructurering met afspraken tussen meerdere partijen of een erfenisakte met complicaties rond buitenlands vastgoed). De clausule is correct opgesteld, maar de dossiercontext die de assistent heeft verstrekt, bevat de echte namen van partijen, de vastgoedadressen, de financiële cijfers en vaak de familierechtelijke informatie. Het model ziet alles. De notaris ondertekent de akte; de gegevens van partijen zijn verstrekt aan een derde (de LLM-aanbieder), zonder toestemming van partijen en zonder subverwerkersovereenkomst onder Art. 28. Dit is het meest voorkomende shadow-AI-gedrag dat we in notariskantoren zien, en het riskantste, omdat de verstrekking plaatsvindt op het moment van het grootste professionele vertrouwen.
Het shadow-AI-werkproces voor kennisgevingen na ondertekening. Na ondertekening van de akte moet het notariskantoor kennisgevingen sturen aan het kadaster, de belastingautoriteit, het handelsregister en de bank. Een assistent gebruikt een consumenten-LLM om de kennisgevingsbrieven op te stellen. Elke brief bevat een samenvatting van de akte, inclusief de PII van partijen en de inhoudelijke transactiedetails. De LLM-aanbieder beschikt nu over een afgeleid document van de oorspronkelijke akte.
Het shadow-AI-werkproces voor grensoverschrijdende vertaling. Een akte moet worden vertaald voor een buitenlandse partij of voor indiening met apostille in het buitenland. Er wordt een consumentenvertaaltool gebruikt. De notaris ziet vertaling als een routinematige, niet-inhoudelijke taak. Het model beschikt over de volledige tekst van de akte, inclusief alle PII.
Het shadow-AI-werkproces voor archiefonderzoek. Een oude akte wordt onderzocht om een erfenisvraag, een grensgeschil of een geschiedenis van bedrijfseigendom te verduidelijken. Het archiefresultaat bevat akten van decennia geleden; de huidige notaris gebruikt een consumenten-LLM om samen te vatten of specifieke verwijzingen te vinden. Het LLM beschikt over historische PII van partijen die inmiddels overleden kunnen zijn, maar waarvan de gegevens onder de AVG nog steeds persoonsgegevens zijn voor zover het levende verwanten betreft (zie de rechtspraak van het Hof van Justitie van de EU over gegevens van overledenen die in sommige lidstaten relevant blijven voor levende familieleden).
Het shadow-AI-werkproces voor opleiding en permanente bijscholing. Een junior notaris of assistent wordt opgeleid in werkprocessen voor het opstellen van akten en gebruikt echte cliëntvoorbeelden in een sessie met een consumenten-LLM. Hetzelfde probleem dat we in alle vijf eerdere clusters zagen: “geanonimiseerd” betekent meestal dat de naam is verwijderd, maar dat de inhoud reconstrueerbaar is.
De oplossing is dezelfde architectuur als in de eerdere clusters, met drie notariële aanpassingen. Ten eerste werkprocesbewust zwartlakken: de tool moet begrijpen in welk werkproces het document zich bevindt (als verwerkingsverantwoordelijke, als verwerker of als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke) en automatisch het juiste niveau toepassen. Ten tweede uitvoer van certificaatkwaliteit: elke zwartgelakte kopie moet een auditcertificaat van notariële kwaliteit opleveren dat geschikt is als juridisch bewijsmateriaal. Ten derde behoud van archiefintegriteit: de oorspronkelijke akte in het notarieel archief moet intact blijven; alle zwartlakbewerkingen gebeuren op afgeleide kopieën. De combinatie van deze drie aanpassingen onderscheidt een notariële laag voor zwartlakken van een generieke laag. Implementaties van AI in het notariskantoor zonder deze drie aanpassingen creëren het shadow-AI-risico opnieuw binnen de goedgekeurde tool.
Controleer voordat je een statistiek over shadow AI in een professionele omgeving aanhaalt wat er is gemeten: deze audit van shadow-AI-statistieken laat de populatie, methode en datum achter elk van de meest herhaalde cijfers zien.
7. Het werkproces voor zwartlakken, afgestemd op notariële documenten
Het werkproces in 5 stappen uit de basishandleiding geldt voor notariële documenten met vier notariële aanpassingen (één meer dan bij de andere clusters vanwege de vereiste werkprocesbewustheid).
- Uploaden (met werkprocesclassificatie). Elke upload wordt naar werkproces geclassificeerd: algemeen belang als verwerkingsverantwoordelijke, cliënttaak als verwerker, grensoverschrijdend als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke of AI-ondersteunde interne analyse. De classificatie bepaalt het niveau van zwartlakken dat de rest van de cascade toepast.
- Detecteren (met notariële cascade). Woordenboekcontrole aan de hand van de namenlijst van terugkerende partijen van het kantoor, nationale regex voor rechtsgebiedspecifieke identificatienummers (CF, NIR, Steuer-ID, DNI/NIE, IBAN, kadastrale verwijzingen en handelsregisternummers), meertalige NER voor resterende namen en organisaties en OCR voor gescande bewijsstukken. De notariële toevoeging: een markering voor kadaster- en handelsregistergegevens die weet wanneer een verwijzing bewust openbaar is (de handelsregisterinschrijving) en wanneer impliciet privé (het woonadres van een enige aandeelhouder).
- Controleren (met werkprocesgerichte escalatie). Toon gevonden fragmenten gegroepeerd per categorie en beoogde ontvanger. Voor zeer gevoelige documenten (testamenten, erfenissen en familierecht) wordt de controle opgeschaald naar de senior notaris in plaats van de assistent. De kolommen met gegevens onder Article 9 krijgen dezelfde opgeschaalde behandeling die we in het salarisadministratiecluster zagen.
- Toepassen (modus per werkproces). Deponering in het algemeen belang als verwerkingsverantwoordelijke: minimaal zwartlakken, met behoud van de inhoud met authentieke bewijskracht. Cliënttaken als verwerker: omkeerbare pseudonimisering met lokaal herstel. Grensoverschrijdende uitwisseling als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke: gelaagd zwartlakken met één versie per ontvangende autoriteit. AI-ondersteunde interne analyse: volledige omkeerbare pseudonimisering met lokaal herstel. De tool moet alle vier ondersteunen vanuit dezelfde upload.
- Certificeren met een eIDAS-ondertekend auditcertificaat. Genereer het SHA-256-certificaat, voeg de gekwalificeerde eIDAS-tijdstempel toe, onderteken met de gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris en voeg het auditlog toe van wie wat onder welk werkproces heeft aangevraagd. Het certificaat wordt een authentieke notariële akte, neemt de bewaartermijn van de akte over en vormt het juridische bewijsmateriaal dat het notariaat nodig heeft.
Een concreet voorbeeld. Een Italiaans notariskantoor behandelt een erfenisakte voor een familie met vastgoed in drie lidstaten. De oorspronkelijke akte (de atto di accettazione di eredità) komt onder werkproces A in het Archivio Notarile terecht: minimaal zwartlakken, met behoud van de volledige inhoud van algemeen belang. Een kopie voor het Spaanse kadaster wordt onder werkproces C met apostille geproduceerd: gelaagd zwartlakken waarbij de financiële familiegegevens die het Spaanse kadaster niet strikt nodig heeft, worden verwijderd, met gekwalificeerde eIDAS-tijdstempel en handtekening van de notaris op het certificaat. Een kopie voor de Duitse bank die de instructies van één erfgenaam uitvoert, wordt onder werkproces B geproduceerd: een andere gelaagde zwartlakbewerking die de vastgoedgegevens verwijdert die de bank niet nodig heeft en de IBAN-relevante velden behoudt. Een kopie voor AI-ondersteunde interne beoordeling van vergelijkbare toekomstige zaken wordt geproduceerd onder het werkproces voor interne analyse met volledige omkeerbare pseudonimisering. Vier gemaskeerde kopieën uit één bron, vier auditcertificaten, totale doorlooptijd minder dan één uur. Zonder de werkprocesbewuste laag voor zwartlakken zou dezelfde operatie een halve dag hebben gekost en geen certificaten hebben opgeleverd.
8. Veelgestelde vragen
Kan een notaris binnen hetzelfde kantoor zowel verwerkingsverantwoordelijke als verwerker zijn?
Ja, in verschillende werkprocessen. De notaris is verwerkingsverantwoordelijke onder Art. 6(1)(e) AVG voor de kerntaken van algemeen belang (authenticatie van akten, deponering in het archief en wettelijk voorgeschreven kennisgevingen). Dezelfde notaris is verwerker onder Art. 28 voor taken op instructie van de cliënt (due diligence, AML-KYC namens de cliënt en taken na ondertekening waarvoor de cliënt opdracht heeft gegeven). De verwerkersovereenkomst onder Art. 28 moet de taken als verwerker expliciet omvatten.
Wat is de juiste bewaartermijn voor een notariële akte onder de AVG?
De bewaartermijn wordt vastgesteld door de nationale wetgeving over notariële archieven, niet door de AVG. Het beginsel van opslagbeperking in AVG Art. 5(1)(e) biedt ruimte voor de noodzakelijke afwijking waarin het recht van de lidstaten voorziet. In Italië is de bewaring in het Archivio Notarile permanent; in Duitsland stelt BNotO §51 categorieën vast van 30 tot 100 jaar; in Frankrijk is de bewaring in de Archives Nationales voor veel categorieën permanent. De AVG-analyse is dat de langere bewaring noodzakelijk is voor het doel van algemeen belang en daarmee voldoet aan Art. 5(1)(e).
Geldt het SHA-256-auditcertificaat als notariële akte?
Ja, als het is geproduceerd met de gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris en een gekwalificeerde eIDAS-tijdstempel. Het certificaat wordt zelf een authentieke akte en neemt de bewaartermijn van de onderliggende akte over. De Italiaanse Cassazione en het Duitse Bundesgerichtshof hebben zich nog niet rechtstreeks over dit punt uitgesproken, maar de Italiaanse Garante en de Franse CNIL hebben door certificaten ondersteund zwartlakken allebei als volledig conform behandeld in richtsnoeren uit 2024-2025.
Hoe werkt de Haagse apostille samen met zwartlakken?
De apostille bevestigt de authenticiteit van de onderliggende akte, niet de inhoud. Een zwartgelakte kopie kan van een apostille worden voorzien als de zwartlakbewerking binnen het notariële kader wordt gepresenteerd als een afgeleide authentieke akte (doorgaans verzorgt dezelfde notaris zowel het zwartlakken als de apostille, of aanvaardt de apostilledienst een notarieel certificaat als basis). De EU-verordening openbare documenten vereenvoudigt voor bepaalde categorieën de uitwisseling binnen de EU zonder een apostille te vereisen.
Wat is het juiste bewijs onder Article 32 voor de laag voor zwartlakken van een notariskantoor?
Het SHA-256-certificaat voor zwartlakken per opdracht (met de gekwalificeerde elektronische handtekening van de notaris), de vermelding onder Art. 30 voor elk werkproces (als verwerkingsverantwoordelijke, als verwerker, als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke en interne analyse), het tenantspecifieke auditlog, de gedocumenteerde gegevensbeschermingseffectbeoordeling voor de AI-tool en de bijlage van het kantoor onder Art. 28 waarin de AI-subverwerker is vermeld voor de werkprocessen als verwerker. De Italiaanse Garante heeft in 2024-2025 specifieke richtsnoeren uitgebracht over de verwachtingen onder Art. 32 voor notarissen.
Kan ik AI gebruiken om notariële akten op te stellen?
Ja, met een laag voor zwartlakken ervoor. De structuur van de akte en het opstellen van clausules zijn geen persoonsgegevens; de dossiercontext die aan de AI wordt verstrekt, is dat wel. De laag voor zwartlakken moet de dossierspecifieke PII verwijderen voordat de AI wordt aangeroepen. De AI produceert het structurele concept en de notaris voegt de PII lokaal weer in. De akte zelf wordt vervolgens door de notaris opgesteld met structurele ondersteuning van AI, maar zonder dat de PII aan de LLM-aanbieder is verstrekt.
Wat gebeurt er met een zwartgelakte kopie nadat de notariële akte is ondertekend?
De zwartgelakte kopie krijgt een eigen bewaarkader, afhankelijk van het werkproces waarin zij is geproduceerd. Een kopie die naar het kadaster wordt gestuurd, volgt de kadastrale bewaring. Een kopie voor een intern AI-werkproces heeft een minimale bewaartermijn (de AI-sessie eindigt, de gemaskeerde kopie wordt vernietigd en het certificaat wordt bewaard). De oorspronkelijke akte blijft onaangeroerd in het notarieel archief.
Is de EU-AI-verordening van toepassing op AI-gebruik door notarissen?
De AI-verordening classificeert AI-gebruik door notarissen in de meeste gevallen niet als hoog risico onder Annex III. De uitzondering is wanneer AI wordt gebruikt in een context die raakt aan Annex III(8)(a) (rechtsbedeling). De transparantieverplichtingen (Art. 13), verplichtingen voor gebruiksverantwoordelijken (Art. 26 waar van toepassing) en verplichting tot AI-geletterdheid (Art. 4, van kracht sinds februari 2025) zijn allemaal van toepassing.
Hoe ga ik om met de gegevens van een overledene in een oude archiefakte?
De AVG is niet rechtstreeks van toepassing op overledenen, maar nationale wetgeving breidt de bescherming vaak uit tot gegevens van overledenen ten behoeve van levende verwanten (Italiaanse Codice della Privacy art. 2-terdecies, Franse Loi Informatique et Libertés art. 84 en Duitse BDSG-bepalingen). De analyse voor zwartlakken moet daarom rekening houden met de vraag of de historische PII relevant blijft voor levende familieleden. Het doel van algemeen belang van het notarieel archief heeft doorgaans voorrang, maar bij het niveau van zwartlakken van een kopie die buiten het archief wordt gedeeld, moet rekening worden gehouden met de levende verwanten.
Waar slaat Redactic notariële akten op?
Documenten en resultaten maken gebruik van tijdelijke verwerkingsopslag op infrastructuur onder beheer van Redactic in Europa. Tijdelijke verwerking van herstelgegevens aan de serverzijde kan daarbij betrokken zijn. Account-, facturatie-, toestemmings- en bewerkingsregistraties worden afzonderlijk behandeld. Raadpleeg de verwerkersovereenkomst en privacyverklaring van Redactic voor de voorwaarden rond bewaring en verwijdering, en vraag ons het profiel voor je werkproces te bevestigen. Meer informatie: vertrouwenspagina’s
Een laatste operationele opmerking voor notariskantoren. De economische afweging tussen zelf bouwen en inkopen valt hier sterker uit in het voordeel van inkopen dan in enige andere sector die we hebben behandeld, om drie redenen. Ten eerste vereist de logica voor werkprocesclassificatie diepgaande integratie met de infrastructuur voor gekwalificeerde eIDAS-handtekeningen en de API’s van nationale notariële archieven: ontwikkelwerk waarmee weinig interne teams eerder ervaring hebben opgedaan. Ten tweede betekent de vereiste decennialange bewaring dat het formaat van het certificaat voor zwartlakken vijftig jaar of langer leesbaar en verifieerbaar moet blijven. Alleen een leverancier die zich inzet voor langdurige formaatstabiliteit kan dit geloofwaardig beloven. Ten derde ontwikkelt de grensoverschrijdende infrastructuur zich snel onder de EU-verordening openbare documenten en de digitale agenda van de Hague Conference on Private International Law. Bijblijven vraagt voltijds ontwikkelwerk. AI-naleving voor notarissen als interne oplossing voor één kantoor is doorgaans niet economisch voor kantoren met minder dan vijftig akten per maand. Voor grotere kantoren valt de afweging tussen bouwen en inkopen nog steeds in het voordeel van inkopen uit zodra de volledige horizon van meerdere decennia wordt meegewogen.
Als je notariskantoor vastgoedakten, erfenissen, vennootschapsregistraties, testamenten en schenkingen, KYC-documentatie of bewijsstukken van vertrouwensdiensten behandelt, en dat doet het, gaat elk van die documenten momenteel via e-mail, interne schijven en consumenten-AI-tools zonder een voorafgaande laag voor zwartlakken van notariële kwaliteit. De kosten van niets doen zijn niet abstract: het is het volgende erfenisgeschil dat over twintig jaar ontstaat en zonder auditcertificaat niet kan worden verdedigd, de volgende AML-inspectie die vraagt hoe de KYC-gegevens tijdens AI-ondersteunde analyse werden beschermd, het volgende richtsnoer van de Garante of CNIL dat een nieuwe bewijsstandaard vaststelt waarop je kantoor niet had geanticipeerd, en steeds vaker de volgende beroepsaansprakelijkheidsverzekeraar die een claim afwijst omdat het AI-gebruik niet was gedocumenteerd. De architectuur bestaat, de regelgevingsklok loopt en het certificaat voor zwartlakken is het juridische bewijsmateriaal waar het notariaat al jaren naartoe werkt. Begin deze maand met de drie aktecategorieën met het hoogste volume.
Zie voor de basisarchitectuur de basishandleiding; voor HR-gerelateerde werkprocessen het HR-cluster; voor fiscaal gerichte accountancy het accountantscluster; voor parallellen met advocatenkantoren het juridische cluster; en voor patronen bij salarisadministratiebureaus het salarisadministratiecluster. Wil je Redactic op een voorbeeldakte zien, dan vind je op de landingspagina van redactic.eu een live demo.