Jos johdat notaaritoimistoa vuonna 2026, toimit keskellä EU:n ammattikuntien monimutkaisinta jännitettä GDPR:n mukaisen tietojen minimoinnin ja asiakirjojen säilyttämisen välillä. Vahvistamasi asiakirjat päätyvät kansalliseen arkistoon, jonka säilytysaikoja mitataan vuosisadoissa, ei vuosissa. Asiakirjojen henkilötietoja sääntelee asetus, jonka ensimmäisenä periaatteena on säilyttää tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen. Sama toimisto, joka käsittelee asiakirjaa yleisen edun perusteella toimivana rekisterinpitäjänä, toimii myös Article 28 -artiklan mukaisena käsittelijänä asiakirjaa ympäröivissä rinnakkaisissa työnkuluissa, kuten kiinteistökaupan due diligence -selvityksissä, rahanpesun torjuntaan liittyvässä asiakkaan tuntemisessa ja allekirjoittamisen jälkeisissä ilmoituksissa. Notaarin asiakirjojen mustaaminen ei siis ole vain tietosuojahygieniaa: se on tekninen hallintakeino, joka ratkaisee säilyttämisen ja minimoinnin välisen jännitteen, täyttää Haagin apostille-yleissopimuksen mukaiset rajat ylittävän asiakirjavaihdon säännöt ja tuottaa auditointitodistuksen, joka soveltuu oikeudelliseksi näytöksi mahdollisessa myöhemmässä riidassa.
Tämä on mustaamisopassarjamme kuudes ja viimeinen artikkeli. Pääopas käsittelee taustalla olevaa teknologiaa ja GDPR:n yleistä kehystä. HR-artikkeli, kirjanpitäjiä käsittelevä artikkeli, juridiikka-artikkeli ja palkanlaskenta-artikkeli käsittelevät neljää notaaritoimintaa lähellä olevaa ammattialaa. Tämä artikkeli keskittyy nimenomaan notaarin rooliin, jossa kohtaavat julkishallinnolliset tehtävät (notaari toimii in nome dello Stato), yksityisoikeudellinen toiminta (notaari neuvoo yksittäisiä osapuolia) ja rajat ylittävä digitaalisten asiakirjojen infrastruktuuri, joka parhaillaan yhtenäistyy eri puolilla EU:ta.
Huomautus terminologiasta: tässä artikkelissa käytämme ilmauksia ”notaarin asiakirjojen mustaaminen”, ”notaarin vahvistaman asiakirjan mustaaminen”, ”notaarin vahvistaman asiakirjan anonymisointi” ja ”julkisen asiakirjan mustaaminen” toistensa vastineina samalle operatiiviselle kerrokselle. Ilmaukset ”kiinteistökauppakirjan mustaaminen” ja ”perintöasiakirjan mustaaminen” kuvaavat kahta yleisintä sisällöllistä käyttötapausta. ”Notaariarkiston säilytysajat” ja ”notaarirekisterin GDPR” kuvaavat pitkäaikaista vaatimustenmukaisuushaastetta. Notaarin auditointitodistus, erityisesti notaarin asiakirjan SHA256 -todiste, on notaaritoiminnan erityinen panos auditointitodistusten laajempaan käytäntöön. Notaarin GDPR kattaa kaiken jäljempänä käsiteltävän. Käytämme ilmauksia ”julkisen notaarin tekoäly” ja ”notaarin ChatGPT” laajemman shadow AI -riskin operatiivisina alaluokkina. ”Article 6 1 e GDPR public interest” on rekisterinpitäjän työnkulun oikeudellinen perusta. ”Notaarin alikäsittelijöiden ilmoittaminen” kuvaa toistuvaa Art. 28 -osatehtävää. ”Notaarin digitaalinen allekirjoitus ja GDPR” on eIDAS-yhteys, jota käsittelemme osiossa 5. ”Notaarin yritysneuvosto EU:ssa” on rajallisempi rinnastus kuin muilla aloilla: notaaritoimistot ovat pienempiä, ja yritysneuvostokehystä sovelletaan vain kansallisessa lainsäädännössä asetettujen kynnysten ylittyessä. Periaate on silti sama.
1. Miksi notaarit toimivat EU:n monimutkaisimmassa säilyttämisen ja mustaamisen välisessä jännitteessä
Kuusi rakenteellista seikkaa selittävät yhdessä, miksi notaarin GDPR -vaatimustenmukaisuus on olennaisesti monimutkaisempaa kuin missään muussa asiantuntijapalvelujen ryhmässä.
Ensinnäkin säilytysaikoja mitataan vuosisadoissa. Italian Archivio Notarile on valtion arkisto, johon talletetut asiakirjat säilytetään pysyvästi Legge Notarile -lain (Legge 16 febbraio 1913, n. 89) nojalla. Ranskan Archives Nationales säilyttää notaarien alkuperäisasiakirjoja 13. vuosisadalta lähtien. Saksan Notararchive-arkistot toimivat Bundesnotarordnung §51 -säännöksen nojalla, ja monien asiakirjaryhmien säilytysaika on jopa 100 vuotta tai pidempi. Espanjan protocolos notariales siirtyvät Archivo General de Protocolos -arkistoon sen jälkeen, kun notaari on säilyttänyt niitä enintään 25 vuotta, minkä jälkeen ne säilytetään pysyvästi valtion arkistossa. Näiden arkistojen henkilötietoja tulisi GDPR:n Article 5(1)(e) -artiklan säilytyksen rajoittamisen periaatteen mukaan säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeen. Tarpeellisuus kuitenkin perustuu lakeihin, jotka ovat huomattavasti GDPR:ää vanhempia ja joita GDPR ei ole kumonnut. Notaarin vuosikymmeniä kestävä säilyttäminen ja GDPR:n minimointiperiaate voivat olla rinnakkain vain siksi, että jäsenvaltion lainsäädäntö mahdollistaa tarvittavan poikkeuksen. Käytännön vaatimustenmukaisuustaakka jää silti notaarille.
Toiseksi asiakirjasta itsestään tulee julkista luotettavuutta nauttiva asiakirja (atto pubblico, acte authentique, öffentliche Urkunde, escritura pública). Italian Codice Civile -lain Article 2700, Ranskan Code civil -lain Article 1317, Saksan ZPO:n §415 ja Espanjan Código Civil -lain Article 1218 antavat kaikki notaarin asiakirjalle todistusvoiman, jota osapuolet eivät voi kumota käynnistämättä erityistä menettelyä (querela di falso, inscription de faux). Tämä julkinen luotettavuus liittyy mustaamiseen tavalla, joka ei ole ilmeinen: alkuperäisen asiakirjan on säilyttävä arkistossa ehjänä ja muuttamattomana, mutta edelleen jaettavia jäljennöksiä voidaan mustata. Mustaaminen kohdistuu siis aina jäljennökseen, ei koskaan alkuperäiseen. Tämä käytäntö eroaa kaikista muista käsittelemistämme aloista.
Kolmanneksi notaarin kaksoisrooli on rakenteellinen. Joissakin työnkuluissa notaari on yleiseen etuun perustuvan velvoitteen nojalla toimiva rekisterinpitäjä (Article 6(1)(e) GDPR, ”yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen”). Toisissa työnkuluissa sama notaari on asiakkaan Article 28 -artiklan mukainen käsittelijä, esimerkiksi asiakkaan puolesta tehtävissä kiinteistökaupan due diligence -selvityksissä, rahanpesun torjuntaan liittyvissä asiakkaan tuntemisen tarkistuksissa sekä allekirjoittamisen jälkeisissä ilmoituksissa vero- ja kiinteistörekisteriviranomaisille. Notaarin kaksoisrooli käsittelijänä ja rekisterinpitäjänä tarkoittaa, että GDPR-arvioinnissa nämä roolit on erotettava huolellisesti ennen minkään tekoälytyökalun käyttöä.
Neljänneksi tämän päälle tulevat rahanpesun torjuntavelvoitteet. Notaarit ovat ilmoitusvelvollisia EU:n rahanpesun torjuntakehyksen nojalla (AMLD4-6 + vuoden 2024 AMLR). Asiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä kerättyyn asiakkaan tuntemisdokumentaatioon sovelletaan omaa säilytysvelvoitetta: vähintään viisi vuotta asiakassuhteen päättymisestä, monissa kansallisissa täytäntöönpanosäännöksissä pidempään. Tämä kytkeytyy usein notaarin asiakirjan säilyttämiseen, mutta perustuu eri käsittelyperusteeseen. Rahanpesun torjunnan säilytysvaatimusten ja GDPR:n minimoinnin suhde noudattaa samaa mallia, jota käsittelimme kirjanpitäjiä käsittelevässä artikkelissa. Notaaritoiminnan erityispiirre on, että asiakkaan tuntemisasiakirjasta tulee usein itse asiakirjan liite.
Viidenneksi rajat ylittävät asiakirjat ovat sääntö, eivät poikkeus. EU:n kansalaiset ostavat kiinteistöjä muista jäsenvaltioista, perustavat yrityksiä yli rajojen ja perivät omaisuutta useissa oikeudenkäyttöalueissa. Jokainen rajat ylittävä toimi kytkeytyy Haagin apostille-yleissopimukseen (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) tai EU:n yleisiä asiakirjoja koskevaan asetukseen (Regulation (EU) 2016/1191). Ulkomaisen vastaanottavan viranomaisen on voitava varmistaa asiakirjan aitous toistamatta taustalla olevaa notaarimenettelyä. Mustaamisessa kysymys on siitä, kuinka paljon henkilötietoja paljastetaan vastaanottavalle viranomaiselle, apostille-toimistolle ja eri välittäjille. Rajat ylittävien asiakirjojen apostille-käsittely kuuluu nykyään minkä tahansa EU:n notaaritoimiston suurivolyymisimpiin tehtäviin.
Kuudenneksi notaarien digitaalisten allekirjoitusten infrastruktuuri on vakiintunut ja sopimuksiin sidottu. eIDAS-kehyksen (Regulation (EU) 910/2014 ja vuoden 2024 muutos) mukainen notaarin digitaalinen allekirjoitus on hyväksytty sähköinen allekirjoitus, jolla on täysi oikeusvaikutus kaikkialla EU:ssa. Sitä ympäröivä notaarin luottamuspalvelujen kokonaisuus, kuten hyväksytyt aikaleimat, hyväksytyt leimat ja European Trust List, kytkeytyy mustaamiskerrokseen erityisellä tavalla: notaarin on allekirjoitettava mustattu jäljennös johdettuna virallisena asiakirjana, ja auditointitodistuksessa on viitattava sekä alkuperäisen asiakirjan SHA-256-tiivisteeseen että mustatun jäljennöksen SHA-256-tiivisteeseen. Tämä on notaarien mustaamiskäytännön erityinen panos auditointitodistusten laajempaan käytäntöön.
2. Notaarin asiakirjojen kuusi ryhmää ja niiden mustaamismallit
Erilaiset notaarin asiakirjat tarvitsevat erilaisia mustaamismalleja. Alla olevat kuusi ryhmää kattavat ~98% minkä tahansa EU:n notaaritoimiston käsittelemistä asiakirjoista.
1. Kiinteistökauppakirjat. Italiassa atto di compravendita immobiliare, Ranskassa acte de vente, Saksassa Grundstückskaufvertrag ja Espanjassa escritura de compraventa. Asiakirja sisältää osapuolten henkilötiedot, kansalliset tunnisteet, kiinteistön rekisteritiedot, jotka voivat itsessään paljastaa osapuolet kolmannelle osapuolelle, kauppahinnan, kiinnitystiedot ja usein perheoikeudellisia tietoja, kuten aviovarallisuusjärjestelmän ja huoltajuuden. Kiinteistökauppakirjan mustaaminen edelleen jaettavaksi pankille, kiinteistörekisterille tai toisen oikeudenkäyttöalueen notaariarkistolle edellyttää porrastettua lähestymistapaa: eri vastaanottajat saavat eri laajuudessa mustattuja versioita. Mustaamisen on säilytettävä asiakirjan rakenteellinen eheys, koska vastaanottavan viranomaisen on voitava varmistaa sen johdonmukaisuus.
2. Perintöasiakirjat. Italiassa dichiarazione di successione + atto di accettazione, Ranskassa déclaration de succession + acte de notoriété, Saksassa Erbschein + Testamentseröffnung ja Espanjassa escritura de adjudicación de herencia. Henkilötietoja on poikkeuksellisen paljon: vainaja, perilliset, huollettavat, osittaiset perilliset, perinnöstä luopuvat osapuolet ja testamentin toimeenpanijat. Article 9 -artiklan tietoja esiintyy usein, kuten kuolinsyy, perillisten terveyteen liittyvä vammaisuusasema ja joissakin perintöriidoissa uskonnollinen vakaumus. Perintöasiakirjan mustaaminen on käyttötapaus, jossa mustaamisen laajuus vaihtelee eniten vastaanottajien välillä: veroviranomainen tarvitsee taloudelliset luvut, kiinteistörekisteri kiinteistöjen kuvaukset, perillisten ohjeita toteuttava pankki IBAN-tiedot ja allekirjoitusosiot, ja kaukaisia perillisiä etsivä sukututkimusyritys sukupuun kuvauksen. Jokainen tarvitsee eri tavalla mustatun version.
3. Yhtiö- ja kaupalliset asiakirjat. Italiassa atto costitutivo + statuto, Ranskassa statuts ja act constitutif, Saksassa Gesellschaftsvertrag ja Espanjassa escritura de constitución. Nämä asiakirjat toimitetaan myös kaupparekisteriin (Registro delle Imprese, Registre du commerce et des sociétés, Handelsregister, Registro Mercantil), jossa ne tulevat julkisesti saataville. Mustaamiskysymys muuttuu: monet kentät ovat tarkoituksella julkisia, mutta johtajien kotiosoitteet, osakkaiden kansalliset henkilötunnisteet ja osuuksien panttaustiedot voivat olla tai olla olematta julkisia. Rajat ylittävä vastaavuus, esimerkiksi italialainen s.r.l., jonka rekisteröitynä johtajana on saksalainen GmbH, edellyttää kahden oikeudenkäyttöalueen tarkastelua. Julkisten asiakirjojen mustaaminen yhtiörekisteröintejä varten on siten oikeudenkäyttöaluekohtaista.
4. Testamentit, lahjoitukset ja perheoikeudelliset asiakirjat. Italiassa testamento pubblico ja segreto, Ranskassa testament authentique, Saksassa öffentliches Testament ja Espanjassa testamento abierto ja cerrado. Lisäksi aviovarallisuussopimukset, eroa koskevat sopimukset, lahjakirjat ja vanhempainvastuun siirrot. Nämä ovat ryhmänä arkaluonteisimpia notaarin asiakirjoja: osapuolet ovat nimenomaisesti valinneet notaarimuodon sen tarjoaman luottamuksellisuussuojan vuoksi, ja vastaavasti mustaamiseen kohdistuvat odotukset ovat korkeat. Tekoälyn käyttö näihin asiakirjoihin on alue, jolla shadow AI -altistumisella on suurimmat mainevaikutukset.
5. Asiakkaan tuntemisen ja rahanpesun torjunnan dokumentaatio. Henkilöllisyysasiakirjat, osoitetodisteet, tosiasiallisia edunsaajia koskevat ilmoitukset ja varojen alkuperää koskeva dokumentaatio. Kuten kirjanpito- ja palkanlaskenta-artikkeleissa, näillä asiakirjoilla on oma säilytysjärjestelmänsä rahanpesun torjunnan perusteella ja omat jatkokäsittelyn rajoitteensa. Notaarien lisäkerros on se, että asiakkaan tuntemistiedoista tulee usein itse asiakirjan liite ja niihin sovelletaan asiakirjan säilytysaikaa. Tämä moninkertaistaa pitkäaikaisen vaatimustenmukaisuustaakan.
6. Luottamuspalvelujen ja digitaalisten allekirjoitusten todisteet. Hyväksytyt aikaleimat, hyväksytyt leimat, notaarin digitaalista allekirjoitusta tukeva varmenneketju ja allekirjoitustapahtuman auditointiloki. Nämä todisteet sisältävät henkilötietoja, kuten allekirjoittajan hyväksytyn varmenteen kohteen yksilöivän nimen, sekä operatiivisia metatietoja. Niiden säilyttämistä sääntelevät samanaikaisesti eIDAS ja notaariarkistojen säännöt. Mustaamiskysymys keskittyy siihen, mitä paljastetaan tarkastusviranomaisille ja mitä yleisölle.
Kaikkia kuutta ryhmää yhdistää sama malli: sisältö on tiheää ja vaihtelevaa, vastaanottajia on useita, säilytysaika on pitkä ja mustaamiskerroksen on tuotettava yhdestä lähdeasiakirjasta porrastettuja tuloksia.
3. Notaarin kaksoisrooli rekisterinpitäjänä JA käsittelijänä
Notaarin kaksoisrooli on notaarin GDPR -vaatimustenmukaisuuden aliarvioiduin ulottuvuus. Kolme työnkulkua havainnollistaa eroa.
Työnkulku A: notaari yleisen edun perusteella toimivana rekisterinpitäjänä. Notaari vahvistaa asiakirjan, liittää siihen julkisen leiman, tallettaa asiakirjan notaariarkistoon ja lähettää kiinteistöä koskevan ilmoituksen kiinteistörekisteriin. Kaikissa näissä toimissa notaari on asiakirjan henkilötietojen rekisterinpitäjä, jonka käsittelyperuste on article 6(1)(e) GDPR public interest: notaari toimii in nome dello Stato suorittaakseen yleistä etua koskevan tehtävän. Säilytysajan määrittää notaariarkistoja koskeva laki, ei osapuolten suostumus. Osapuolilla ei ole itse asiakirjaa koskevaa Article 17 -artiklan mukaista oikeutta tietojen poistamiseen, koska yleisen edun mukainen tarkoitus syrjäyttää sen.
Työnkulku B: notaari asiakkaan Article 28 -artiklan mukaisena käsittelijänä. Notaari tekee due diligence -selvityksiä myyjän puolesta ennen kiinteistökauppaa, suorittaa ulkomaisen sijoittajan rahanpesun torjuntaan liittyvät asiakkaan tuntemisen tarkistukset tai lähettää allekirjoittamisen jälkeiset ilmoitukset veroviranomaisille asiakkaan puolesta. Näissä toimissa notaari toimii asiakkaan ohjeiden mukaisesti ja käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta. 28 artiklan mukaisen tietojenkäsittelysopimuksen tulisi kattaa nämä toimet nimenomaisesti. Muutoin ne jäävät hankalaan välitilaan.
Työnkulku C: notaari yhteisrekisterinpitäjänä viranomaisten kanssa. Asiakirjavaihto kiinteistörekisterin, kaupparekisterin ja veroviranomaisen kanssa luo tietovirran, jossa sekä notaari että vastaanottava viranomainen tekevät käsittelyä koskevia päätöksiä. 26 artiklan yhteisrekisterinpitäjiä koskevaa järjestelmää sovelletaan: molempien osapuolten on sovittava rooleistaan ja rekisteröityjen oikeuksia koskevien pyyntöjen käsittelystä. Italian Garante on antanut tästä ohjeita vuosina 2024-2025 erityisesti notaarien ja veroviranomaisten väliseen tietojenvaihtoon.
Mustaamisen kannalta tämä tarkoittaa, että sopiva mustaamisen laajuus riippuu asiakirjan työnkulusta. Työnkulussa A kiinteistörekisteriin lähetettävä asiakirja voi vaatia vähemmän mustaamista, koska yleisen edun mukainen tarkoitus kattaa rekisterin tarvitsemat tietokentät, kuin sama asiakirja jaettaessa ostajan pankille työnkulussa B, jossa 28 artiklan mukaiset ohjeet rajaavat tarkasti, mitä pankki saa nähdä. Notaarin käsittelijä- ja rekisterinpitäjäroolin eron on oltava mustaamistyökalun nähtävissä: sama lähdeasiakirja tuottaa erilaisia mustattuja jäljennöksiä työnkulun mukaan.
4. Kansalliset kehykset ja rajat ylittävä infrastruktuuri
Neljä kansallista notaarijärjestelmää muovaavat käytäntöä EU:n suurimmilla markkinoilla yhdessä rajat ylittävän infrastruktuurin kanssa.
Italia. Notaari on säännelty ammatti Legge 16 febbraio 1913, n. 89 (Legge Notarile) -lain nojalla. Consiglio Nazionale del Notariato (CNN) on kattojärjestö. Asiakirjat toimitetaan Archivio Notarile Distrettuale -arkistoon ja lopulta valtion arkistojärjestelmään. Garante on antanut vuosina 2024-2025 erityisohjeita notaarien tekoälyn käytöstä keskittyen kaksoisroolin arviointiin ja rahanpesun torjunnan yhteyksiin. Garanten joulukuussa 2024 antama päätös tietyn notaarin tekoälyn käytöstä, johon myöhemmissä kommentaareissa viitataan, vahvisti, ettei 6(1)(e) artiklan yleiseen etuun perustuva käsittelyperuste ulotu automaattisesti asiakirjan tekoälyavusteiseen analyysiin notaarin sisäisiä tarkoituksia varten.
Ranska. Notaire toimii säädösten Ordonnance n° 45-2590 du 2 novembre 1945 ja Loi du 25 ventôse an XI nojalla. Conseil supérieur du notariat (CSN) on kansallinen järjestö. Notaari säilyttää alkuperäisasiakirjat, jotka talletetaan lopulta Archives Nationales -arkistoon tai asianomaiseen departementtiarkistoon. CNIL antoi vuonna 2024 erityisohjeita notaarien tekoälyn käytöstä. Ne ovat linjassa CNIL:n säänneltyjen ammattien tekoälyä koskevan laajemman kehyksen kanssa, ja niissä painotetaan rajat ylittävää ulottuvuutta ja Haagin apostille-menettelyn yhteyksiä.
Saksa. Notar toimii vuoden 1961 Bundesnotarordnung (BNotO) -lain nojalla. Bundesnotarkammer on liittovaltiotason järjestö, jonka alaisuudessa toimivat alueelliset Notarkammern-järjestöt. Asiakirjat talletetaan alueelliseen Notararchiv-arkistoon. Bundesnotarordnung §51 asettaa asiakirjaryhmästä riippuen säilytysajat, jotka vaihtelevat 30 vuodesta 100 vuoteen. BNotO:n ja DSGVO:n suhdetta on käsitelty useissa Bundesverfassungsgerichtin ratkaisuissa vuosina 2023-2025. Ne ovat selventäneet, miten 6(1)(e) artiklan yleiseen etuun perustuva käsittelyperuste liittyy perustuslailliseen tiedolliseen itsemääräämisoikeuteen.
Espanja. Notario toimii vuoden 1862 Ley del Notariado -lain ja myöhempien uudistusten nojalla. Consejo General del Notariado (CGN) on kansallinen järjestö. Asiakirjat toimitetaan Archivo de Protocolos -arkistoon ja lopulta Archivo General de Protocolos -arkistoon. Espanjan notaarijärjestelmä on käsitellyistä neljästä digitalisoitunein. Sistema Integrado de Gestión del Notariado (SIGNO) on tarjonnut kansallisen digitaalisen infrastruktuurin vuodesta 2017 lähtien, mikä on vauhdittanut tekoälytyökalujen sääntelykäsittelyä.
Rajat ylittävä infrastruktuuri. Haagin apostille-yleissopimus (1961) kattaa asiakirjojen aitouden vahvistamisen sopimusvaltioiden välillä. EU:n yleisiä asiakirjoja koskeva asetus (Regulation (EU) 2016/1191) yksinkertaistaa tiettyjen asiakirjaryhmien vaihtoa EU:n sisällä. European Network of Registers of Wills (ENRWA) tarjoaa rajat ylittäviä testamenttitietoja. European Land Information Service (EULIS) tarjoaa rajat ylittäviä kiinteistörekisteritietoja. Kukin näistä infrastruktuureista edellyttää, että rajat ylittävästi jaettu jäljennös sisältää riittävästi tietoa, jotta vastaanottava viranomainen voi varmistaa aitouden, samalla kun noudatetaan vastaanottavan jäsenvaltion lain edellyttämää tietojen minimointia. Mustaamiskerros on tekninen hallintakeino, joka tuottaa rajat ylittävään käyttöön sopivan jäljennöksen vaarantamatta lähdearkiston alkuperäistä asiakirjaa. Notaarien rajat ylittävä yhteistyö EU:ssa on siksi nykyään aktiivinen mustaamiskerroksen kehityskohde.
5. SHA-256-auditointitodistus oikeudellisena näyttönä
Pääoppaassa esitelty mustaamistodistuksen käsite on kaikkein käyttökelpoisin notaaritoiminnassa. Todistus on todiste, jonka avulla koko mustaamistoimenpide voidaan perustella oikeudellisesti vielä vuosikymmeniä myöhemmin.
Notaarin asiakirjan SHA256-todistukseen sovelletaan korkeampaa oikeudellista vaatimustasoa kuin muilla käsittelemillämme aloilla. Todistukseen on kirjattava alkuperäisen asiakirjan SHA-256-tiiviste, joka lasketaan arkistoon tallettamisen hetkellä, mustatun jäljennöksen SHA-256-tiiviste, tila eli palautettava pseudonymisointi tai peruuttamaton mustaaminen, mustausten määrä ryhmittäin, hyväksytyn eIDAS-aikaleimapalvelun aikaleima, notaarin hyväksytty sähköinen allekirjoitus itse todistuksessa sekä viittaus työnkulkuun: rekisterinpitäjän yleisen edun mukainen talletus, käsittelijän asiakastehtävä tai yhteisrekisterinpitäjien rajat ylittävä vaihto. Todistuksesta tulee eIDAS-kehyksen mukainen itsenäinen notaarin virallinen asiakirja, ja siihen sovelletaan asiakirjan vuosisatoja kestävää säilytysaikaa.
Oikeudellisen näytön kysymys on tärkeä, koska notaarin asiakirjoista syntyvät riidat voivat nousta esiin vuosikymmeniä myöhemmin. Perintöriidassa, joka alkaa neljäkymmentä vuotta asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen, on voitava rekonstruoida, mitä tietoja annettiin, milloin ja mille osapuolelle. Ilman todistusta rekonstruktio riippuu notaarin arkistomuistiinpanoista, jotka ovat yleensä niukkoja. Kun jokaisella mustatulla jäljennöksellä on todistus, käsittelyketju on mekaaninen: SHA-256-tiivisteet vastaavat tiettyä tulosta, joka tuotettiin tiettynä hetkenä tietylle vastaanottajalle tietyssä työnkulussa. Italian, Ranskan, Saksan ja Espanjan oikeuskäytäntö on vuosina 2023-2025 siirtynyt kohti kryptografisten auditointitodistusten hyväksymistä täysimääräiseksi näytöksi mustaamisprosessista. Italian Cassazionen ratkaisut vastaavista todisteista oikeudenkäyntiyhteydessä tarjoavat vakuuttavan ennakkotapauksen.
Todistukseen liittyvä notaarin auditointiloki täydentää näyttökokonaisuuden. Lokiin kirjataan, kuka pyysi mustattua jäljennöstä, missä työnkulussa, mihin aikaan ja mitä mustaamiskäytäntöä sovellettiin. Loki itsessään sisältää henkilötietoja, kuten pyytäjän henkilöllisyyden, ja siihen sovelletaan omaa säilytysaikaa notaariarkistojen sääntöjen nojalla. Mustaamistyökalun on tuotettava loki automaattisesti ja liitettävä se todistukseen.
Notaarin suurin yksittäinen käytännön hyöty ei ole sääntelyyn liittyvä vaan operatiivinen: toimisto, joka on rakentanut todistuksiin perustuvan mustaamiskäytännön, voi vastata neljäkymmentä vuotta vanhaan riitaan yksisivuisella todistuksella ja lokilla monipäiväisen arkistotutkimuksen sijaan. Kustannuseroa mitataan kymmenissä asiantuntijatyötunneissa riitaa kohden. Kolmen vuosikymmenen notaarinuran ja vuosittaisten useiden satojen riitojen aikana tämä tuottaa mitattavaa kustannussäästöä vaatimustenmukaisuushyödyn lisäksi.
6. Shadow AI notaaritoimistoissa
Shadow AI eli organisaation hyväksymän käytön ulkopuolinen tekoälyn käyttö saa notaaritoimistoissa erityisiä muotoja, jotka eroavat neljässä aiemmassa alakohtaisessa artikkelissa näkemistämme malleista.
Asiakirjan laatimisen shadow AI -työnkulku. Kokenut notaari tai avustaja käyttää ChatGPT:tä monimutkaisen asiakirjan lausekkeen laatimiseen, esimerkiksi useita osapuolia koskevaan yritysjärjestelyasiakirjaan tai perintöasiakirjaan, johon liittyy ulkomaista omaisuutta. Lauseke on laadittu oikein, mutta avustajan antamat asian taustatiedot sisältävät osapuolten oikeat nimet, kiinteistöjen osoitteet, taloudelliset luvut ja usein perheoikeudellisia tietoja. Malli näkee kaiken. Notaari allekirjoittaa asiakirjan, mutta osapuolten tiedot on luovutettu kolmannelle osapuolelle eli kielimallin tarjoajalle ilman osapuolten suostumusta ja ilman 28 artiklan mukaista alikäsittelijäsopimusta. Tämä on yleisin notaaritoimistoissa havaitsemamme shadow AI -käyttäytyminen ja riskialttein, koska tietojen luovutus tapahtuu juuri suurimman ammatillisen varmuuden hetkellä.
Allekirjoittamisen jälkeisten ilmoitusten shadow AI -työnkulku. Asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen notaaritoimiston on lähetettävä ilmoitukset kiinteistörekisteriin, veroviranomaiselle, kaupparekisteriin ja pankille. Avustaja käyttää kuluttajille tarkoitettua kielimallia ilmoituskirjeiden laatimiseen. Jokainen kirje sisältää yhteenvedon asiakirjasta, mukaan lukien osapuolten henkilötiedot ja liiketoimen olennaiset yksityiskohdat. Kielimallin tarjoajalla on nyt alkuperäisestä asiakirjasta johdettu asiakirja.
Rajat ylittävän kääntämisen shadow AI -työnkulku. Asiakirja on käännettävä ulkomaista osapuolta varten tai apostille-käsittelyyn ulkomailla. Käytetään kuluttajille tarkoitettua käännöstyökalua. Notaari pitää kääntämistä rutiinitehtävänä, joka ei koske asiasisältöä. Mallilla on asiakirjan koko teksti kaikkine henkilötietoineen.
Arkistotutkimuksen shadow AI -työnkulku. Vanhaa asiakirjaa tutkitaan perintökysymyksen, rajariidan tai yhtiön omistushistorian selvittämiseksi. Arkistotulos sisältää vuosikymmeniä vanhoja asiakirjoja, ja nykyinen notaari käyttää kuluttajille tarkoitettua kielimallia niiden tiivistämiseen tai tiettyjen viittausten löytämiseen. Kielimallilla on historiallisia henkilötietoja osapuolista, jotka saattavat olla jo kuolleita mutta joiden tiedot ovat edelleen GDPR:n mukaisia henkilötietoja elävien sukulaisten näkökulmasta (vrt. EU-tuomioistuimen oikeuskäytäntö vainajien tietojen jatkuvasta merkityksestä eläville perheenjäsenille joissakin jäsenvaltioissa).
Koulutuksen ja jatkuvan ammatillisen kehittymisen shadow AI -työnkulku. Nuorempaa notaaria tai avustajaa koulutetaan asiakirjojen laatimisen työnkulkuihin, ja hän käyttää todellisia asiakasesimerkkejä kuluttajille tarkoitetun kielimallin istunnossa. Ongelma on sama kuin kaikissa viidessä aiemmassa alakohtaisessa artikkelissa: ”anonymisoitu” tarkoittaa yleensä, että nimi on poistettu mutta asiasisältö voidaan rekonstruoida.
Ratkaisu on sama arkkitehtuuri kuin aiemmissa alakohtaisissa artikkeleissa, mutta kolmella notaarikohtaisella mukautuksella. Ensinnäkin työnkulun huomioiva mustaaminen: työkalun on ymmärrettävä, missä työnkulussa asiakirja on, eli rekisterinpitäjän, käsittelijän vai yhteisrekisterinpitäjien työnkulussa, ja sovellettava oikeaa laajuutta automaattisesti. Toiseksi todistustasoinen tulos: jokaisesta mustatusta jäljennöksestä on tuotettava notaaritasoinen auditointitodistus, joka soveltuu oikeudelliseksi näytöksi. Kolmanneksi arkiston eheyden säilyttäminen: notaariarkiston alkuperäisen asiakirjan on säilyttävä ehjänä, ja kaikki mustaamistoimet tehdään johdetuille jäljennöksille. Näiden kolmen mukautuksen yhdistelmä erottaa notaarien mustaamiskerroksen yleiskäyttöisestä. Notaaritoimiston tekoäly -käyttöönotot ilman näitä mukautuksia luovat shadow AI -riskin uudelleen hyväksytyn työkalun sisälle.
Ennen kuin viittaat shadow AI -tilastoon ammatillisessa ympäristössä, tarkista, mitä siinä mitattiin: tämä shadow AI -tilastojen auditointi esittää kunkin useimmin toistetun luvun taustalla olevan tutkimusjoukon, menetelmän ja ajankohdan.
7. Notaarin asiakirjoihin mukautettu mustaamistyönkulku
Pääoppaan 5-vaiheinen työnkulku soveltuu notaarin asiakirjoihin neljällä notaarikohtaisella mukautuksella. Niitä on yksi enemmän kuin muilla aloilla, koska työnkulun huomioimista vaaditaan.
- Lataa tiedosto ja luokittele työnkulku. Jokainen ladattu tiedosto luokitellaan työnkulun mukaan: rekisterinpitäjän yleisen edun mukainen tehtävä, käsittelijän asiakastehtävä, yhteisrekisterinpitäjien rajat ylittävä tehtävä tai tekoälyavusteinen sisäinen analyysi. Luokittelu määrittää mustaamisen laajuuden, jota muu käsittelyketju soveltaa.
- Tunnista notaarikohtaisella käsittelyketjulla. Sanakirjahaku toimiston toistuvien osapuolten nimilistasta, kansalliset säännölliset lausekkeet oikeudenkäyttöaluekohtaisille tunnisteille (CF, NIR, Steuer-ID, DNI/NIE, IBAN, kiinteistörekisteriviitteet, kaupparekisterinumerot), monikielinen nimettyjen entiteettien tunnistus jäljelle jääville nimille ja organisaatioille sekä OCR-tunnistus skannatuille liitteille. Notaarikohtainen lisäys on kiinteistö- ja kaupparekisterin merkintä, joka tunnistaa, milloin viite on tarkoituksella julkinen, kuten kaupparekisterimerkintä, ja milloin epäsuorasti yksityinen, kuten ainoan osakkaan kotiosoite.
- Tarkista ja siirrä tarvittaessa työnkulun mukaisesti ylemmälle tarkastajalle. Näytä tunnistetut tiedot ryhmiteltyinä tietoryhmän ja tarkoitetun vastaanottajan mukaan. Erityisen arkaluonteisten asiakirjojen, kuten testamenttien, perintöasiakirjojen ja perheoikeudellisten asiakirjojen, tarkistus siirretään avustajalta kokeneelle notaarille. Article 9 -artiklan sarakkeet saavat saman tehostetun käsittelyn kuin palkanlaskenta-artikkelissa.
- Sovella työnkulun mukaista tilaa. Rekisterinpitäjän yleisen edun mukainen talletus: vähäinen mustaaminen, joka säilyttää julkista luotettavuutta nauttivan sisällön. Käsittelijän asiakastehtävät: palautettava pseudonymisointi paikallisella palautuksella. Yhteisrekisterinpitäjien rajat ylittävä vaihto: porrastettu mustaaminen, jossa kullekin vastaanottavalle viranomaiselle on oma versio. Tekoälyavusteinen sisäinen analyysi: täysi palautettava pseudonymisointi paikallisella palautuksella. Työkalun on tuettava kaikkia neljää samasta ladatusta tiedostosta.
- Vahvista eIDAS-allekirjoitetulla auditointitodistuksella. Luo SHA-256-todistus, liitä hyväksytty eIDAS-aikaleima, allekirjoita notaarin hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella ja liitä auditointiloki siitä, kuka pyysi mitä ja missä työnkulussa. Todistuksesta tulee notaarin virallinen asiakirja, siihen sovelletaan asiakirjan säilytysaikaa ja se muodostaa notaarien tarvitseman oikeudellisen näytön.
Konkreettinen esimerkki: italialainen notaaritoimisto käsittelee perintöasiakirjaa perheelle, jolla on omaisuutta kolmessa jäsenvaltiossa. Alkuperäinen asiakirja (atto di accettazione di eredità) toimitetaan Archivio Notarile -arkistoon työnkulussa A: vähäinen mustaaminen ja yleisen edun mukaisen sisällön säilyttäminen kokonaan. Espanjan kiinteistörekisterille tuotetaan jäljennös työnkulussa C apostillen kanssa: porrastettu mustaaminen poistaa perheen taloudelliset luvut, joita Espanjan rekisteri ei ehdottomasti tarvitse, ja mukaan liitetään hyväksytty eIDAS-aikaleima sekä notaarin allekirjoitus todistukseen. Yhden perillisen ohjeita toteuttavalle saksalaiselle pankille tuotetaan jäljennös työnkulussa B: erilainen porrastettu mustaaminen poistaa kiinteistötiedot, joita pankki ei tarvitse, ja säilyttää IBAN-tietoihin liittyvät kentät. Jäljennös tulevien samankaltaisten tapausten tekoälyavusteista sisäistä tarkastelua varten tuotetaan sisäisen analyysin työnkulussa täysin palautettavalla pseudonymisoinnilla. Yhdestä lähteestä saadaan neljä mustattua jäljennöstä ja neljä auditointitodistusta alle tunnissa. Ilman työnkulun huomioivaa mustaamiskerrosta sama tehtävä olisi vienyt puoli päivää eikä olisi tuottanut todistuksia.
8. Usein kysytyt kysymykset
Voiko notaari olla samassa toimistossa sekä rekisterinpitäjä että käsittelijä?
Kyllä, eri työnkuluissa. Notaari on rekisterinpitäjä GDPR:n 6(1)(e) artiklan nojalla yleisen edun mukaisissa ydintehtävissä, kuten asiakirjojen vahvistamisessa, arkistoon tallettamisessa ja lakisääteisissä ilmoituksissa. Sama notaari on 28 artiklan mukainen käsittelijä asiakkaan ohjeistamissa tehtävissä, kuten due diligence -selvityksissä, asiakkaan puolesta tehtävässä rahanpesun torjuntaan liittyvässä asiakkaan tuntemisessa ja asiakkaan määräämissä allekirjoittamisen jälkeisissä tehtävissä. 28 artiklan mukaisen tietojenkäsittelysopimuksen tulisi kattaa käsittelijän tehtävät nimenomaisesti.
Mikä on notaarin asiakirjan oikea säilytysaika GDPR:n mukaan?
Säilytysajan määrittää kansallinen notaariarkistoja koskeva laki, ei GDPR. GDPR:n 5(1)(e) artiklan säilytyksen rajoittamisen periaate mahdollistaa jäsenvaltion lain mukaisen tarpeellisen poikkeuksen. Italiassa talletus Archivio Notarile -arkistoon on pysyvä. Saksassa BNotO §51 asettaa ryhmittäiset ajat 30 vuodesta 100 vuoteen. Ranskassa talletus Archives Nationales -arkistoon on monissa ryhmissä pysyvä. GDPR-arvioinnin mukaan pidempi säilyttäminen on tarpeen yleisen edun mukaisen tarkoituksen vuoksi ja täyttää 5(1)(e) artiklan vaatimukset.
Katsotaanko SHA-256-auditointitodistus notaarin asiakirjaksi?
Kyllä, jos se tuotetaan notaarin hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella ja hyväksytyllä eIDAS-aikaleimalla. Todistuksesta tulee itsenäinen virallinen asiakirja, johon sovelletaan taustalla olevan asiakirjan säilytysaikaa. Italian Cassazione ja Saksan Bundesgerichtshof eivät ole vielä ratkaisseet tätä kysymystä suoraan, mutta Italian Garante ja Ranskan CNIL ovat molemmat käsitelleet todistukseen perustuvaa mustaamista täysin vaatimustenmukaisena vuosien 2024-2025 ohjeissaan.
Miten Haagin apostille liittyy mustaamiseen?
Apostille todistaa taustalla olevan asiakirjan aitouden, ei sen sisältöä. Mustatulle jäljennökselle voidaan antaa apostille, jos mustaaminen esitetään notaarikehyksen mukaisena johdettuna virallisena asiakirjana. Tavallisesti sama notaari antaa sekä mustatun asiakirjan että apostillen, tai apostille-toimisto hyväksyy notaarin todistuksen perustaksi. EU:n yleisiä asiakirjoja koskeva asetus yksinkertaistaa tiettyjen ryhmien vaihtoa EU:n sisällä ilman apostille-vaatimusta.
Mikä on asianmukainen Article 32 -artiklan mukainen näyttö notaaritoimiston mustaamiskerroksesta?
Työkohtainen SHA-256-mustaamistodistus notaarin hyväksytyllä sähköisellä allekirjoituksella, 30 artiklan mukainen merkintä jokaisesta työnkulusta (rekisterinpitäjä, käsittelijä, yhteisrekisterinpitäjät, sisäinen analyysi), asiakasympäristökohtainen auditointiloki, tekoälytyökalun dokumentoitu tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi sekä toimiston 28 artiklan liite, jossa tekoälyalikäsittelijä on lueteltu käsittelijän työnkulkuja varten. Italian Garante on antanut vuosina 2024-2025 erityisohjeita notaarien 32 artiklaa koskevista odotuksista.
Voinko käyttää tekoälyä notaarin asiakirjojen laatimiseen?
Kyllä, kun mustaamiskerros on ensin käytössä. Asiakirjan rakenne ja lausekkeiden laatiminen eivät ole henkilötietoja, mutta tekoälylle annettavat asian taustatiedot ovat. Mustaamiskerroksen tulisi poistaa asiakohtaiset henkilötiedot ennen tekoälyn kutsumista. Tekoäly tuottaa rakenteellisen luonnoksen, ja notaari palauttaa henkilötiedot paikallisesti. Notaari laatii sitten itse asiakirjan tekoälyn rakenteellisella tuella ilman, että henkilötietoja on luovutettu kielimallin tarjoajalle.
Mitä mustatulle jäljennökselle tapahtuu notaarin asiakirjan allekirjoittamisen jälkeen?
Mustattuun jäljennökseen sovelletaan omaa säilytysjärjestelmää sen tuottaneen työnkulun mukaan. Kiinteistörekisteriin lähetetty jäljennös noudattaa kiinteistörekisterin säilytysaikoja. Sisäisen tekoälytyönkulun jäljennöksen säilytys on vähäinen: tekoälyistunto päättyy, mustattu jäljennös hävitetään ja todistus säilytetään. Alkuperäinen asiakirja säilyy notaariarkistossa koskemattomana.
Sovelletaanko EU:n tekoälysäädöstä notaarien tekoälyn käyttöön?
Tekoälysäädös ei useimmissa tapauksissa luokittele notaarien tekoälyn käyttöä suuririskiseksi Annex III -liitteen nojalla. Poikkeus on käyttö yhteydessä, joka liittyy Annex III(8)(a) -kohtaan eli oikeudenhoitoon. Avoimuusvelvoitteet (Art. 13), käyttöönottajan velvoitteet (Art. 26 soveltuvin osin) ja tekoälylukutaitoa koskeva velvoite (Art. 4, voimassa helmikuusta 2025) ovat kaikki sovellettavia.
Miten käsittelen vainajan tietoja vanhassa arkistoasiakirjassa?
GDPR ei koske vainajia suoraan, mutta kansallinen lainsäädäntö ulottaa usein suojan vainajien tietoihin elävien sukulaisten hyväksi (Italian Codice della Privacy art. 2-terdecies, Ranskan Loi Informatique et Libertés art. 84, Saksan BDSG:n säännökset). Mustaamisarvioinnissa on siksi tarkasteltava, onko historiallisilla henkilötiedoilla edelleen merkitystä eläville perheenjäsenille. Notaariarkiston yleisen edun mukainen tarkoitus on tavallisesti ensisijainen, mutta arkiston ulkopuolelle jaettavan jäljennöksen mustaamisen laajuudessa on huomioitava elävät sukulaiset.
Missä Redactic säilyttää notaarin asiakirjoja?
Asiakirjoja ja tuloksia säilytetään käsittelyn aikana tilapäisesti Redacticin hallitsemassa infrastruktuurissa Euroopassa. Myös palautustietojen tilapäinen palvelinpuolen käsittely voi olla tarpeen. Tili-, laskutus-, suostumus- ja toimintatietoja käsitellään erikseen. Tarkista säilytys- ja poistoehdot Redacticin tietojenkäsittelysopimuksesta (DPA) ja tietosuojailmoituksesta ja pyydä meitä vahvistamaan työnkulullesi soveltuva profiili. Lisätietoja: luottamussivut
Lopuksi käytännön huomautus notaaritoimistoille. Oman toteutuksen ja ostamisen taloudellinen vertailu kallistuu ostamisen puolelle voimakkaammin kuin millään muulla käsittelemällämme alalla kolmesta syystä. Ensinnäkin työnkulun luokittelulogiikka vaatii syvää integrointia eIDAS-kehyksen hyväksyttyjen allekirjoitusten kokonaisuuteen ja kansallisten notaariarkistojen API-rajapintoihin. Harva sisäinen tiimi on tehnyt tällaista kehitystyötä aiemmin. Toiseksi vuosikymmeniä kestävä säilytysvaatimus tarkoittaa, että mustaamistodistuksen muodon on pysyttävä luettavana ja todennettavana vähintään viisikymmentä vuotta. Vain muodon pitkäaikaiseen vakauteen sitoutunut toimittaja voi uskottavasti luvata tämän. Kolmanneksi rajat ylittävä infrastruktuuri kehittyy nopeasti EU:n yleisiä asiakirjoja koskevan asetuksen ja kansainvälistä yksityisoikeutta käsittelevän Haagin konferenssin digitaalisen ohjelman myötä. Ajan tasalla pysyminen on kokopäiväistä kehitystyötä. Notaarin tekoälyn vaatimustenmukaisuuden toteuttaminen yhden toimiston sisäisenä hankkeena ei yleensä ole taloudellista toimistoille, jotka käsittelevät alle viisikymmentä asiakirjaa kuukaudessa. Suuremmissakin toimistoissa vertailu kallistuu ostamiseen, kun huomioidaan koko vuosikymmenten aikajänne.
Jos notaaritoimistosi käsittelee kiinteistökauppakirjoja, perintöasioita, yhtiörekisteröintejä, testamentteja ja lahjoituksia, asiakkaan tuntemisdokumentaatiota tai luottamuspalvelujen todisteita, kuten se varmasti tekee, jokainen näistä asiakirjoista kulkee nykyään sähköpostin, sisäisten levyjen ja kuluttajille tarkoitettujen tekoälytyökalujen kautta ilman niitä edeltävää notaaritasoista mustaamiskerrosta. Toimettomuuden kustannus ei ole abstrakti: se on seuraava kahdenkymmenen vuoden kuluttua alkava perintöriita, jossa puolustautuminen ei onnistu ilman auditointitodistusta; seuraava rahanpesun torjunnan tarkastus, jossa kysytään, miten asiakkaan tuntemistiedot suojattiin tekoälyavusteisessa analyysissä; seuraava Garanten tai CNIL:n ohje, joka asettaa uuden näyttövaatimuksen, johon toimistosi ei varautunut; ja yhä useammin seuraava ammatillisen vastuuvakuutuksen tarjoaja, joka hylkää korvausvaatimuksen, koska tekoälyn käyttöä ei dokumentoitu. Arkkitehtuuri on olemassa, sääntelyn kello käy, ja mustaamistodistus on oikeudellinen näyttö, jota kohti notaarien ammattikunta on kulkenut vuosia. Aloita tässä kuussa kolmesta suurivolyymisimmästä asiakirjaryhmästä.
Perusarkkitehtuuri esitellään pääoppaassa, HR:ää lähellä olevat työnkulut HR-artikkelissa, verotukseen keskittyvä kirjanpito kirjanpitäjiä käsittelevässä artikkelissa, asianajotoimistojen rinnakkaiskäytännöt juridiikka-artikkelissa ja palkanlaskentatoimistojen mallit palkanlaskenta-artikkelissa. Voit kokeilla Redacticia esimerkinomaisella notaarin asiakirjalla redactic.eu-etusivun interaktiivisessa demossa.