Una nómina lleva el nombre, la dirección, los identificadores fiscales y de seguridad social de la persona empleada y a menudo una cuenta bancaria, mientras que a la mayoría de los destinatarios les bastan el período y los importes. Antes de enviar una nómina a una asesoría, a un auditor, a un banco o a un chat de IA, decide qué necesita el destinatario, enmascara el resto y comprueba el archivo.
Qué contiene una nómina
Toda nómina contiene datos personales porque la ley lo exige. En Alemania, el § 108, apartado 1, de la Gewerbeordnung (GewO) exige un recibo por escrito con el período de pago y la composición de la remuneración. El reglamento sobre el certificado de remuneración (EBV), dictado conforme al § 108, apartado 3, enumera para ese certificado el nombre, la dirección y la fecha de nacimiento de la persona empleada, el número de seguro, el inicio de la relación laboral, la clase impositiva y las deducciones por hijos, la indicación del impuesto eclesiástico y el número de identificación fiscal. El mismo reglamento permite a la persona empleada tachar la indicación del impuesto eclesiástico en el certificado.
La guía de la CNIL para reclutadores ofrece una segunda lectura del mismo documento. Señala que una nómina contiene muchos datos sin relevancia para quien la lee: el importe del salario, los días no trabajados por baja médica, por un acontecimiento personal o por huelga, y los datos bancarios. El artículo 9, apartado 1, del RGPD prohíbe en principio el tratamiento de datos que revelen la afiliación sindical, las convicciones religiosas o la salud, así que una línea de deducción o de ausencia puede decir más de lo que parece.
Una tabla de campos y de la decisión habitual
La tabla enumera los campos que suele mostrar una nómina y la decisión que admiten la mayoría de los destinatarios. Es un punto de partida, y el destinatario y la finalidad dan la decisión final.
| Campo | Decisión habitual | Motivo |
|---|---|---|
| Nombre, dirección, fecha de nacimiento | Enmascarar | Identificadores directos de la persona empleada |
| NIF, número de afiliación a la seguridad social, número de empleado | Enmascarar | Números de identificación que señalan a una sola persona |
| IBAN y nombre del banco | Enmascarar | No hacen falta para leer los importes |
| Indicación del impuesto eclesiástico, cuota sindical, días de ausencia | Enmascarar, salvo que el destinatario los necesite | Pueden revelar religión, afiliación sindical o salud |
| Bruto, neto, deducciones por tipo | Conservar | Lo que lee una asesoría o un auditor |
| Período de pago, empresa, puesto | Conservar, o decidir para cada destinatario | Dicen de qué documento se trata y pueden señalar a una persona para quien conoce el lugar de trabajo |
Cómo anonimizar una nómina paso a paso
- Trabaja sobre una copia y deja el original intacto.
- Anota quién recibe el archivo y qué debe leer en él. Una asesoría que revisa una deducción necesita los importes, y quien comprueba el período necesita las fechas.
- Enmascara los identificadores de la tabla: nombre, dirección, fecha de nacimiento, números fiscales y de seguridad social, número de empleado e IBAN. Un identificador puede aparecer en el encabezado, el cuerpo y el pie de una página, y repetirse en cada página de una nómina de varias páginas.
- Lee las líneas de deducción y de ausencia en busca de datos que revelen religión, afiliación sindical, salud o días de huelga, y enmascara los que el destinatario no necesita ver.
- Conserva los importes y la estructura de la página, para que el destinatario pueda seguir el cálculo.
- Quita el autor y la empresa de las propiedades del archivo y pon al archivo un nombre neutro, sin el apellido de la persona empleada.
- Comprueba el archivo que vas a enviar. Busca el apellido, selecciona todo y pega en un editor de texto sencillo, y mira cada página.
El RGPD pide que los datos personales se limiten a lo necesario para la finalidad (artículo 5, apartado 1, letra c): la finalidad del destinatario decide qué campos se quedan.
Qué falla al anonimizar una nómina
El error más habitual es un rectángulo negro dibujado sobre el texto. El informe de la National Security Agency sobre el tachado seguro dice que cubrir el texto con rectángulos negros funciona en las páginas impresas y en general no es eficaz en los documentos informáticos que se distribuyen por redes, y cita cubrir el texto con negro como el error más habitual. Los Archivos Nacionales del Reino Unido dan un caso: en la sentencia Bromcom Computers Plc v United Learning Trust [2022] EWHC 3262 (TCC) unos recuadros negros representan el texto tachado y quien lee puede seleccionar lo que hay debajo, aunque el texto de debajo eran solo caracteres x. Sus orientaciones piden a los tribunales que no usen recuadros, porque no impiden acceder al texto.
Una nómina creada por un programa de nóminas suele ser un PDF con capa de texto, de modo que un recuadro añadido en un visor o en una herramienta de dibujo deja cada carácter en el archivo. La comprobación del paso 7 sirve para este caso: si el apellido aparece en una búsqueda, el recuadro oculta el texto a la vista y el archivo lo sigue conteniendo.
Un segundo error es el identificador repetido. Un nombre tapado en el encabezado puede seguir apareciendo en un pie de página, una marca de agua o la segunda página, y un IBAN puede aparecer junto al neto además de en el bloque de pago. Lee todo el documento una vez por cada identificador.
Cómo anonimiza Redactic una nómina
Sube la nómina como PDF, escaneo, foto o archivo Word, o un ZIP de hasta 200 nóminas, y Redactic sustituye por marcadores los nombres, direcciones, fechas de nacimiento junto a una etiqueta de nacimiento, teléfonos, correos electrónicos y números de documento que detecta. Confirma códigos fiscales italianos, NIR franceses, números de seguridad social alemanes, DNI y NIE españoles e IBAN por sus caracteres de control, y un número de empleado se enmascara con un clic o se añade a tu lista. En una exportación de nóminas en Excel o CSV, enmascaras columnas enteras y dejas tal cual las columnas de bruto y neto. Abre Revisar y editar para comprobar cada elemento de la página. La página de nóminas y asesorías recorre un resumen de nóminas de ejemplo, la prueba gratuita acepta un documento tuyo, y los archivos nunca se almacenan ni se usan para entrenar modelos de IA. Si el mismo archivo va a un chat de IA, enmascara primero y sube la versión enmascarada, de modo que el modelo reciba marcadores para el nombre y el IBAN. Guías relacionadas: anonimizar nóminas en gestorías laborales y, para el uso de IA con datos de personal, shadow AI en RR. HH. y RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Qué campos pueden quedar en una nómina que va a una asesoría?
El período de pago, la empresa y los importes son lo que lee la mayoría de las asesorías, y la tabla de arriba los marca como campos que conservar. Los identificadores de la persona empleada (nombre, dirección, fecha de nacimiento, números de seguridad social y fiscales, cuenta bancaria) son los campos que enmascarar, y lo decides para cada destinatario. La página de nóminas y asesorías muestra el mismo reparto en un resumen de nóminas de ejemplo.
¿Sigue siendo dato personal una nómina con el nombre tapado?
Puede serlo. El RGPD considera dato personal la información sobre una persona identificable, directa o indirectamente, y un puesto, una empresa, un período e importes exactos pueden señalar a una persona para quien conoce el lugar de trabajo. Trata el archivo enmascarado como dato personal y envíalo solo a quien lo necesita.
¿Puede una futura empresa pedirme mis nóminas?
La guía de la CNIL para reclutadores considera desproporcionado pedir nóminas a los candidatos, porque una nómina contiene mucho más de lo que necesita un reclutador. Un candidato puede enviar una por iniciativa propia para mostrar su nivel de remuneración, y la guía indica entonces que el reclutador debe pedirle que enmascare la información no pertinente. Es la postura francesa: comprueba la regla de tu país.
¿Cómo compruebo que la anonimización ha funcionado?
Abre el archivo que vas a enviar y deja cerrado el original. Busca en él el apellido y las primeras cifras del IBAN, selecciona todo y pega en un editor de texto sencillo para ver qué texto queda, y mira cada página y cada pie de página. Si el nombre sigue apareciendo, el recuadro negro se dibujó encima del texto y el texto continúa en el archivo.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 4, punto 1, 5, apartado 1, letra c, y 9, apartado 1, consultado el 2026-11-09.
- Gewerbeordnung (GewO), § 108, Abrechnung des Arbeitsentgelts (en alemán), consultado el 2026-11-09.
- Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), § 1 y § 2, reglamento sobre el certificado de remuneración (en alemán), consultado el 2026-11-09.
- CNIL, Guide Recrutement, 30 de enero de 2023, ficha 5 (en francés), consultado el 2026-11-09.
- National Security Agency, Redacting with Confidence, informe I333-015R-2005, 13 de diciembre de 2005 (en inglés), consultado el 2026-11-09.
- The National Archives, Redactions, orientaciones para el servicio Find Case Law (en inglés), consultado el 2026-11-09.