Lohnabrechnung schwärzen: Was vor dem Versand weg muss

Eine Lohnabrechnung enthält Name, Anschrift, Steuer- und Sozialversicherungsnummern der Beschäftigten und oft ein Bankkonto, während den meisten Empfängern der Zeitraum und die Beträge genügen. Bevor eine Abrechnung an Beratung, Prüfung, Bank oder einen KI-Chat geht, legen Sie fest, was der Empfänger braucht, maskieren den Rest und prüfen die Datei.

Was eine Lohnabrechnung enthält

Jede Lohnabrechnung enthält personenbezogene Daten, weil das Gesetz es verlangt. In Deutschland verlangt § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO) eine Abrechnung in Textform mit Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts. Die Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) nach § 108 Absatz 3 nennt für die Entgeltbescheinigung Name, Anschrift und Geburtsdatum der Beschäftigten, die Versicherungsnummer, den Beginn der Beschäftigung, Steuerklasse und Kinderfreibeträge, die Merkmale für den Kirchensteuerabzug und die Steuer-Identifikationsnummer. Dieselbe Verordnung erlaubt den Beschäftigten, das Kirchensteuermerkmal in der Bescheinigung zu schwärzen.

Der CNIL-Leitfaden für Recruiter bietet eine zweite Sicht auf dasselbe Dokument. Er hält fest, dass eine Gehaltsabrechnung viele Angaben enthält, die für die lesende Person nicht relevant sind: die Höhe des Gehalts, Tage ohne Arbeit wegen Krankheit, eines persönlichen Ereignisses oder eines Streiks sowie Bankdaten. Artikel 9 Absatz 1 der DSGVO untersagt grundsätzlich die Verarbeitung von Daten, aus denen die Gewerkschaftszugehörigkeit, religiöse Überzeugungen oder die Gesundheit hervorgehen, deshalb kann eine Abzugs- oder Fehlzeitenzeile mehr verraten, als es scheint.

Eine Tabelle der Felder und der üblichen Entscheidung

Die Tabelle nennt die Felder, die eine Lohnabrechnung üblicherweise zeigt, und die Entscheidung, die die meisten Empfänger zulassen. Sie ist ein Ausgangspunkt, und Empfänger und Zweck geben den Ausschlag.

Feld	Übliche Entscheidung	Grund
Name, Anschrift, Geburtsdatum	Maskieren	Direkte Kennungen der Beschäftigten
Steuernummer, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Personalnummer	Maskieren	Identifikationsnummern, die genau eine Person herausgreifen
IBAN und Bankname	Maskieren	Zum Lesen der Beträge nicht nötig
Kirchensteuermerkmal, Gewerkschaftsbeitrag, Fehltage	Maskieren, außer der Empfänger braucht sie	Können Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit oder Gesundheit verraten
Brutto, Netto, Abzüge nach Art	Behalten	Das lesen Beratung und Prüfung
Abrechnungszeitraum, Arbeitgeber, Berufsbezeichnung	Behalten oder je Empfänger entscheiden	Sie zeigen, um welches Dokument es geht, und können für jemanden, der den Arbeitsplatz kennt, eine Person erkennbar machen

So schwärzen Sie eine Lohnabrechnung Schritt für Schritt

1. Arbeiten Sie an einer Kopie und lassen Sie das Original unberührt.
2. Notieren Sie, wer die Datei erhält und was die Person daraus lesen muss. Wer einen Abzug prüft, braucht die Beträge, und wer den Zeitraum prüft, braucht die Daten.
3. Maskieren Sie die Kennungen aus der Tabelle: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer- und Versicherungsnummern, Personalnummer und IBAN. Eine Kennung kann in Kopf, Textteil und Fußzeile einer Seite stehen und auf jeder Seite einer mehrseitigen Abrechnung wiederkehren.
4. Lesen Sie die Abzugs- und Fehlzeitenzeilen auf Angaben, die Religion, Gewerkschaftszugehörigkeit, Gesundheit oder Streiktage verraten, und maskieren Sie die, die der Empfänger nicht sehen muss.
5. Behalten Sie die Beträge und den Aufbau der Seite, damit der Empfänger die Berechnung nachvollziehen kann.
6. Entfernen Sie Autor und Firma aus den Dateieigenschaften und geben Sie der Datei einen neutralen Namen ohne den Nachnamen der Person.
7. Prüfen Sie die Datei, die Sie versenden. Suchen Sie den Nachnamen, markieren Sie alles und fügen Sie es in einen einfachen Texteditor ein, und sehen Sie sich jede Seite an.

Die DSGVO verlangt, dass personenbezogene Daten auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sind (Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c): Der Zweck des Empfängers entscheidet, welche Felder bleiben.

Was beim Schwärzen einer Lohnabrechnung schiefgeht

Der häufigste Fehler ist ein schwarzes Rechteck, das über den Text gezeichnet wird. Der Bericht der National Security Agency zum sicheren Schwärzen sagt, dass das Abdecken von Text mit schwarzen Rechtecken bei gedruckten Seiten wirkt und bei Computerdokumenten, die über Netze verteilt werden, im Allgemeinen nicht wirksam ist, und nennt das Abdecken von Text mit Schwarz den häufigsten Fehler. Die Nationalarchive des Vereinigten Königreichs führen einen Fall an: Im Urteil Bromcom Computers Plc v United Learning Trust [2022] EWHC 3262 (TCC) stehen schwarze Kästen für geschwärzten Text, und man kann den Text darunter trotzdem markieren, obwohl dort nur x-Zeichen standen. Die Hinweise des Archivs bitten die Gerichte, keine Kästen zu verwenden, weil sie den Zugriff auf den Text nicht verhindern.

Eine Abrechnung aus einer Lohnsoftware ist meist ein PDF mit Textebene, sodass ein Kasten, der in einem Betrachter oder Zeichenwerkzeug hinzugefügt wird, jedes Zeichen in der Datei lässt. Die Prüfung in Schritt 7 gilt diesem Fall: Taucht der Nachname bei einer Suche auf, verbirgt der Kasten den Text vor dem Auge, und die Datei enthält ihn weiterhin.

Ein zweiter Fehler ist die wiederholte Kennung. Ein im Kopf verdeckter Name kann noch in einer Fußzeile, einem Wasserzeichen oder auf der zweiten Seite stehen, und eine IBAN kann neben dem Nettobetrag ebenso wie im Zahlungsblock auftauchen. Lesen Sie das ganze Dokument einmal für jede Kennung.

So schwärzt Redactic eine Lohnabrechnung

Laden Sie die Abrechnung als PDF, Scan, Foto oder Word-Datei hoch, oder ein ZIP mit bis zu 200 Abrechnungen, und Redactic ersetzt die erkannten Namen, Anschriften, Geburtsdaten neben einer Geburtsangabe, Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Ausweisnummern durch Platzhalter. Es bestätigt italienische Steuernummern, französische NIR, deutsche Sozialversicherungsnummern, spanische DNI und NIE sowie IBAN anhand ihrer Prüfzeichen, und eine Personalnummer maskieren Sie mit einem Klick oder fügen sie Ihrer Liste hinzu. Bei einem Lohnexport in Excel oder CSV maskieren Sie ganze Spalten und lassen die Spalten für Brutto und Netto unverändert. Öffnen Sie Prüfen und bearbeiten, um jede Stelle der Seite zu kontrollieren. Die Seite für Lohnbüros und Steuerberater geht eine Beispiel-Lohnübersicht durch, die kostenlose Probe nimmt Ihr eigenes Dokument, und Dateien werden nie gespeichert und nie zum Training von KI-Modellen verwendet. Soll dieselbe Datei in einen KI-Chat, maskieren Sie zuerst und laden die maskierte Fassung hoch, damit das Modell Platzhalter für Name und IBAN erhält. Weiterführende Leitfäden: Lohnabrechnungen anonymisieren und Steuerberater und DSGVO: Lohnunterlagen schwärzen.

Häufig gestellte Fragen

Welche Felder dürfen auf einer Lohnabrechnung für die Beratung stehen bleiben?

Abrechnungszeitraum, Arbeitgeber und Beträge lesen die meisten Beraterinnen und Berater, und die Tabelle oben führt sie als Felder, die bleiben. Die Kennungen der Beschäftigten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Versicherungs- und Steuernummern, Bankkonto) sind die Felder, die maskiert werden, und das entscheiden Sie je Empfänger. Die Seite für Lohnbüros und Steuerberater zeigt dieselbe Aufteilung an einer Beispiel-Lohnübersicht.

Sind die Daten einer Lohnabrechnung mit verdecktem Namen noch personenbezogen?

Das können sie sein. Die DSGVO zählt Informationen als personenbezogen, wenn die Person direkt oder indirekt identifiziert werden kann, und eine Berufsbezeichnung, ein Arbeitgeber, ein Zeitraum und genaue Beträge können für jemanden, der den Arbeitsplatz kennt, auf eine Person verweisen. Behandeln Sie die maskierte Datei als personenbezogen und senden Sie sie nur an die Stelle, die sie braucht.

Darf ein künftiger Arbeitgeber meine Gehaltsabrechnungen verlangen?

Der CNIL-Leitfaden für Recruiter hält es für unverhältnismäßig, Bewerbende nach Gehaltsabrechnungen zu fragen, weil eine Abrechnung weit mehr enthält, als ein Recruiter braucht. Wer aus eigener Initiative eine Abrechnung schickt, um sein Gehaltsniveau zu zeigen, wird nach dem Leitfaden gebeten, die nicht relevanten Angaben zu maskieren. Das ist die französische Position, prüfen Sie die Regel Ihres Landes.

Wie prüfe ich, ob das Schwärzen funktioniert hat?

Öffnen Sie die Datei, die Sie versenden, und lassen Sie das Original geschlossen. Suchen Sie darin den Nachnamen und die ersten Ziffern der IBAN, markieren Sie alles und fügen Sie es in einen einfachen Texteditor ein, um zu sehen, welcher Text noch vorhanden ist, und sehen Sie sich jede Seite und jede Fußzeile an. Taucht der Name noch auf, wurde der schwarze Kasten über den Text gezeichnet und der Text steckt noch in der Datei.

Quellen

1. Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Artikel 4 Nummer 1, Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c und Artikel 9 Absatz 1, abgerufen am 2026-11-09.
2. Gewerbeordnung (GewO), § 108, Abrechnung des Arbeitsentgelts, abgerufen am 2026-11-09.
3. Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), § 1 und § 2, abgerufen am 2026-11-09.
4. CNIL, Guide Recrutement, 30. Januar 2023, Merkblatt 5 (auf Französisch), abgerufen am 2026-11-09.
5. National Security Agency, Redacting with Confidence, Bericht I333-015R-2005, 13. Dezember 2005 (auf Englisch), abgerufen am 2026-11-09.
6. The National Archives, Redactions, Hinweise für den Dienst Find Case Law (auf Englisch), abgerufen am 2026-11-09.