Redactic erkennt Namen, Steuerkennzeichen, IBANs, Anschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Ausweisnummern in einem Beschluss, einer Akte oder einer Anlage. Das Personal entscheidet, was jede Kopie zeigt. Beim Schwärzen der Kopie für die Online-Bekanntmachung, Antragstellende oder Auftragnehmer wird der Text unter jedem schwarzen Balken aus der Datei entfernt. Mit Platzhaltern lässt sich dieselbe Akte von einer KI zusammenfassen; die echten Namen erscheinen erst wieder im jeweiligen Browser.
Beschlüsse und Entscheidungen, Anordnungen, Akten für Zugangsanträge, Vergabeunterlagen, Schreiben an Bürger, Listen über Zuschüsse und Erstattungen sowie gescannte Akten, als PDF, Word, Excel oder CSV, als Scans oder Fotos.
Die kostenlose Testversion maskiert die erste Seite einer PDF-, Word- oder Textdatei und zeigt sie im Browser, ohne Benutzerkonto.
Löschen Sie Daten dauerhaft aus dem Dokument. Ideal, um Dateien risikofrei an Dritte weiterzugeben.
Ersetzen Sie sensible Daten durch Platzhalter, bevor Sie die KI abfragen. Stellen Sie die echten Werte im Endergebnis wieder her.
Es folgt ein Auszug aus einer fiktiven kommunalen Entscheidung über eine Steuererstattung in der Fassung zur Veröffentlichung. Redactic erkennt personenbezogene Daten, prüft die deutsche Steuer-ID und die IBAN anhand ihrer Prüfzeichen und lässt Betrag, Rechtsgrundlage und Ergebnis lesbar.
| Feld im Dokument | Art der Daten | Wie Redactic damit umgeht | Prüfziffer verifiziert |
|---|---|---|---|
| Julia Berger | Name der Person | Erkannt; mit der Namensliste zuverlässig in jeder Form maskiert, auch bei alleinigem Nachnamen | Nicht zutreffend |
| 12.05.1982 | Geburtsdatum | Erkannt nach „geboren am“ oder „Geburtsdatum“ | Nicht zutreffend |
| 65430001279 | Steuer-ID | Erkannt | Ja |
| Kaiserstraße 32, 60311 Frankfurt am Main | Postanschrift | Erkannt | Nicht zutreffend |
| DE44500105175407324931 | IBAN | Erkannt | Ja |
| julia.berger@example.de | E-Mail-Adresse | Erkannt | Nicht zutreffend |
| 18342/2026 | Aktenzeichen | Mit einem Klick maskiert oder über eine Suche, die alle Treffer markiert | Nicht zutreffend |
| EUR 1.240,00 | Betrag | Beibehalten | Nicht zutreffend |
Fiktive Daten. Betrag, Rechtsgrundlage und Ergebnis bleiben erhalten, damit die Öffentlichkeit die Entscheidung nachvollziehen kann.
Nach dem Maskieren der Akte lässt sich der Dokumentchat öffnen: Die KI erhält die Datei mit Platzhaltern anstelle von Namen, Steuerkennzeichen und IBANs. Auch Fragen mit den echten Namen der betroffenen Personen werden vor dem Versand maskiert. Unter jeder Nachricht zeigt „Was die KI sieht“ den genauen Text, den das Modell erhalten hat. Die Antwort erscheint mit den echten Werten im Browser. Ist die Maskierung nicht verfügbar, wird die Nachricht nicht gesendet.
Mit Firm steht dem gesamten Amt der Secure Chatbot zur Verfügung, ein KI-Chat für Fragen ohne Ausgangsdokument mit derselben Maskierung jeder Nachricht. Die Workspace-Verwaltung legt Zugang und KI-Kontingente pro Person fest. Der Chat speichert keine Gespräche auf unseren Servern. Die Administration wählt die Modelle und das Standardmodell und kann die Liste auf Anbieter mit EU-Hosting oder ohne Datenspeicherung begrenzen. Workspaces in der EU-Datenzone sehen ausschließlich in der EU gehostete Modelle.
Für Organisationen mit mehr als 50 Nutzern gibt Enterprise jeder Dienststelle oder Abteilung ein eigenes KI-Kontingent und protokolliert jeden Vorgang je Nutzer ohne Dokumentinhalte.
Das Original bleibt genau so in der Registratur, wie es unterzeichnet wurde. Eine für einen anderen Zweck versandte Kopie kann weniger Daten enthalten. Die Akte hochladen, die Erkennung von Redactic prüfen, benötigte Stellen sichtbar lassen und eine PDF herunterladen, aus der der Rest entfernt wurde. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt die Beschränkung personenbezogener Daten auf das für den Zweck notwendige Maß. Eine so vorbereitete Kopie enthält genau das, was der jeweilige Empfänger benötigt. Das gilt für Online-Bekanntmachungen, Transparenzbereiche und Antragstellende.
Eine PDF-, Word-Datei, Excel- oder CSV-Liste, einen Scan, ein Foto oder ein ZIP mit einer gesamten Akte hinzufügen. Redactic schwärzt jedes Dokument einzeln mit demselben Platzhalter für dieselbe Person in allen Dateien. Bis zu vier Länder auswählen und die immer zu maskierenden Namen in die Liste aufnehmen, damit jeder zuverlässig maskiert wird.
In „Prüfen und bearbeiten“ lässt sich die Kopie Seite für Seite wie beim Download lesen. Ein Klick lässt einen Wert sichtbar; übersehene Wörter lassen sich auswählen, Aktenzeichen suchen und alle Treffer zugleich markieren. Über Unterschriften, Stempeln oder Fotos lassen sich Rechtecke zeichnen. In Empfängerlisten werden Namens- und Steuerspalten maskiert, während Beträge erhalten bleiben.
Die geschwärzte PDF mit ihrem Schwärzungszertifikat herunterladen und versenden. Alternativ die maskierte Fassung behalten und der KI Fragen mit den Namen der betroffenen Personen aus der Akte stellen.
Die heruntergeladene Datei enthält keine Kommentare, nachverfolgten Änderungen, ausgeblendeten Tabellenblätter oder Dokumenteigenschaften mit den Namen, die Sie entfernt haben.
Der Text unter jedem schwarzen Balken wird aus der PDF gelöscht. Er lässt sich aus der versandten Kopie weder auswählen noch kopieren oder wiederherstellen. Gescannte Seiten und Fotos werden zuerst per OCR gelesen; die erkannten Wörter werden anschließend auf der Seite geschwärzt.
Alte als PDF gescannte Akten und Dokumentfotos werden per OCR gelesen; Redactic schwärzt erkannte Werte. In „Prüfen und bearbeiten“ lassen sich Rechtecke über Unterschriften oder Stempel zeichnen. Die Option „Alle Bilder schwärzen“ ersetzt jedes Bild in einer PDF- oder Word-Datei durch ein schwarzes Feld.
Ein ZIP mit bis zu 200 Dokumenten hochladen: Redactic schwärzt jedes mit demselben Platzhalter für dieselbe Person im gesamten Archiv und liefert ein neues ZIP mit den geschwärzten Kopien.
Das Schwärzungszertifikat verzeichnet die SHA-256-Fingerabdrücke des Originals und der geschwärzten Datei sowie die Anzahl entfernter Elemente je Datentyp. Es enthält keine Inhalte der Akte und kann mit der Datei aufbewahrt werden.
Aus Word-Dateien werden Kommentare, nachverfolgte Änderungen und Autorenangaben entfernt, aus PDFs Anmerkungen, Anhänge, Lesezeichen, ausgeblendete Ebenen und Metadaten, aus Fotos Standortdaten. Vor dem Download liest eine Abschlussprüfung die gesamte Datei erneut und stoppt den Vorgang, falls ein Wert noch vorhanden ist. Aus Excel-Dateien werden auch ausgeblendete Blätter und Zellnotizen entfernt.
Erkennung und Schwärzung laufen in Europa auf von Redactic kontrollierter Infrastruktur, ohne dass eine KI Dritter den ungeschwärzten Text liest. Ihre Dateien werden nicht gespeichert, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird beim Abschluss des Abos unterzeichnet.
Neben jeder Vorschrift steht, was Redactic im Alltag leistet, damit der Datenschutzbeauftragte die Eignung für die Organisation beurteilen kann.
Personenbezogene Daten in amtlichen Dokumenten öffentlicher Stellen können nach dem geltenden Unionsrecht oder nationalen Recht offengelegt werden, um öffentlichen Zugang und Datenschutz in Einklang zu bringen. Verlangt das Recht die Herausgabe mit Zurückhaltung bestimmter Daten, bereitet Redactic die Kopie vor: Sichtbare Stellen werden ausgewählt, der Rest wird aus der Datei entfernt.
Eine öffentliche Stelle verarbeitet personenbezogene Daten, weil eine Aufgabe im öffentlichen Interesse oder die Ausübung öffentlicher Gewalt es erfordert. Die Daten müssen auf das für diesen Zweck notwendige Maß beschränkt sein. Jede in Redactic erstellte Kopie enthält nur die für diesen Zweck ausgewählten Daten.
Artikel 32 nennt Pseudonymisierung als Maßnahme für die Sicherheit der Verarbeitung. Beim Einsatz von KI pseudonymisiert Redactic zuerst die Akte. Die Zuordnung zwischen Platzhaltern und echten Werten bleibt auf der Redactic-Seite. Die Zuordnung läuft mit der Sitzung ab.
Das Amt bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung seiner Dokumente. Redactic handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines bei Abschluss unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrags.
Redactic beschreibt, was seine Werkzeuge tun; die Beurteilung Ihrer eigenen Verarbeitung bleibt bei Ihnen, mit Unterstützung durch den AVV und die Seite Trust & Security. Sicherheit
Eine Software, die Text aus der Datei entfernt, gescannte Anlagen liest und vor dem Download eine Prüfung jedes Elements ermöglicht. Redactic schwärzt die Werte direkt in der PDF, liest Scans und Fotos per OCR, zeigt die Kopie Seite für Seite in „Prüfen und bearbeiten“ und erstellt ein Schwärzungszertifikat mit den SHA-256-Fingerabdrücken von Original und Kopie.
Nein. Der Text unter jedem schwarzen Balken wird aus der exportierten PDF gelöscht. Eine Zuordnung zur Wiederherstellung existiert nicht.
Ja. Ein ZIP mit bis zu 200 Dokumenten hochladen: Redactic schwärzt jedes mit demselben Platzhalter für dieselbe Person im gesamten Archiv und liefert ein neues ZIP mit den Kopien zur Prüfung und Weitergabe.
Ja. Redactic schlägt für jede Spalte mit erkannter Überschrift einen Typ vor. Die Behandlung lässt sich für jede Spalte bestätigen oder wählen; die maskierten Spalten werden Zelle für Zelle abgedeckt, während Beträge und Tabellenstruktur erhalten bleiben.
Ja. Nach der Maskierung arbeitet der Dokumentchat mit Platzhaltern für die von Redactic erkannten Namen, Steuerkennzeichen und IBANs. Die echten Werte erscheinen wieder im Browser. Unter jeder Nachricht lässt sich der genaue Text lesen, den das Modell erhalten hat.
Ja. Die Administration wählt die Modelle und das Standardmodell und kann die Liste auf Anbieter mit EU-Hosting oder ohne Datenspeicherung begrenzen. Workspaces in der EU-Datenzone sehen ausschließlich in der EU gehostete Modelle.
Nein. Maskierter Text ist pseudonymisiert und bleibt für den Inhaber der Zuordnung personenbezogen im Sinne der DSGVO. Für Kopien, die das Amt verlassen, entfernt Blackout die Werte aus der Datei. Vor der Veröffentlichung die Kopie erneut lesen: Auch der Kontext kann eine Person erkennen lassen.
Ja. Mit Firm erhalten bis zu 50 Personen Dokumentenschwärzung und Secure Chatbot mit jeweils eigenem KI-Kontingent. Enterprise unterstützt mehr als 50 Nutzer, ordnet sie den Organisationseinheiten zu, gibt Nutzern und Einheiten harte oder weiche KI-Kontingente und führt ein Vorgangsprotokoll je Nutzer ohne Dokumentinhalte.
Erkennung und Schwärzung erfolgen in Europa auf von Redactic kontrollierter Infrastruktur. Dateien werden nicht gespeichert. Das Amt ist Verantwortlicher für seine Dokumente, Redactic Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO mit einem bei Abschluss unterzeichneten AV-Vertrag. Enterprise kann außerdem auf einem vertraglich bereitgestellten dedizierten Single-Tenant-Server in der EU laufen. Datenverarbeitungsvertrag Sicherheit
Die Zahl der vorgesehenen Nutzer, die Dokumentarten und das monatliche Volumen nennen, und wir erstellen ein Angebot für die Organisation.
Enterprise-Tarife begrenzen weder Uploads noch Seiten, werden jährlich abgerechnet und können auf einem dedizierten Server in der EU betrieben werden.