Redactic v rozhodnutí, spisu nebo příloze najde jména, daňová čísla, IBAN, adresy, e-maily, telefonní čísla a čísla dokladů totožnosti. Zaměstnanci rozhodnou, co každá kopie ukáže. Začernění kopie pro elektronickou úřední desku, žadatele či dodavatele odstraní ze souboru text pod každým černým polem. Maskování stejného spisu zástupnými symboly umožní požádat AI o shrnutí; skutečná jména se vrátí jen v prohlížeči pracovníka.
Rozhodnutí a usnesení, příkazy, spisy žádostí o přístup, zadávací dokumentace, dopisy občanům, seznamy příjemců dotací a vratek a skenované spisy, v PDF, Wordu, Excelu či CSV, jako skeny nebo fotografie.
Bezplatné vyzkoušení maskuje první stránku jednoho souboru PDF, Word nebo textového souboru a zobrazí ji v prohlížeči bez účtu.
Trvale začerni údaje přímo v dokumentu. Ideální pro bezpečné sdílení souborů s třetími stranami.
Před použitím AI nahraď citlivé údaje zástupnými symboly. Ve finálním výstupu pak obnovíš původní hodnoty.
Níže je výňatek z fiktivního obecního rozhodnutí o vrácení daně, připravený ke zveřejnění. Redactic najde osobní údaje, ověří rodné číslo a IBAN kontrolními znaky a ponechá čitelné částku, právní základ a výsledek.
| Pole v dokumentu | Typ údaje | Jak s ním Redactic naloží | Kontrolní číslice ověřena |
|---|---|---|---|
| Eva Dvořáková | Jméno osoby | Rozpoznáno; se seznamem jmen spolehlivě maskováno ve všech podobách, i samotné příjmení | Nelze použít |
| 12.05.1982 | Datum narození | Rozpoznána po „narozen dne“ nebo „datum narození“ | Nelze použít |
| 825512/0005 | Rodné číslo | Rozpoznáno | Ano |
| Národní 32, 110 00 Praha 1 | Poštovní adresa | Rozpoznáno | Nelze použít |
| CZ6508000000192000145399 | IBAN | Rozpoznáno | Ano |
| eva.dvorakova@example.cz | E-mailová adresa | Rozpoznáno | Nelze použít |
| 18342/2026 | Číslo jednací | Maskováno kliknutím nebo vyhledáváním označujícím všechny výskyty | Nelze použít |
| 1 240,00 EUR | Částka | Ponecháno | Nelze použít |
Fiktivní údaje. Částka, právní základ a výsledek zůstávají beze změny, aby veřejnost mohla přečíst rozhodnutí.
Po maskování dokumentace a otevření dokumentového chatu dostane AI soubor se štítky místo jmen, daňových čísel a IBAN. Také dotazy se skutečnými jmény účastníků se před odesláním maskují. Pod každou zprávou ukazuje „Co vidí AI“ přesný text přijatý modelem. Odpověď se vrátí se skutečnými hodnotami obnovenými v prohlížeči. Pokud maskování není dostupné, zpráva se neodešle.
S Firm má celá kancelář Secure Chatbot, AI chat pro dotazy bez výchozího dokumentu se stejným maskováním každé zprávy. Správci pracovního prostoru určují přístup a kvóty AI pro jednotlivé osoby. Chat neuchovává konverzace na našich serverech. Správce vybírá modely a výchozí model a může seznam omezit na poskytovatele hostované v EU nebo bez uchovávání dat. Pracovní prostory v datové zóně EU vidí pouze modely hostované v EU.
Pro organizaci s více než 50 uživateli přidělí Enterprise každému úřadu či oddělení vlastní kvótu AI a eviduje každou operaci podle uživatele bez obsahu dokumentů.
Originál zůstává v evidenci přesně tak, jak byl podepsán; kopie odeslaná pro jiný účel může obsahovat méně údajů. Stačí nahrát dokumentaci, zkontrolovat nálezy Redactic, ponechat čitelné části potřebné příjemci a stáhnout PDF, z něhož byl zbytek odstraněn. Článek 5 odst. 1 písm. c) GDPR vyžaduje omezení osobních údajů na nezbytné pro daný účel. Takto připravená kopie poskytne každému příjemci jen potřebné údaje. To platí pro elektronickou úřední desku, sekci transparentnosti i žadatele o přístup.
Přidat PDF, soubor Word, seznam Excel či CSV, sken, fotografii nebo ZIP s celým spisem. Redactic začerňuje dokument po dokumentu se stejným zástupným symbolem pro stejnou osobu ve všech souborech. Vybrat až čtyři země a přidat do seznamu jména, která se musí vždy maskovat, zajistí jejich spolehlivé maskování.
V Kontrole a úpravách číst kopii stránku po stránce tak, jak bude stažena. Kliknutí ponechá hodnotu viditelnou. Lze vybrat přehlédnuté slovo, vyhledat číslo jednací a označit všechny výskyty nebo nakreslit pole přes podpis, razítko či fotografii. V seznamu příjemců se maskují sloupce jmen a daňových čísel, částky zůstávají.
Začerněný PDF s certifikátem o začernění lze stáhnout připravený k odeslání. Nebo zachovat maskovanou verzi a klást AI dotazy se jmény účastníků z dokumentace.
Stažený soubor neobsahuje komentáře, sledované změny, skryté listy ani vlastnosti dokumentu se jmény, která jste odstranili.
Text pod každým černým polem je z PDF odstraněn, takže jej nelze z odeslané kopie vybrat, zkopírovat ani obnovit. Skeny a fotografie se nejprve přečtou pomocí OCR a nalezená slova se na stránce začerní.
Staré spisy skenované do PDF a fotografie dokumentů se čtou pomocí OCR, Redactic začerní nalezené hodnoty. V Kontrole a úpravách lze nakreslit pole přes podpis nebo razítko. Volba „Začernit všechny obrázky“ změní každý obrázek v PDF či Wordu na černé pole.
Po nahrání ZIP s až 200 dokumenty Redactic začerní každý dokument se stejným zástupným symbolem pro stejnou osobu v celém archivu a poskytne nový ZIP se začerněnými kopiemi.
Certifikát o začernění zaznamenává otisky SHA-256 originálu a začerněného souboru a počty odstraněných položek podle typu. Neobsahuje nic z dokumentace a lze jej uložit se souborem.
Soubory Word ztratí komentáře, sledované změny a údaje autora; PDF anotace, přílohy, záložky, skryté vrstvy a metadata; fotografie údaje o poloze. Před stažením závěrečná kontrola znovu přečte celý soubor a zastaví úlohu, pokud některá hodnota zůstala. Soubory Excel ztratí také skryté listy a poznámky buněk.
Rozpoznání a začernění probíhají v Evropě na infrastruktuře, kterou Redactic ovládá, bez toho, aby AI třetí strany četla nezačerněný text. Vaše soubory se neukládají a zpracovatelská smlouva dle čl. 28 GDPR se podepisuje při uzavření předplatného.
U každého pravidla je popsáno každodenní fungování Redactic, aby pověřenec pro ochranu osobních údajů mohl posoudit vhodnost pro organizaci.
Osobní údaje v úředních dokumentech orgánu veřejné moci či veřejného subjektu lze zveřejnit podle příslušného práva Unie nebo vnitrostátního práva pro sladění veřejného přístupu s ochranou údajů. Pokud právo vyžaduje poskytnutí dokumentu se zadržením některých údajů, Redactic připraví kopii: vyberou se čitelné části a zbytek se odstraní ze souboru.
Veřejný subjekt zpracovává osobní údaje, protože to vyžaduje úkol ve veřejném zájmu nebo výkon veřejné moci. Údaje musí být omezeny na nezbytné pro daný účel. Každá kopie v Redactic obsahuje pouze údaje vybrané pro tento účel.
Článek 32 uvádí pseudonymizaci mezi opatřeními k zabezpečení zpracování. Při použití AI Redactic nejprve pseudonymizuje dokumentaci. Mapa propojující zástupné symboly se skutečnými hodnotami zůstává na straně Redactic. Mapa zaniká s relací.
Kancelář určuje účely a prostředky zpracování svých dokumentů. Redactic působí jako zpracovatel podle smlouvy o zpracování osobních údajů podepsané při sjednání předplatného.
Redactic popisuje, co jeho nástroje dělají; posouzení vlastního zpracování zůstává na vás, s oporou zpracovatelské smlouvy a stránky Trust & Security. Zabezpečení
Takový, který odstraní text ze souboru, přečte skenované přílohy a umožní před stažením zkontrolovat každou položku. Redactic začerňuje hodnoty přímo v PDF, čte skeny a fotografie pomocí OCR, ukazuje kopii stránku po stránce v Kontrole a úpravách a přidává certifikát s otisky SHA-256 originálu a kopie.
Ne. Text pod každým černým polem je z exportovaného PDF odstraněn a neexistuje mapa pro jeho obnovení.
Ano. Po nahrání ZIP s až 200 dokumenty Redactic začerní každý dokument se stejným zástupným symbolem pro stejnou osobu v archivu a poskytne nový ZIP s kopiemi ke kontrole a odeslání.
Ano. Redactic navrhne typ pro každý sloupec, jehož záhlaví rozpozná. Zpracování každého sloupce lze potvrdit nebo vybrat; maskované sloupce se zakryjí buňku po buňce, částky a struktura listu zůstanou zachovány.
Ano. Po maskování dokumentace dostane AI v dokumentovém chatu zástupné symboly pro jména, daňová čísla a IBAN zjištěné Redactic. Skutečné hodnoty se vrátí v prohlížeči. Pod každou zprávou je přesný text přijatý modelem.
Ano. Správce vybírá modely a výchozí model a může seznam omezit na poskytovatele hostované v EU nebo bez uchovávání dat. Pracovní prostory v datové zóně EU vidí pouze modely hostované v EU.
Ne. Maskovaný text je pseudonymizovaný a pro držitele mapy zůstává osobním údajem podle GDPR. Pro kopii opouštějící kancelář odstraní Blackout hodnoty ze souboru. Před zveřejněním kopii znovu přečíst: také kontext může identifikovat osobu.
Ano. S Firm má až 50 osob začerňování dokumentů a Secure Chatbot, každá s vlastní kvótou AI. Enterprise podporuje více než 50 uživatelů, uspořádá je do jednotek organizace, přiděluje uživatelům i jednotkám pevné či měkké kvóty AI a vede přehled operací podle uživatele bez obsahu dokumentů.
Detekce a začerňování probíhají v Evropě na infrastruktuře řízené Redactic, bez ukládání souborů. Kancelář je správcem svých dokumentů a Redactic zpracovatelem podle čl. 28 GDPR s DPA podepsaným při sjednání předplatného. Enterprise může běžet také na smluvně zajištěném vyhrazeném serveru s jedním tenantem v EU. Smlouva o zpracování osobních údajů Zabezpečení
Počet budoucích uživatelů Redactic, druhy dokumentů a jejich měsíční objem umožní připravit nabídku pro organizaci.
Plány Enterprise neomezují nahrávání ani stránky, fakturují se ročně a mohou běžet na vyhrazeném serveru v EU.