Redactic vindt namen, fiscale nummers, IBAN's, adressen, e-mailadressen, telefoonnummers en identiteitsnummers in een besluit, dossier of bijlage. Medewerkers bepalen wat elke kopie toont. Bij het zwartmaken van een kopie voor het digitale publicatiebord, een verzoeker of opdrachtnemer verdwijnt de tekst onder elk zwart vlak uit het bestand. Met tijdelijke aanduidingen kan hetzelfde dossier door AI worden samengevat; echte namen verschijnen alleen weer in de browser van de medewerker.
Besluiten, beschikkingen, verordeningen, dossiers voor inzageverzoeken, aanbestedingsstukken, brieven aan burgers, lijsten van subsidie- en teruggaafontvangers en gescande dossiers, in PDF, Word, Excel of CSV, als scans of foto's.
De gratis proefversie maskeert de eerste pagina van één PDF-, Word- of tekstbestand en toont deze in de browser, zonder account.
Lak gegevens definitief zwart, direct in het document. Ideaal als je bestanden veilig met derden wilt delen.
Vervang gevoelige gegevens door vervangingslabels voordat je AI gebruikt. In het eindresultaat zet je de oorspronkelijke waarden terug.
Hieronder staat een fragment van een fictief gemeentelijk besluit over belastingteruggaaf, voorbereid voor publicatie. Redactic vindt persoonsgegevens, controleert het BSN en de IBAN aan hun controlekenmerken en laat bedrag, rechtsgrond en uitkomst leesbaar.
| Veld in het document | Soort gegeven | Hoe Redactic ermee omgaat | Controlecijfer gecontroleerd |
|---|---|---|---|
| Sanne de Vries | Naam van de persoon | Herkend; met de namenlijst in elke vorm zeker gemaskeerd, ook alleen de achternaam | Niet van toepassing |
| 12-05-1982 | Geboortedatum | Herkend na ‘geboren op’ of ‘geboortedatum’ | Niet van toepassing |
| 214365876 | BSN (burgerservicenummer) | Herkend | Ja |
| Keizersgracht 32, 1015 CR Amsterdam | Postadres | Herkend | Niet van toepassing |
| NL91ABNA0417164300 | IBAN | Herkend | Ja |
| sanne.devries@example.nl | E-mailadres | Herkend | Niet van toepassing |
| 18342/2026 | Registratienummer | Met één klik gemaskeerd of met een zoekopdracht die alle treffers markeert | Niet van toepassing |
| EUR 1.240,00 | Bedrag | Behouden | Niet van toepassing |
Fictieve gegevens. Bedrag, rechtsgrond en uitkomst blijven behouden zodat het publiek kan lezen wat besloten is.
Na het maskeren van het dossier kan de documentchat worden geopend: AI ontvangt labels waar namen, fiscale nummers en IBAN's stonden. Ook vragen met echte partijnamen worden vóór verzending gemaskeerd. Onder elk bericht toont ‘Wat de AI ziet’ de exacte tekst die het model ontving. De browser herstelt de echte waarden in het antwoord. Als maskeren niet beschikbaar is, wordt het bericht niet verzonden.
Met Firm beschikt het hele kantoor over de Secure Chatbot, een AI-chat voor vragen zonder uitgangsdocument, met dezelfde maskering van elk bericht. De beheerders van de werkruimte bepalen toegang en AI-quota per persoon. De chat bewaart geen gesprekken op onze servers. De beheerder kiest de modellen en het standaardmodel en kan de lijst beperken tot aanbieders met EU-hosting of zonder gegevensbewaring. Werkruimten in de EU-datazone zien uitsluitend modellen die in de EU worden gehost.
Bij organisaties met meer dan 50 gebruikers geeft Enterprise elke dienst of afdeling een eigen AI-quotum en registreert elke bewerking per gebruiker, zonder documentinhoud.
Het origineel blijft precies zoals ondertekend in de administratie. Een kopie voor een ander doel kan minder gegevens bevatten. De dossier uploaden, de detecties van Redactic controleren, benodigde delen leesbaar houden en een PDF downloaden waaruit de rest is verwijderd. Artikel 5, lid 1, onder c, AVG vereist beperking tot de persoonsgegevens die voor het doel noodzakelijk zijn. Zo krijgt elke ontvanger precies wat nodig is. Dit geldt voor online bekendmakingen, de transparantierubriek en inzageverzoeken.
Een PDF, Word-bestand, Excel- of CSV-lijst, scan, foto of ZIP met een volledig dossier toevoegen. Redactic redigeert document voor document met dezelfde tijdelijke aanduiding voor dezelfde persoon in alle bestanden. Tot vier landen kiezen en de altijd te maskeren namen aan de lijst toevoegen garandeert hun maskering.
In Controleren en bewerken de kopie pagina voor pagina lezen zoals deze wordt gedownload. Met één klik blijft een waarde zichtbaar. Gemiste woorden kunnen worden geselecteerd, registratienummers gezocht en alle treffers gemarkeerd, of vlakken over handtekeningen, stempels en foto's getekend. In ontvangerslijsten worden naam- en fiscale kolommen gemaskeerd, terwijl bedragen behouden blijven.
De zwartgemaakte PDF downloaden met het redactiecertificaat, klaar voor verzending. Of de gemaskeerde versie bewaren en AI vragen stellen met de partijnamen uit het dossier.
Het gedownloade bestand bevat geen opmerkingen, bijgehouden wijzigingen, verborgen werkbladen of documenteigenschappen met de namen die u hebt verwijderd.
De tekst onder elk zwart vlak wordt uit de PDF verwijderd en kan in de verzonden kopie niet worden geselecteerd, gekopieerd of hersteld. Scans en foto's worden eerst met OCR gelezen; de gevonden woorden worden op de pagina zwartgemaakt.
Oude dossiers die naar PDF zijn gescand en documentfoto's worden met OCR gelezen; Redactic maakt gevonden waarden zwart. In Controleren en bewerken kan een vlak over een handtekening of stempel worden getekend. De optie ‘Alle afbeeldingen zwartmaken’ vervangt elke afbeelding in een PDF- of Word-bestand door een zwart vlak.
Na het uploaden van een ZIP met maximaal 200 documenten redigeert Redactic elk document met dezelfde tijdelijke aanduiding voor dezelfde persoon in het hele archief en levert een nieuwe ZIP met de geredigeerde kopieën.
Het redactiecertificaat vermeldt de SHA-256-vingerafdrukken van het origineel en het geredigeerde bestand en het aantal verwijderde elementen per type. Het bevat niets uit het dossier en kan bij het bestand worden bewaard.
Word-bestanden verliezen opmerkingen, bijgehouden wijzigingen en auteursgegevens; PDF's verliezen annotaties, bijlagen, bladwijzers, verborgen lagen en metadata; foto's verliezen locatiegegevens. Vóór het downloaden leest een eindcontrole het hele bestand opnieuw en stopt de verwerking als een waarde nog aanwezig is. Excel-bestanden verliezen ook verborgen werkbladen en celnotities.
Herkenning en zwartlakken draaien in Europa op infrastructuur die Redactic beheert, zonder dat een AI van derden de niet-zwartgelakte tekst leest. Uw bestanden worden niet opgeslagen en de verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG wordt bij het afsluiten ondertekend.
Naast elke regel staat wat Redactic dagelijks doet, zodat de functionaris voor gegevensbescherming de geschiktheid voor de organisatie kan beoordelen.
Persoonsgegevens in officiële documenten bij een overheidsinstantie kunnen volgens het toepasselijke Unierecht of nationale recht worden verstrekt om openbaarheid en gegevensbescherming te verenigen. Wanneer dat recht openbaarmaking met afscherming van bepaalde gegevens vraagt, bereidt Redactic de kopie voor: de leesbare delen worden gekozen en de rest uit het bestand verwijderd.
Een publieke instelling verwerkt persoonsgegevens omdat een taak van algemeen belang of de uitoefening van openbaar gezag dat vereist. De gegevens moeten beperkt blijven tot wat dat doel nodig heeft. Elke in Redactic gemaakte kopie bevat alleen de daarvoor gekozen gegevens.
Artikel 32 noemt pseudonimisering als maatregel voor verwerkingsbeveiliging. Bij AI-gebruik pseudonimiseert Redactic eerst het dossier. De tabel die elke tijdelijke aanduiding aan de echte waarde koppelt, blijft aan de kant van Redactic. De koppeltabel verloopt met de sessie.
Het kantoor bepaalt doel en middelen van de verwerking van zijn documenten. Redactic handelt als verwerker onder een bij het afsluiten ondertekende verwerkersovereenkomst.
Redactic beschrijft wat zijn hulpmiddelen doen; de beoordeling van uw eigen verwerking blijft de uwe, met steun van de verwerkersovereenkomst en de pagina Trust & Security. Beveiliging
Software die tekst uit het bestand verwijdert, gescande bijlagen leest en controle van elk element vóór het downloaden mogelijk maakt. Redactic maakt waarden in de PDF zelf zwart, leest scans en foto's met OCR, toont de kopie pagina voor pagina in Controleren en bewerken en voegt een certificaat toe met SHA-256-vingerafdrukken van origineel en kopie.
Nee. De tekst onder elk zwart vlak wordt uit de geëxporteerde PDF verwijderd. Er bestaat geen koppeltabel om deze terug te halen.
Ja. Na het uploaden van een ZIP met maximaal 200 documenten redigeert Redactic elk document met dezelfde tijdelijke aanduiding voor dezelfde persoon in het archief en levert een nieuwe ZIP met de kopieën voor controle en verzending.
Ja. Redactic stelt een type voor bij elke kolom waarvan het de kop herkent. Per kolom kan de behandeling worden bevestigd of gekozen; de gemaskeerde kolommen worden cel voor cel afgedekt terwijl bedragen en werkbladstructuur behouden blijven.
Ja. Na het maskeren van het dossier ontvangt AI via de documentchat tijdelijke aanduidingen voor de namen, fiscale nummers en IBAN's die Redactic detecteert. De echte waarden keren terug in de browser. Onder elk bericht staat de exacte tekst die het model ontving.
Ja. De beheerder kiest de modellen en het standaardmodel en kan de lijst beperken tot aanbieders met EU-hosting of zonder gegevensbewaring. Werkruimten in de EU-datazone zien uitsluitend modellen die in de EU worden gehost.
Nee. Gemaskeerde tekst is gepseudonimiseerd en blijft volgens de AVG een persoonsgegeven voor wie de koppeltabel bezit. Blackout verwijdert de waarden uit kopieën die het kantoor verlaten. De kopie vóór publicatie opnieuw lezen: ook de context kan een persoon herkenbaar maken.
Ja. Met Firm beschikken maximaal 50 personen over documentredactie en de Secure Chatbot, ieder met een eigen AI-quotum. Enterprise ondersteunt meer dan 50 gebruikers, deelt ze in organisatie-eenheden in, geeft elke gebruiker en eenheid een hard of zacht AI-quotum en bewaart een bewerkingslogboek per gebruiker zonder documentinhoud.
Detectie en redactie vinden in Europa plaats op door Redactic beheerde infrastructuur. Bestanden worden niet opgeslagen. Het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke voor de documenten; Redactic is verwerker volgens AVG-artikel 28, met een bij het afsluiten ondertekende verwerkersovereenkomst. Enterprise kan ook draaien op een contractueel ingerichte dedicated single-tenantserver in de EU. Verwerkersovereenkomst Beveiliging
Het aantal beoogde gebruikers, hun documentsoorten en maandelijkse aantallen doorgeven, zodat een voorstel voor de organisatie kan worden opgesteld.
Enterprise-abonnementen begrenzen uploads of pagina's niet, worden jaarlijks gefactureerd en kunnen op een dedicated server in de EU draaien.