Redactic wykrywa imiona i nazwiska, identyfikatory podatkowe, IBAN-y, adresy, e-maile, telefony i numery dokumentów tożsamości w decyzji, aktach lub załączniku. Pracownicy decydują, co zawiera każda kopia. Zaczernienie kopii do internetowej tablicy ogłoszeń, dla wnioskodawcy lub wykonawcy usuwa z pliku tekst pod każdym czarnym polem. Zamaskowanie tych samych akt znacznikami pozwala pracownikom poprosić AI o podsumowanie; prawdziwe nazwiska wracają tylko w ich przeglądarce.
Decyzje i uchwały, zarządzenia, akta wniosków o dostęp, dokumentacja zamówień, pisma do obywateli, listy odbiorców dotacji i zwrotów oraz skanowane akta, w PDF, Word, Excel lub CSV, jako skany albo zdjęcia.
Bezpłatna wersja próbna maskuje pierwszą stronę jednego pliku PDF, Word lub tekstowego i pokazuje ją w przeglądarce, bez konta.
Trwale zaczerniaj dane bezpośrednio w dokumencie. To idealne rozwiązanie, gdy pliki trzeba bezpiecznie przekazać osobom trzecim.
Zastąp dane wrażliwe znacznikami zastępczymi, zanim użyjesz AI. W gotowym wyniku przywrócisz oryginalne wartości.
Poniżej znajduje się fragment fikcyjnej decyzji gminnej o zwrocie podatku, przygotowanej do publikacji. Redactic wykrywa dane osobowe, sprawdza PESEL i IBAN na podstawie znaków kontrolnych i pozostawia czytelne kwotę, podstawę prawną i rozstrzygnięcie.
| Pole w dokumencie | Rodzaj danych | Jak Redactic je traktuje | Cyfra kontrolna zweryfikowana |
|---|---|---|---|
| Joanna Kaczmarek | Imię i nazwisko | Rozpoznane; z listą nazwisk pewnie maskowane w każdej formie, również samo nazwisko | Nie dotyczy |
| 12.05.1982 | Data urodzenia | Rozpoznane po „urodzony dnia” lub „data urodzenia” | Nie dotyczy |
| 82051210007 | Numer PESEL | Rozpoznane | Tak |
| ul. Marszałkowska 32, 00-021 Warszawa | Adres pocztowy | Rozpoznane | Nie dotyczy |
| PL91109010140000071223480001 | IBAN | Rozpoznane | Tak |
| joanna.kaczmarek@example.pl | Adres e-mail | Rozpoznane | Nie dotyczy |
| 18342/2026 | Numer sprawy | Maskowane kliknięciem lub wyszukiwaniem zaznaczającym wszystkie wystąpienia | Nie dotyczy |
| 1 240,00 EUR | Kwota | Zachowane | Nie dotyczy |
Dane fikcyjne. Kwota, podstawa prawna i rozstrzygnięcie pozostają bez zmian, aby odbiorcy mogli przeczytać, co postanowiono.
Po zamaskowaniu dokumentu i otwarciu czatu dokumentu AI otrzymuje plik z etykietami zamiast nazwisk, identyfikatorów podatkowych i IBAN-ów. Pytania z prawdziwymi nazwiskami stron są również maskowane przed wysłaniem. Pod każdym komunikatem „Co widzi AI” pokazuje dokładny tekst otrzymany przez model. Odpowiedź wraca z prawdziwymi wartościami przywróconymi w przeglądarce. Gdy maskowanie jest niedostępne, wiadomość nie zostaje wysłana.
Z Firm cała kancelaria ma Secure Chatbot, czat AI do pytań bez dokumentu źródłowego, z takim samym maskowaniem każdej wiadomości. Administratorzy obszaru roboczego określają dostęp i limity AI dla każdej osoby. Czat nie przechowuje rozmów na naszych serwerach. Administrator wybiera modele i model domyślny, może też ograniczyć listę do dostawców hostowanych w UE lub bez przechowywania danych. Obszary robocze w strefie danych UE widzą tylko modele hostowane w UE.
W organizacjach powyżej 50 użytkowników Enterprise przydziela każdemu urzędowi lub wydziałowi własny limit AI i rejestruje każdą operację według użytkownika, bez treści dokumentów.
Oryginał pozostaje w dokumentacji dokładnie w podpisanej postaci, a kopia wysłana w innym celu może zawierać mniej danych. Wystarczy przesłać dokument, sprawdzić wykrycia Redactic, pozostawić jawne części potrzebne odbiorcy i pobrać PDF, z którego reszta została usunięta. Artykuł 5 ust. 1 lit. c RODO wymaga ograniczenia danych do niezbędnych dla celu. Tak przygotowana kopia daje każdemu odbiorcy tylko potrzebne informacje. Dotyczy to internetowej tablicy ogłoszeń, sekcji przejrzystości i wniosków o dostęp.
Można dodać PDF, plik Word, listę Excel lub CSV, skan, zdjęcie albo ZIP z całymi aktami. Redactic anonimizuje dokumenty kolejno z tym samym znacznikiem dla tej samej osoby we wszystkich plikach. Wybór do czterech krajów i dodanie do listy nazwisk wymagających stałego maskowania zapewnia ich pewne maskowanie.
W widoku Sprawdź i edytuj kopię czyta się strona po stronie w postaci gotowej do pobrania. Kliknięcie pozostawia wartość jawną. Można zaznaczyć pominięte słowo, wyszukać numer sprawy i oznaczyć wszystkie wystąpienia albo narysować pole na podpisie, pieczęci lub zdjęciu. W liście odbiorców maskowane są kolumny nazwisk i identyfikatorów podatkowych, z zachowaniem kwot.
Można pobrać zaczerniony PDF z certyfikatem anonimizacji, gotowy do wysłania. Można też zachować wersję zamaskowaną i zadawać AI pytania z nazwiskami stron zapisanymi w dokumencie.
Pobrany plik nie zawiera komentarzy, śledzonych zmian, ukrytych arkuszy ani właściwości dokumentu z nazwiskami, które zostały usunięte.
Tekst pod każdym czarnym polem jest usuwany z PDF, więc nie można go zaznaczyć, skopiować ani odzyskać z wysłanej kopii. Skany i zdjęcia są najpierw odczytywane przez OCR, a wykryte słowa zaczerniane na stronie.
Stare akta zeskanowane do PDF i zdjęcia dokumentów są odczytywane przez OCR, a Redactic zaczernia wykryte wartości. Widok Sprawdź i edytuj pozwala narysować pole na podpisie lub pieczęci. Opcja „Zaczernij wszystkie obrazy” zmienia każdy obraz w PDF lub Word w czarne pole.
Po przesłaniu ZIP zawierającego do 200 dokumentów Redactic anonimizuje każdy z tym samym znacznikiem dla tej samej osoby w całym archiwum i udostępnia nowy ZIP z kopiami po anonimizacji.
Certyfikat anonimizacji zawiera skróty SHA-256 oryginału i zanonimizowanego pliku oraz liczbę usuniętych elementów każdego typu. Nie zawiera treści dokumentu, więc można go przechowywać wraz z plikiem.
Z plików Word znikają komentarze, śledzone zmiany i dane autora; z PDF adnotacje, załączniki, zakładki, ukryte warstwy i metadane; ze zdjęć dane lokalizacyjne. Przed pobraniem końcowa kontrola ponownie odczytuje cały plik i zatrzymuje zadanie, jeśli jakaś wartość pozostała. Pliki Excel tracą również ukryte arkusze i notatki komórek.
Wykrywanie i zaczernianie działają w Europie na infrastrukturze kontrolowanej przez Redactic, bez udziału AI osób trzecich czytającej niezaczerniony tekst. Twoje pliki nie są zapisywane, a umowa powierzenia przetwarzania z art. 28 RODO jest podpisywana przy zakupie subskrypcji.
Przy każdej zasadzie opisano codzienne działanie Redactic, aby inspektor ochrony danych mógł ocenić przydatność dla organizacji.
Dane osobowe w dokumentach urzędowych przechowywanych przez organ lub podmiot publiczny mogą być ujawniane według właściwego prawa Unii lub krajowego, aby pogodzić dostęp publiczny z ochroną danych. Gdy prawo nakazuje udostępnić dokument z ukryciem części danych, Redactic przygotowuje kopię: wybierane są części czytelne, a reszta jest usuwana z pliku.
Podmiot publiczny przetwarza dane osobowe, ponieważ wymaga tego zadanie w interesie publicznym lub sprawowanie władzy publicznej. Dane muszą ograniczać się do niezbędnych dla celu. Każda kopia w Redactic zawiera tylko dane wybrane dla tego celu.
Artykuł 32 wymienia pseudonimizację wśród środków bezpieczeństwa przetwarzania. Przy korzystaniu z AI Redactic najpierw pseudonimizuje dokument. Mapa łącząca znaczniki z rzeczywistymi wartościami pozostaje po stronie Redactic. Mapa wygasa wraz z sesją.
Kancelaria określa cele i sposoby przetwarzania dokumentów. Redactic działa jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia podpisywanej przy subskrypcji.
Redactic opisuje, co robią jego narzędzia; ocena Twojego własnego przetwarzania pozostaje po Twojej stronie, przy wsparciu umowy powierzenia i strony Trust & Security. Bezpieczeństwo
Takiego, które usuwa tekst z pliku, odczytuje zeskanowane załączniki i pozwala sprawdzić każdy element przed pobraniem. Redactic zaczernia wartości w samym PDF, odczytuje skany i zdjęcia przez OCR, pokazuje kopię strona po stronie w widoku Sprawdź i edytuj i dodaje certyfikat ze skrótami SHA-256 oryginału i kopii.
Nie. Tekst pod każdym czarnym polem jest usuwany z wyeksportowanego PDF i nie istnieje mapa umożliwiająca jego przywrócenie.
Tak. Po przesłaniu ZIP zawierającego do 200 dokumentów Redactic anonimizuje każdy z tym samym znacznikiem dla tej samej osoby w całym archiwum i udostępnia nowy ZIP z kopiami do sprawdzenia i wysłania.
Tak. Redactic proponuje typ dla każdej kolumny, której nagłówek rozpoznaje. Sposób przetwarzania każdej kolumny można potwierdzić lub wybrać; maskowane kolumny są zakrywane komórka po komórce, z zachowaniem kwot i struktury arkusza.
Tak. Po zamaskowaniu dokumentu czat dokumentu przekazuje AI znaczniki dla nazwisk, identyfikatorów podatkowych i IBAN-ów wykrytych przez Redactic. Prawdziwe wartości wracają w przeglądarce. Pod każdą wiadomością można przeczytać dokładny tekst otrzymany przez model.
Tak. Administrator wybiera modele i model domyślny, może też ograniczyć listę do dostawców hostowanych w UE lub bez przechowywania danych. Obszary robocze w strefie danych UE widzą tylko modele hostowane w UE.
Nie. Zamaskowany tekst jest spseudonimizowany i dla posiadacza mapy pozostaje danymi osobowymi według RODO. W kopii opuszczającej kancelarię Blackout usuwa wartości z pliku. Przed publikacją trzeba ponownie przeczytać kopię: również kontekst może wskazać osobę.
Tak. Z Firm do 50 osób ma anonimizację dokumentów i Secure Chatbot, każda z własnym limitem AI. Enterprise obsługuje ponad 50 użytkowników, porządkuje ich według jednostek, przydziela każdemu użytkownikowi i jednostce twardy lub miękki limit AI oraz przechowuje dziennik operacji według użytkownika bez treści dokumentów.
Wykrywanie i anonimizacja odbywają się w Europie na infrastrukturze kontrolowanej przez Redactic, bez zapisywania plików. Kancelaria jest administratorem danych dokumentów, a Redactic podmiotem przetwarzającym według art. 28 RODO, z umową powierzenia podpisywaną przy subskrypcji. Enterprise może działać także na dedykowanym serwerze single-tenant w UE, udostępnionym na podstawie umowy. Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych Bezpieczeństwo
Liczba planowanych użytkowników Redactic, rodzaje dokumentów i ich miesięczna liczba pozwolą przygotować propozycję dla organizacji.
Plany Enterprise nie ograniczają przesyłanych plików ani stron, są rozliczane rocznie i mogą działać na dedykowanym serwerze w UE.