Redactic löytää nimet, verotunnisteet, IBAN-numerot, osoitteet, sähköpostit, puhelinnumerot ja henkilöllisyysasiakirjojen numerot päätöksestä, asiakirjakokonaisuudesta tai liitteestä. Henkilöstö päättää, mitä kukin kopio näyttää. Verkkoilmoitustaululle, pyytäjälle tai toimeksisaajalle toimitettavan kopion pysyvä peittäminen poistaa tekstin jokaisen mustan kentän alta tiedostosta. Saman aineiston peittäminen paikkamerkeillä mahdollistaa tekoälytiivistelmän; oikeat nimet palaavat vain työntekijän selaimeen.
Päätökset ja päätöslauselmat, määräykset, tietopyyntöaineistot, hankinta-asiakirjat, kirjeet kansalaisille, avustusten ja palautusten saajaluettelot sekä skannatut asiakirjakokonaisuudet PDF-, Word-, Excel- tai CSV-muodossa, skannauksina tai valokuvina.
Maksuton kokeilu peittää yhden PDF-, Word- tai tekstitiedoston ensimmäisen sivun ja näyttää sen selaimessa ilman käyttäjätiliä.
Mustaa tiedot pysyvästi suoraan asiakirjaan. Sopii tiedostojen turvalliseen jakamiseen kolmansille osapuolille.
Korvaa arkaluonteiset tiedot paikkamerkeillä ennen tekoälyn käyttöä. Palauta alkuperäiset arvot lopulliseen tulokseen.
Alla on ote kuvitteellisesta kunnan veronpalautuspäätöksestä julkaistavassa muodossa. Redactic löytää henkilötiedot, varmistaa henkilötunnuksen ja IBAN-numeron tarkistusmerkeillä ja jättää summan, oikeusperustan ja lopputuloksen luettaviksi.
| Kenttä asiakirjassa | Tietotyyppi | Miten Redactic käsittelee sen | Tarkistusmerkki varmennettu |
|---|---|---|---|
| Aino Laine | Henkilön nimi | Tunnistetaan; nimiluettelolla varmasti kaikissa muodoissa, myös pelkkä sukunimi | Ei sovellu |
| 12.5.1982 | Syntymäaika | Tunnistetaan ilmausten ”syntynyt” tai ”syntymäaika” jälkeen | Ei sovellu |
| 120582-0020 | Henkilötunnus | Tunnistettu | Kyllä |
| Aleksanterinkatu 32, 00100 Helsinki | Postiosoite | Tunnistettu | Ei sovellu |
| FI9721234500000785 | IBAN | Tunnistettu | Kyllä |
| aino.laine@example.fi | Sähköpostiosoite | Tunnistettu | Ei sovellu |
| 18342/2026 | Asianumero | Peitetään napsautuksella tai kaikki osumat merkitsevällä haulla | Ei sovellu |
| 1 240,00 EUR | Summa | Säilytetty | Ei sovellu |
Kuvitteellisia tietoja. Summa, oikeusperusta ja lopputulos säilyvät, jotta yleisö voi lukea päätöksen.
Kun asiakirja on peitetty ja asiakirjakeskustelu avattu, tekoäly saa tiedoston, jossa nimet, verotunnisteet ja IBAN-numerot on korvattu tunnisteilla. Myös oikeilla nimillä kirjoitetut kysymykset peitetään ennen lähettämistä. Jokaisen viestin alla ”Mitä tekoäly näkee” näyttää mallin saaman tarkan tekstin. Oikeat arvot palautuvat vastaukseen selaimessa. Jos peittäminen ei ole käytettävissä, viestiä ei lähetetä.
Paketilla Firm koko toimisto saa Secure Chatbotin, tekoälykeskustelun ilman lähtöasiakirjaa, jossa jokainen viesti peitetään samalla tavalla. Työtilan ylläpitäjät määräävät käyttöoikeudet ja henkilökohtaiset tekoälykiintiöt. Keskusteluja ei tallenneta palvelimillemme. Ylläpitäjä valitsee mallit ja oletusmallin ja voi rajata luettelon EU:ssa toimiviin tai tietoja säilyttämättömiin tarjoajiin. EU-tietovyöhykkeen työtilat näkevät vain EU:ssa toimivat mallit.
Yli 50 käyttäjän organisaatiossa Enterprise antaa jokaiselle virastolle tai osastolle oman tekoälykiintiön ja kirjaa jokaisen toiminnon käyttäjittäin ilman asiakirjojen sisältöä.
Alkuperäinen jää arkistoon täsmälleen allekirjoitetussa muodossaan. Muuhun tarkoitukseen lähetettävä kopio voi sisältää vähemmän. Lataa asiakirja, tarkista Redacticin löydökset, säilytä vastaanottajan tarvitsemat osat luettavina ja lataa PDF, josta muu on poistettu. GDPR:n 5 artiklan 1 kohdan c alakohta edellyttää henkilötietojen rajaamista tarkoituksen kannalta tarpeellisiin. Näin valmisteltu kopio antaa kullekin vastaanottajalle vain tarvittavat tiedot. Tämä koskee verkkoilmoitustaulua, avoimuusosiota ja tietopyyntöjä.
Lisää PDF, Word-tiedosto, Excel- tai CSV-luettelo, skannaus, valokuva tai ZIP koko asiakirja-aineistosta. Redactic käsittelee dokumentit yksitellen samalla paikkamerkillä samalle henkilölle kaikissa tiedostoissa. Valitse enintään neljä maata ja lisää aina peitettävät nimet luetteloon varmaa peittämistä varten.
Tarkista ja muokkaa -näkymässä kopio luetaan sivu kerrallaan ladattavassa muodossa. Napsautus säilyttää arvon näkyvissä. Ohitetun sanan voi valita, asianumeron hakea ja kaikki osumat merkitä, tai allekirjoituksen, leiman tai valokuvan päälle piirtää kentän. Saajaluettelosta peitetään nimi- ja verotunnistesarakkeet ja säilytetään summat.
Lataa pysyvästi peitetty PDF peittämistodistuksineen valmiina lähetettäväksi. Tai säilytä paikkamerkeillä peitetty versio ja kysy tekoälyltä käyttäen asiakirjan osapuolten nimiä.
Ladattu tiedosto ei sisällä kommentteja, seurattuja muutoksia, piilotettuja taulukoita eikä asiakirjan ominaisuuksia, joissa olisi poistamasi nimet.
Teksti poistetaan PDF:stä jokaisen mustan kentän alta, joten sitä ei voi valita, kopioida tai palauttaa lähetetystä kopiosta. Skannatut sivut ja valokuvat luetaan ensin OCR:llä, minkä jälkeen löydetyt sanat peitetään sivulla.
Vanhat PDF:ksi skannatut aineistot ja asiakirjavalokuvat luetaan OCR:llä; Redactic peittää löydetyt arvot. Tarkista ja muokkaa -näkymässä allekirjoituksen tai leiman päälle voi piirtää kentän. ”Peitä kaikki kuvat” muuttaa jokaisen PDF- tai Word-tiedoston kuvan mustaksi kentäksi.
Enintään 200 asiakirjaa sisältävän ZIP:n lataamisen jälkeen Redactic peittää jokaisen asiakirjan samalla paikkamerkillä samalle henkilölle koko arkistossa ja palauttaa uuden ZIP:n peitetyillä kopioilla.
Peittämistodistus kirjaa alkuperäisen ja peitetyn tiedoston SHA-256-tiivisteet sekä poistettujen kohteiden määrän tyypeittäin. Se ei sisällä asiakirjan sisältöä ja voidaan säilyttää tiedoston mukana.
Word-tiedostoista poistuvat kommentit, muutosseuranta ja tekijätiedot; PDF:istä merkinnät, liitteet, kirjanmerkit, piilotetut tasot ja metatiedot; valokuvista sijaintitiedot. Ennen latausta lopputarkistus lukee koko tiedoston uudelleen ja pysäyttää työn, jos jokin arvo on vielä jäljellä. Excel-tiedostoista poistuvat myös piilotetut taulukot ja soluhuomautukset.
Tunnistus ja mustaaminen toimivat Euroopassa Redacticin hallitsemalla infrastruktuurilla, ilman että kolmannen osapuolen tekoäly lukee mustaamatonta tekstiä. Tiedostojasi ei tallenneta, ja GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus allekirjoitetaan tilattaessa.
Jokaisen säännön vieressä kuvataan Redacticin arkikäyttö, jotta tietosuojavastaava voi arvioida sopivuuden organisaatiolle.
Viranomaisen tai julkisen elimen virallisissa asiakirjoissa olevia henkilötietoja voidaan luovuttaa sovellettavan unionin tai kansallisen oikeuden mukaisesti julkisuuden ja tietosuojan yhteensovittamiseksi. Kun laki vaatii asiakirjan luovuttamista ja osan tiedoista pidättämistä, Redactic valmistelee kopion: luettavat osat valitaan ja loput poistetaan tiedostosta.
Julkinen elin käsittelee henkilötietoja, koska yleistä etua koskeva tehtävä tai julkisen vallan käyttö sitä vaatii. Tiedot on rajattava tarkoituksen kannalta tarpeellisiin. Jokainen Redacticissa tehty kopio sisältää vain tähän tarkoitukseen valitut tiedot.
Asetuksen 32 artikla mainitsee pseudonymisoinnin käsittelyn turvatoimena. Tekoälyä käytettäessä Redactic pseudonymisoi asiakirjan ensin. Paikkamerkkien ja oikeiden arvojen vastaavuustaulukko pysyy Redacticin puolella. Vastaavuustaulukko vanhenee istunnon päättyessä.
Toimisto päättää asiakirjojensa käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Redactic toimii käsittelijänä tilauksen yhteydessä allekirjoitetun tietojenkäsittelysopimuksen perusteella.
Redactic kuvaa, mitä sen työkalut tekevät; oman käsittelysi arviointi jää sinulle, tietojenkäsittelysopimuksen ja Trust & Security -sivun tukemana. Tietoturva
Ohjelmistolla, joka poistaa tekstin tiedostosta, lukee skannatut liitteet ja sallii jokaisen kohteen tarkistamisen ennen latausta. Redactic peittää arvot itse PDF:ssä, lukee skannaukset ja valokuvat OCR:llä, näyttää kopion sivu kerrallaan Tarkista ja muokkaa -näkymässä ja lisää todistuksen alkuperäisen ja kopion SHA-256-tiivisteillä.
Ei. Teksti poistetaan viedystä PDF:stä jokaisen mustan kentän alta, eikä palauttamiseen ole vastaavuustaulukkoa.
Kyllä. Enintään 200 asiakirjan ZIP:n lataamisen jälkeen Redactic peittää jokaisen asiakirjan samalla paikkamerkillä samalle henkilölle koko arkistossa ja palauttaa uuden ZIP:n tarkistettavilla ja lähetettävillä kopioilla.
Kyllä. Redactic ehdottaa tyyppiä jokaiselle sarakkeelle, jonka otsikon se tunnistaa. Kunkin sarakkeen käsittelyn voi vahvistaa tai valita; peitetyt sarakkeet peitetään solu solulta, summat ja taulukon rakenne säilyvät.
Kyllä. Peittämisen jälkeen tekoäly saa asiakirjakeskustelussa paikkamerkit Redacticin löytämille nimille, verotunnisteille ja IBAN-numeroille. Oikeat arvot palaavat selaimessa. Jokaisen viestin alla voi lukea mallin saaman tarkan tekstin.
Kyllä. Ylläpitäjä valitsee mallit ja oletusmallin ja voi rajata luettelon EU:ssa toimiviin tai tietoja säilyttämättömiin tarjoajiin. EU-tietovyöhykkeen työtilat näkevät vain EU:ssa toimivat mallit.
Ei. Paikkamerkeillä peitetty teksti on pseudonymisoitu ja pysyy GDPR:n mukaisena henkilötietona vastaavuustaulukon haltijalle. Toimistosta lähetettävän kopion arvot Blackout poistaa tiedostosta. Lue kopio uudelleen ennen julkaisemista: myös asiayhteys voi tunnistaa henkilön.
Kyllä. Paketilla Firm enintään 50 henkilöä saa asiakirjojen peittämisen ja Secure Chatbotin omilla tekoälykiintiöillään. Enterprise tukee yli 50 käyttäjää, järjestää heidät organisaation yksiköihin, antaa jokaiselle käyttäjälle ja yksikölle kovan tai joustavan tekoälykiintiön ja säilyttää käyttäjäkohtaisen toimintolokin ilman asiakirjojen sisältöä.
Tunnistus ja peittäminen tapahtuvat Euroopassa Redacticin hallitsemalla infrastruktuurilla ilman tiedostojen tallentamista. Toimisto on asiakirjojensa rekisterinpitäjä ja Redactic GDPR:n 28 artiklan mukainen käsittelijä, jonka tietojenkäsittelysopimus allekirjoitetaan tilauksen yhteydessä. Enterprise voi toimia myös sopimuksella käyttöön otetulla erillisellä yhden asiakkaan palvelimella EU:ssa. Tietojenkäsittelysopimus Tietoturva
Suunniteltujen käyttäjien määrä, käsiteltävät asiakirjat ja kuukausivolyymi antavat pohjan organisaation tarjoukselle.
Enterprise-paketeissa ei ole lataus- tai sivurajaa, laskutus on vuosittaista ja käyttö on mahdollista erillisellä palvelimella EU:ssa.