Redactic löytää nimet, verotunnisteet, IBAN-numerot, osoitteet, syntymäajat ja henkilöllisyysasiakirjojen numerot asiakirjasta tai liitteistä. Toimisto päättää, mitä kukin vastaanottaja näkee. Kun pankille, välittäjälle tai asiakkaalle lähetettävä kopio peitetään pysyvästi, teksti poistuu tiedostosta jokaisen mustan kentän alta. Saman asiakirjan peittäminen paikkamerkeillä mahdollistaa tekoälytiivistelmän; oikeat nimet palaavat vain selaimeen.
Kauppakirjat, yhtiöasiakirjat, testamentit ja perintöasiakirjat, kiinteistö- ja kaupparekisteriotteet, liitetyt henkilöllisyysasiakirjat ja rahanpesun torjunnan asiakirjat PDF-, Word- tai Excel-muodossa tai skannauksina ja valokuvina.
Maksuton kokeilu peittää yhden PDF-, Word- tai tekstitiedoston ensimmäisen sivun ilman käyttäjätiliä.
Mustaa tiedot pysyvästi suoraan asiakirjaan. Sopii tiedostojen turvalliseen jakamiseen kolmansille osapuolille.
Korvaa arkaluonteiset tiedot paikkamerkeillä ennen tekoälyn käyttöä. Palauta alkuperäiset arvot lopulliseen tulokseen.
Alla on ote kuvitteellisesta kauppakirjasta, jonka kopion toimisto lähettäisi ostajan pankille. Redactic löytää henkilötiedot, varmistaa henkilötunnukset ja IBAN-numeron tarkistusmerkeillä ja jättää hinnan, kohteen kuvauksen ja ehdot luettaviksi.
| Kenttä asiakirjassa | Tietotyyppi | Miten Redactic käsittelee sen | Tarkistusmerkki varmennettu |
|---|---|---|---|
| Aino Laine, Jussi Mäkinen | Henkilöiden nimet | Tunnistetaan; osapuoliluettelolla varmasti kaikissa muodoissa, myös pelkkä sukunimi | Ei sovellu |
| 12.5.1982, 18.12.1979 | Syntymäajat | Tunnistetaan ilmausten ”syntynyt” tai ”syntymäaika” jälkeen | Ei sovellu |
| 120582-0020, 181279-003S | Henkilötunnus | Tunnistettu | Kyllä |
| Aleksanterinkatu 32, 00100 Helsinki | Postiosoite | Tunnistettu | Ei sovellu |
| FI9721234500000785 | IBAN | Tunnistettu | Kyllä |
| Lehti 12, palsta 345, yksikkö 7 | Kiinteistöviite | Peitetään napsautuksella tai kaikki osumat merkitsevällä haulla | Ei sovellu |
| 285 000,00 EUR | Hinta | Säilytetty | Ei sovellu |
Kuvitteellisia tietoja. Hinta, kohteen kuvaus ja asiakirjan rakenne säilyvät.
Kun asiakirja on peitetty ja asiakirjakeskustelu avattu, tekoäly saa tiedoston, jossa nimet, verotunnisteet ja IBAN-numerot on korvattu tunnisteilla. Myös oikeilla nimillä kirjoitetut kysymykset peitetään ennen lähettämistä. Jokaisen viestin alla ”Mitä tekoäly näkee” näyttää mallin saaman tarkan tekstin. Oikeat arvot palautuvat vastaukseen selaimessa. Jos peittäminen ei ole käytettävissä, viestiä ei lähetetä.
Paketilla Firm koko toimisto saa Secure Chatbotin, tekoälykeskustelun ilman lähtöasiakirjaa, jossa jokainen viesti peitetään samalla tavalla. Työtilan ylläpitäjät määräävät käyttöoikeudet ja henkilökohtaiset tekoälykiintiöt. Keskusteluja ei tallenneta palvelimillemme.
Alkuperäinen jää arkistoon täsmälleen allekirjoitetussa muodossaan. Muuhun tarkoitukseen lähetettävä kopio voi sisältää vähemmän. Lataa asiakirja, tarkista Redacticin löydökset, säilytä vastaanottajan tarvitsemat osat luettavina ja lataa PDF, josta muu on poistettu. GDPR:n 5 artiklan 1 kohdan c alakohta edellyttää henkilötietojen rajaamista tarkoituksen kannalta tarpeellisiin. Näin valmisteltu kopio antaa kullekin vastaanottajalle vain tarvittavat tiedot.
Lisää PDF, Word-tiedosto, skannaus tai valokuva tai ZIP, jossa ovat asiakirja ja kaikki liitteet. Redactic käsittelee tiedostot yksitellen käyttäen samalle henkilölle samaa paikkamerkkiä jokaisessa tiedostossa. Valitse asiakirjalle enintään neljä maata ja lisää osapuolten nimet luetteloon varmaa peittämistä varten.
Tarkista ja muokkaa -näkymässä kopion voi lukea sivu kerrallaan ladattavassa muodossa. Napsautus säilyttää arvon näkyvissä. Ohitetun sanan voi valita, kiinteistöviitteen hakea ja kaikki osumat merkitä kerralla. Henkilöllisyystodistuksen valokuvan, allekirjoituksen tai leiman päälle voi piirtää kentän.
Lataa pysyvästi peitetty PDF peittämistodistuksineen valmiina lähetettäväksi. Tai säilytä paikkamerkeillä peitetty versio ja kysy tekoälyltä käyttäen asiakirjan osapuolten nimiä.
Ladattu tiedosto ei sisällä kommentteja, seurattuja muutoksia, piilotettuja taulukoita eikä asiakirjan ominaisuuksia, joissa olisi poistamasi nimet.
Teksti poistetaan PDF:stä jokaisen mustan kentän alta, joten sitä ei voi valita, kopioida tai palauttaa lähetetystä kopiosta. Skannatut sivut ja valokuvat luetaan ensin OCR:llä, minkä jälkeen löydetyt sanat peitetään sivulla.
Skannatusta passista tai henkilökortista Redactic lukee tekstin OCR:llä ja peittää löydetyt arvot. Tarkista ja muokkaa -näkymässä valokuvan tai allekirjoituksen päälle voi piirtää kentän.
Jokainen luettelon nimi peitetään kaikkialla. Yksin esiintyvä suku- tai etunimi yhdistetään samaan henkilöön, jotta osapuoli ei paljastu lyhyemmässä nimimuodossa.
Peittämistodistus kirjaa alkuperäisen ja peitetyn tiedoston SHA-256-tiivisteet sekä poistettujen kohteiden määrän tyypeittäin. Se ei sisällä asiakirjan sisältöä ja voidaan säilyttää tiedoston mukana.
Word-tiedostoista poistuvat kommentit, muutosseuranta ja tekijätiedot; PDF:istä merkinnät, liitteet, kirjanmerkit, piilotetut tasot ja metatiedot; valokuvista sijaintitiedot. Ennen latausta lopputarkistus lukee koko tiedoston uudelleen ja pysäyttää työn, jos jokin arvo on vielä jäljellä.
Tunnistus ja mustaaminen toimivat Euroopassa Redacticin hallitsemalla infrastruktuurilla, ilman että kolmannen osapuolen tekoäly lukee mustaamatonta tekstiä. Tiedostojasi ei tallenneta, ja GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus allekirjoitetaan tilattaessa.
Jokaisen säännön vieressä kuvataan Redacticin arkikäyttö, jotta soveltuvuutta toimistolle voi arvioida.
EU:n rahanpesuasetusta sovelletaan 10. heinäkuuta 2027 alkaen suoraan notaareihin, jotka osallistuvat asiakkaidensa kiinteistö-, yhtiö- ja muihin lueteltuihin liiketoimiin. Asetuksen 77 artikla vaatii toimistoa säilyttämään asiakkaan tuntemisasiakirjojen kopiot viisi vuotta ja määrää, ettei niitä peitetä. Rahanpesun torjunnan aineisto säilyy siis täydellisenä arkistossa. Redactic valmistelee toimistosta pankille, välittäjälle tai tekoälylle lähetettävät kopiot.
Henkilötiedot on rajattava tarkoituksen kannalta tarpeellisiin. Jokainen Redacticissa tehty kopio sisältää vain vastaanottajalle valitut tiedot.
Asetuksen 32 artikla mainitsee pseudonymisoinnin käsittelyn turvatoimena. Tekoälyä käytettäessä Redactic pseudonymisoi asiakirjan ensin. Paikkamerkkien ja oikeiden arvojen vastaavuustaulukko pysyy Redacticin puolella.
Toimisto päättää asiakirjojensa käsittelyn tarkoitukset ja keinot. Redactic toimii käsittelijänä tilauksen yhteydessä allekirjoitetun tietojenkäsittelysopimuksen perusteella.
Redactic kuvaa, mitä sen työkalut tekevät; oman käsittelysi arviointi jää sinulle, tietojenkäsittelysopimuksen ja Trust & Security -sivun tukemana. Tietoturva
Ohjelmistolla, joka poistaa tekstin tiedostosta, lukee skannatut liitteet ja sallii jokaisen kohteen tarkistamisen ennen latausta. Redactic peittää arvot itse PDF:ssä, lukee skannaukset ja valokuvat OCR:llä, näyttää kopion sivu kerrallaan Tarkista ja muokkaa -näkymässä ja lisää todistuksen alkuperäisen ja kopion SHA-256-tiivisteillä.
Ei. Teksti poistetaan viedystä PDF:stä jokaisen mustan kentän alta, eikä palauttamiseen ole vastaavuustaulukkoa.
Kyllä. Redactic lukee skannatut henkilökortit ja passit OCR:llä ja peittää löydetyt numerot ja nimet. Tarkista ja muokkaa -näkymässä valokuvan, allekirjoituksen tai leiman päälle voi piirtää kentän.
Ei. Asetus (EU) 2024/1624 vaatii säilyttämään nämä asiakirjat täydellisinä. Redactic on tarkoitettu ulos lähetettäville kopioille, kuten pankille toimitettavalle henkilöllisyystodistukselle. Arkistossa säilytettävä aineisto pysyy ennallaan.
Kyllä. Peittämisen jälkeen tekoäly saa asiakirjakeskustelussa paikkamerkit Redacticin löytämille nimille, verotunnisteille ja IBAN-numeroille. Oikeat arvot palaavat selaimessa. Jokaisen viestin alla voi lukea mallin saaman tarkan tekstin.
Ei. Paikkamerkeillä peitetty teksti on pseudonymisoitu ja pysyy GDPR:n mukaisena henkilötietona vastaavuustaulukon haltijalle. Toimistosta lähetettävän kopion arvot Blackout poistaa tiedostosta.
Kyllä. ZIP-tiedoston lataamisen jälkeen Redactic peittää jokaisen sen asiakirjan yksitellen samalla paikkamerkillä samalle henkilölle kaikissa tiedostoissa ja antaa uuden ZIP:n peitetyillä kopioilla.
Kyllä. Paketilla Firm enintään 50 henkilöä saa asiakirjojen peittämisen ja Secure Chatbotin, kukin omalla tekoälykiintiöllä. Suuremmille toimistoille tai erityisiin käyttöönotto- ja sopimusvaatimuksiin Enterprise mukautetaan toimiston mukaan.
Tunnistus ja peittäminen tapahtuvat Euroopassa Redacticin hallitsemalla infrastruktuurilla ilman tiedostojen tallentamista. Toimisto on asiakirjojensa rekisterinpitäjä ja Redactic GDPR:n 28 artiklan mukainen käsittelijä, jonka tietojenkäsittelysopimus allekirjoitetaan tilauksen yhteydessä. Tietojenkäsittelysopimus Tietoturva
Kokeile Redacticia oikean asiakirjan ensimmäisellä sivulla ilman käyttäjätiliä. Tiedostoa ei tallenneta.
Suuremmille toimistoille on saatavilla Enterprise erillisellä, yhden asiakkaan, yksityispilvi- tai paikallisella käyttöönotolla.