Redactic erkennt Namen, Steuerkennzeichen, IBANs, Anschriften, Geburtsdaten und Ausweisnummern in einer Urkunde oder ihren Anlagen. Welche Daten jeder Empfänger sieht, lässt sich einzeln festlegen. Wird eine Kopie für eine Bank, eine Agentur oder einen Mandanten geschwärzt, wird der Text unter jedem schwarzen Balken aus der Datei entfernt. Mit Platzhaltern lässt sich dieselbe Urkunde von einer KI zusammenfassen; die echten Namen erscheinen erst wieder im Browser.
Kaufverträge, Gesellschaftsurkunden, Testamente und Nachlassunterlagen, Grundbuch- und Handelsregisterauszüge, beigefügte Ausweisdokumente und Geldwäscheakten, als PDF, Word oder Excel sowie als Scans und Fotos.
Die kostenlose Testversion schwärzt die erste Seite einer PDF-, Word- oder Textdatei ohne Benutzerkonto.
Löschen Sie Daten dauerhaft aus dem Dokument. Ideal, um Dateien risikofrei an Dritte weiterzugeben.
Ersetzen Sie sensible Daten durch Platzhalter, bevor Sie die KI abfragen. Stellen Sie die echten Werte im Endergebnis wieder her.
Es folgt ein Auszug aus einem fiktiven Kaufvertrag, wie ihn ein Notariat an die Bank des Käufers senden würde. Redactic erkennt personenbezogene Daten, bestätigt die deutschen Steuer-IDs und die IBAN anhand ihrer Prüfzeichen und lässt Preis, Objektbeschreibung und Vertragsklauseln lesbar.
| Feld im Dokument | Art der Daten | Wie Redactic damit umgeht | Prüfziffer verifiziert |
|---|---|---|---|
| Julia Berger, Markus Lehmann | Personennamen | Erkannt; mit der Beteiligtenliste zuverlässig in jeder Form maskiert, auch bei alleinigem Nachnamen | Nicht zutreffend |
| 12.05.1982, 18.12.1979 | Geburtsdaten | Erkannt nach „geboren am“ oder „Geburtsdatum“ | Nicht zutreffend |
| 65430001279, 81270003456 | Steuer-ID | Erkannt | Ja |
| Kaiserstraße 32, 60311 Frankfurt am Main | Postanschrift | Erkannt | Nicht zutreffend |
| DE44500105175407324931 | IBAN | Erkannt | Ja |
| Blatt 12, Flurstück 345, Untereinheit 7 | Katasterverweis | Mit einem Klick maskiert oder über eine Suche, die alle Treffer markiert | Nicht zutreffend |
| EUR 285.000,00 | Kaufpreis | Beibehalten | Nicht zutreffend |
Fiktive Daten. Preis, Objektbeschreibung und Aufbau der Urkunde bleiben erhalten.
Nach dem Maskieren der Urkunde lässt sich der Dokumentchat öffnen: Die KI erhält die Datei mit Platzhaltern anstelle von Namen, Steuerkennzeichen und IBANs. Auch Fragen mit den echten Namen der Beteiligten werden vor dem Versand maskiert. Unter jeder Nachricht zeigt „Was die KI sieht“ den genauen Text, den das Modell erhalten hat. Die Antwort erscheint mit den echten Werten im Browser. Ist die Maskierung nicht verfügbar, wird die Nachricht nicht gesendet.
Mit Firm steht dem gesamten Notariat der Secure Chatbot zur Verfügung, ein KI-Chat für Fragen ohne Ausgangsdokument mit derselben Maskierung jeder Nachricht. Die Workspace-Verwaltung legt Zugang und KI-Kontingente pro Person fest. Der Chat speichert keine Gespräche auf unseren Servern.
Das Original bleibt genau so in der Urkundensammlung, wie es unterzeichnet wurde. Eine für einen anderen Zweck versandte Kopie kann weniger Daten enthalten. Die Urkunde hochladen, die Erkennung von Redactic prüfen, benötigte Stellen sichtbar lassen und eine PDF herunterladen, aus der der Rest entfernt wurde. Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO verlangt die Beschränkung personenbezogener Daten auf das für den Zweck notwendige Maß. Eine so vorbereitete Kopie enthält genau das, was der jeweilige Empfänger benötigt.
Eine PDF-, Word-Datei, einen Scan, ein Foto oder ein ZIP mit der Urkunde und sämtlichen Anlagen hinzufügen. Redactic schwärzt die Dateien einzeln und verwendet in allen Dateien denselben Platzhalter für dieselbe Person. Bis zu vier Länder für das Dokument auswählen und die Namen der Beteiligten in die Liste aufnehmen, damit jeder Name zuverlässig maskiert wird.
In „Prüfen und bearbeiten“ lässt sich die Kopie Seite für Seite so lesen, wie sie heruntergeladen wird. Ein Klick lässt einen Wert sichtbar; übersehene Wörter lassen sich auswählen, Grundbuchverweise suchen und alle Treffer zugleich markieren. Über Ausweisfotos, Unterschriften oder Stempeln lassen sich Rechtecke zeichnen.
Die geschwärzte PDF mit ihrem Schwärzungszertifikat herunterladen und versenden. Alternativ die maskierte Fassung behalten und der KI Fragen mit den Namen der Beteiligten aus der Urkunde stellen.
Die heruntergeladene Datei enthält keine Kommentare, nachverfolgten Änderungen, ausgeblendeten Tabellenblätter oder Dokumenteigenschaften mit den Namen, die Sie entfernt haben.
Der Text unter jedem schwarzen Balken wird aus der PDF gelöscht. Er lässt sich aus der versandten Kopie weder auswählen noch kopieren oder wiederherstellen. Gescannte Seiten und Fotos werden zuerst per OCR gelesen; die erkannten Wörter werden anschließend auf der Seite geschwärzt.
Bei einem gescannten Pass oder Personalausweis liest Redactic den Text per OCR und schwärzt die erkannten Werte. In „Prüfen und bearbeiten“ lässt sich ein Rechteck über Foto oder Unterschrift zeichnen.
Jeder Name auf der Liste wird überall maskiert. Ein allein verwendeter Vor- oder Nachname wird derselben Person zugeordnet, damit Beteiligte auch in verkürzter Namensform geschützt bleiben.
Das Schwärzungszertifikat verzeichnet die SHA-256-Fingerabdrücke des Originals und der geschwärzten Datei sowie die Anzahl entfernter Elemente je Datentyp. Es enthält keine Inhalte der Urkunde und kann mit der Datei aufbewahrt werden.
Aus Word-Dateien werden Kommentare, nachverfolgte Änderungen und Autorenangaben entfernt, aus PDFs Anmerkungen, Anhänge, Lesezeichen, ausgeblendete Ebenen und Metadaten, aus Fotos Standortdaten. Vor dem Download liest eine Abschlussprüfung die gesamte Datei erneut und stoppt den Vorgang, falls ein Wert noch vorhanden ist.
Erkennung und Schwärzung laufen in Europa auf von Redactic kontrollierter Infrastruktur, ohne dass eine KI Dritter den ungeschwärzten Text liest. Ihre Dateien werden nicht gespeichert, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird beim Abschluss des Abos unterzeichnet.
Neben jeder Vorschrift steht, was Redactic im Alltag leistet, damit sich die Eignung für das Notariat beurteilen lässt.
Ab dem 10. Juli 2027 gilt die EU-Geldwäscheverordnung unmittelbar für Notare, die für ihre Mandanten an Immobilien-, Gesellschafts- und anderen aufgeführten Geschäften mitwirken. Artikel 77 verlangt, Kopien der Unterlagen zur Erfüllung der Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden fünf Jahre lang aufzubewahren, und bestimmt, dass diese Unterlagen nicht geschwärzt werden. Die Geldwäscheakte bleibt daher vollständig im Notariat. Redactic erstellt die Kopien dieser Dokumente, die das Notariat für eine Bank, eine Agentur oder eine KI verlassen.
Personenbezogene Daten müssen auf das für den Zweck notwendige Maß beschränkt sein. Jede in Redactic erstellte Kopie enthält nur die für den jeweiligen Empfänger ausgewählten Daten.
Artikel 32 nennt Pseudonymisierung als Maßnahme für die Sicherheit der Verarbeitung. Beim Einsatz von KI pseudonymisiert Redactic zuerst die Urkunde. Die Zuordnung zwischen Platzhaltern und echten Werten bleibt auf der Redactic-Seite.
Das Notariat bestimmt Zwecke und Mittel der Verarbeitung seiner Dokumente. Redactic handelt als Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines bei Abschluss unterzeichneten Auftragsverarbeitungsvertrags.
Redactic beschreibt, was seine Werkzeuge tun; die Beurteilung Ihrer eigenen Verarbeitung bleibt bei Ihnen, mit Unterstützung durch den AVV und die Seite Trust & Security. Sicherheit
Eine Software, die Text aus der Datei entfernt, gescannte Anlagen liest und vor dem Download eine Prüfung jedes Elements ermöglicht. Redactic schwärzt die Werte direkt in der PDF, liest Scans und Fotos per OCR, zeigt die Kopie Seite für Seite in „Prüfen und bearbeiten“ und erstellt ein Schwärzungszertifikat mit den SHA-256-Fingerabdrücken von Original und Kopie.
Nein. Der Text unter jedem schwarzen Balken wird aus der exportierten PDF gelöscht. Eine Zuordnung zur Wiederherstellung existiert nicht.
Ja. Redactic liest gescannte Personalausweise und Reisepässe per OCR und schwärzt erkannte Nummern und Namen. In „Prüfen und bearbeiten“ lässt sich ein Rechteck über Foto, Unterschrift oder Stempel zeichnen.
Nein. Die Verordnung (EU) 2024/1624 verlangt die vollständige Aufbewahrung dieser Unterlagen. Redactic dient den Kopien, die das Notariat verlassen, etwa einem Ausweis für eine Bank. Die aufbewahrte Akte bleibt unverändert.
Ja. Nach der Maskierung arbeitet der Dokumentchat mit Platzhaltern für die von Redactic erkannten Namen, Steuerkennzeichen und IBANs. Die echten Werte erscheinen wieder im Browser. Unter jeder Nachricht lässt sich der genaue Text lesen, den das Modell erhalten hat.
Nein. Maskierter Text ist pseudonymisiert und bleibt für den Inhaber der Zuordnung personenbezogen im Sinne der DSGVO. Für Kopien, die das Notariat verlassen, entfernt Blackout die Werte aus der Datei.
Ja. Nach dem Hochladen eines ZIP schwärzt Redactic jedes enthaltene Dokument einzeln mit demselben Platzhalter für dieselbe Person in allen Dateien und liefert ein neues ZIP mit den geschwärzten Kopien.
Ja. Mit Firm erhalten bis zu 50 Personen Dokumentenschwärzung und Secure Chatbot mit jeweils eigenem KI-Kontingent. Für größere Notariate oder besondere Anforderungen an Bereitstellung und AV-Vertrag wird Enterprise passend zum Notariat eingerichtet.
Erkennung und Schwärzung erfolgen in Europa auf von Redactic kontrollierter Infrastruktur. Dateien werden nicht gespeichert. Das Notariat ist Verantwortlicher für seine Dokumente, Redactic Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO mit einem bei Abschluss unterzeichneten AV-Vertrag. Datenverarbeitungsvertrag Sicherheit
Redactic lässt sich auf der ersten Seite einer echten Urkunde ohne Konto testen. Die Datei wird nicht gespeichert.
Größere Notariate können Enterprise mit dedizierter, Single-Tenant-, Private-Cloud- oder On-Premise-Bereitstellung nutzen.