Sichtbare Spalten
Namen, E-Mail-Adressen, IBANs, Steuerkennungen und Sozialversicherungsnummern in normalen Spalten werden erkannt und Blatt für Blatt aufgelistet.
Excel- und CSV-Dateien anonymisieren
Excel anonymisieren, in jedem Blatt der Arbeitsmappe
Redactic findet Namen, E-Mail-Adressen, IBANs und Steuerkennungen in Excel-Arbeitsmappen und CSV-Exporten, einschließlich ausgeblendeter Blätter und Kommentare. Nach der Prüfung jedes Fundes lässt sich eine Datei mit Kennzeichnungen oder endgültig geschwärzten Werten herunterladen.
Wo personenbezogene Daten in einer Arbeitsmappe stecken
Eine Arbeitsmappe enthält mehr als die beim Öffnen sichtbaren Spalten. Redactic liest mit einem Upload vier Bereiche und führt die Fundstellen in einer Prüfliste zusammen. Das Einblenden von Blättern und einzelne Öffnen von Kommentaren entfällt.
Notizen als Freitext
Eine Notizzelle wiederholt oft einen Namen, der schon in einer Spalte steht. Redactic liest solche Zellen als Text, und ein dort erkannter Name erhält dieselbe Kennzeichnung wie diese Person im Rest der Arbeitsmappe.
Ausgeblendete Blätter
Ein ausgeblendetes Blatt wird mit der Datei weitergegeben. Redactic verarbeitet es wie sichtbare Blätter und lässt es in der heruntergeladenen Datei ausgeblendet.
Kommentare und Dateieigenschaften
Jeder Zellkommentar bleibt an seiner Zelle, sein Text und sein Autor werden geschwärzt. Die Autorenfelder in den Dateieigenschaften werden geleert.
Zwei Möglichkeiten, eine Tabelle zu schützen
Beide Modi funktionieren mit Excel-Arbeitsmappen und CSV-Dateien. Die Wahl richtet sich danach, was der Empfänger mit der Datei tun soll.
Maskieren, wenn mit der Datei weitergearbeitet wird
Jeder Wert wird zu einem Platzhalter. Derselbe Wert erhält in jeder Zelle und jedem Blatt denselben Platzhalter. Eine Person, die in einer Spalte als ⟦PERSON_1⟧ erscheint, heißt auch in Notizen und Kommentaren ⟦PERSON_1⟧. So können Berater oder KI-Werkzeuge dieselbe Person in der ganzen Arbeitsmappe verfolgen. Die Maskierung ist umkehrbar, die echten Werte lassen sich später wiederherstellen.
Schwärzen, wenn die Daten entfernt werden müssen
Schwärzen entfernt die Werte endgültig, ohne Möglichkeit zur Wiederherstellung. Dieser Modus eignet sich, wenn der Empfänger die ursprünglichen Werte auch später nicht benötigen wird.
Was erhalten bleibt
Die hochgeladene Arbeitsmappe wird mit ersetzten Fundstellen heruntergeladen. Sichere Spalten müssen nicht in eine neue Datei kopiert werden. Blattnamen bleiben erhalten, ausgeblendete Blätter bleiben ausgeblendet und Formatierungen wie Fettdruck sowie Formeln wie =A2 bleiben in ihren Zellen.
In einer CSV-Datei wird jede Zelle einzeln maskiert und jede Spalte bleibt an ihrem Platz. Aus Excel exportierte Dateien behalten Buchstaben mit Akzenten und Zeichen wie €. Die heruntergeladene Datei lässt sich direkt in Excel öffnen.
Jeder erkannte Eintrag wird vor dem Download zur Prüfung angezeigt. Falsche Erkennungen lassen sich dort rückgängig machen. Vor der Freigabe prüft eine abschließende Kontrolle, dass keine erkannten Werte in einer Zelle zurückbleiben, auch keine Telefonnummern mit anderen Trennzeichen. Besteht eine Datei diese Prüfung nicht, wird sie nicht ausgeliefert.
Wann die Anonymisierung von Excel Zeit spart
Lohn- und Personalexporte
Lohn- oder Abwesenheitstabellen lassen sich mit Kennzeichnungen anstelle von Namen und Steuerkennungen an Berater oder Prüfer senden. Der Empfänger kann jede Person über die Blätter hinweg zuordnen. Das manuelle Löschen von Spalten entfällt.
Kunden- und CRM-Listen
Ein Kundenexport lässt sich nach dem Maskieren oder Schwärzen von Namen und E-Mail-Adressen mit einer Agentur oder einem Lieferanten teilen. Die Spalten bleiben an ihrem Platz, sodass der Empfänger jedes Feld dort findet, wo er es erwartet.
Analyse mit KI
Ein KI-Werkzeug kann in einer Tabelle nach Trends suchen, während erkannte Namen und IBANs durch Kennzeichnungen ersetzt sind. Jede Person behält in der gesamten Arbeitsmappe dieselbe Kennzeichnung, sodass das Modell zusammengehörige Zeilen gruppieren kann. Werden die echten Werte wieder benötigt, lässt sich die Maskierung rückgängig machen.
Europa, keine Speicherung und ein AVV.
Erkennung und Schwärzung laufen in Europa auf von Redactic kontrollierter Infrastruktur, ohne dass eine KI Dritter den ungeschwärzten Text liest. Ihre Dateien werden nicht gespeichert, und der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO wird beim Abschluss des Abos unterzeichnet.
Häufig gestellte Fragen
Verarbeitet Redactic ausgeblendete Blätter?
Ja. Redactic liest alle Blätter der Arbeitsmappe, auch ausgeblendete, und schwärzt sie wie sichtbare Blätter. In der heruntergeladenen Datei bleiben sie ausgeblendet.
Was passiert mit Zellkommentaren?
Jeder Kommentar bleibt an seiner Zelle, sein Text und sein Autor werden geschwärzt. Die Autorenfelder in den Dateieigenschaften werden ebenfalls geleert.
Bleiben meine Formeln erhalten?
Ja, Formeln wie =A2 bleiben in ihren Zellen. Verweist eine Formel auf eine geschwärzte Zelle, sollte das Ergebnis vor dem Weitergeben der Arbeitsmappe geprüft werden.
Kann die maskierte Datei an ein KI-Werkzeug weitergegeben werden?
Ja. Jede Person hat in der gesamten Arbeitsmappe dieselbe Kennzeichnung. So kann das Modell dieselbe Person von Blatt zu Blatt zuordnen. Die Maskierung ist umkehrbar, die echten Werte lassen sich später wiederherstellen.
Funktioniert es mit CSV-Dateien aus europäischen Excel-Versionen?
Ja. Redactic verarbeitet Dateien mit Kommas, Semikolons oder Tabulatoren als Trennzeichen, einschließlich der Semikolondateien europäischer Excel-Versionen und Dateien mit einer ersten Zeile "sep=;". Jede Zelle wird einzeln maskiert, die Spalten bleiben an ihrem Platz und Buchstaben mit Akzenten bleiben erhalten. Die heruntergeladene Datei lässt sich direkt in Excel öffnen.
Wo werden die Dateien verarbeitet?
Redactic läuft auf Hetzner-Servern in Helsinki und Deutschland, und die Speicherung erfolgt auf Cloudflare R2 unter EU-Rechtshoheit. In der standardmäßigen EU-Datenregion werden die eingesetzten KI-Anbieter in der EU gehostet und erhalten ausschließlich maskierten Text.
Die erste Tabelle anonymisieren
Eine Arbeitsmappe oder einen CSV-Export hochladen und die Fundstellen von Redactic prüfen, bevor die Datei zum Weitergeben heruntergeladen wird.