Zichtbare kolommen
Namen, e-mailadressen, IBAN's, fiscale nummers en socialezekerheidsnummers in gewone kolommen worden gedetecteerd en per werkblad getoond.
Excel en CSV anonimiseren
Excel anonimiseren in elk werkblad van de werkmap
Redactic vindt namen, e-mailadressen, IBAN's en fiscale nummers in Excel-werkmappen en CSV-exports, inclusief verborgen bladen en opmerkingen. Na controle van elk gegeven kan een bestand met labels of permanent zwartgemaakte waarden worden gedownload.
Waar persoonsgegevens in een werkmap verborgen zitten
Een werkmap bevat meer dan de kolommen die bij het openen zichtbaar zijn. Redactic leest vier plekken met één upload en brengt de resultaten samen in één controlelijst. Verborgen bladen zichtbaar maken en opmerkingen een voor een openen is niet meer nodig.
Notities met vrije tekst
Een notitiecel herhaalt vaak een naam die al in een kolom staat. Redactic leest zulke cellen als tekst, en een naam die daar wordt gedetecteerd, krijgt hetzelfde label als die persoon elders in de werkmap.
Verborgen werkbladen
Een verborgen werkblad gaat nog steeds met het bestand mee naar de ontvanger. Redactic verwerkt het net als zichtbare bladen en laat het verborgen in het gedownloade bestand.
Opmerkingen en bestandseigenschappen
Elke opmerking blijft bij de cel staan, met geanonimiseerde tekst en auteur. De auteursvelden in de bestandseigenschappen worden gewist.
Twee manieren om een spreadsheet te beschermen
Beide modi werken met Excel-werkmappen en CSV-bestanden. De keuze hangt af van wat de ontvanger met het bestand moet doen.
Maskeren, als het bestand nog nodig is voor het werk
Elke waarde wordt een tijdelijke aanduiding en dezelfde waarde krijgt in elke cel en elk werkblad dezelfde aanduiding. Een persoon die in een kolom ⟦PERSON_1⟧ heet, blijft ook in notities en opmerkingen ⟦PERSON_1⟧. Een adviseur of AI-tool kan zo dezelfde persoon door de hele werkmap volgen. Maskeren is omkeerbaar en de echte waarden kunnen later worden teruggezet.
Zwartmaken, als de gegevens weg moeten
Zwartmaken verwijdert de waarden permanent. Herstellen is niet mogelijk. Deze modus past wanneer de ontvanger de oorspronkelijke waarden ook later niet nodig zal hebben.
Wat op zijn plaats blijft
De geüploade werkmap wordt gedownload met de gedetecteerde waarden vervangen, zonder veilige kolommen naar een nieuw bestand te kopiëren. Werkbladnamen blijven behouden, verborgen bladen blijven verborgen en opmaak zoals vetgedrukte tekst en formules zoals =A2 blijven in hun cellen.
In een CSV-bestand wordt elke cel apart gemaskeerd en blijft elke kolom op zijn plaats. Bestanden die vanuit Excel zijn geëxporteerd, behouden letters met accenten en symbolen zoals €. Het gedownloade bestand opent rechtstreeks in Excel.
Elk gedetecteerd gegeven wordt vóór het downloaden ter controle getoond. Een onjuiste detectie kan daar ongedaan worden gemaakt. Vóór vrijgave bevestigt een laatste controle dat er geen gedetecteerde waarden in cellen achterblijven, ook geen telefoonnummers met andere scheidingstekens. Een bestand dat de controle niet doorstaat, wordt niet afgeleverd.
Wanneer Excel anonimiseren tijd bespaart
Loon- en HR-exports
Een loon- of verzuimoverzicht kan naar een adviseur of auditor met labels in plaats van namen en fiscale nummers. De ontvanger kan elke persoon over de werkbladen heen volgen, zonder handmatig kolommen te verwijderen.
Klanten- en CRM-lijsten
Een klantenexport kan met een bureau of leverancier worden gedeeld nadat namen en e-mailadressen zijn gemaskeerd of zwartgemaakt. De kolommen blijven op hun plaats, zodat de ontvanger elk veld op de verwachte plek vindt.
Analyse met AI
Een AI-tool kan trends zoeken in een spreadsheet waarin gedetecteerde namen en IBAN's door labels zijn vervangen. Elke persoon houdt één label in de hele werkmap, zodat het model bij elkaar horende rijen kan groeperen. Als de echte waarden weer nodig zijn, kan de maskering worden teruggedraaid.
Europa, geen opslag en een verwerkersovereenkomst.
Herkenning en zwartlakken draaien in Europa op infrastructuur die Redactic beheert, zonder dat een AI van derden de niet-zwartgelakte tekst leest. Uw bestanden worden niet opgeslagen en de verwerkersovereenkomst op grond van art. 28 AVG wordt bij het afsluiten ondertekend.
Veelgestelde vragen
Verwerkt Redactic verborgen werkbladen?
Ja. Redactic leest elk werkblad, inclusief verborgen bladen, en anonimiseert ze net als zichtbare bladen. Ze blijven verborgen in het gedownloade bestand.
Wat gebeurt er met celopmerkingen?
Elke opmerking blijft bij de cel staan, met geanonimiseerde tekst en auteur. Ook de auteursvelden in de bestandseigenschappen worden gewist.
Blijven de formules behouden?
Ja, formules zoals =A2 blijven in hun cellen. Verwijst een formule naar een geanonimiseerde cel, controleer dan het resultaat voordat de werkmap wordt verstuurd.
Kan het gemaskeerde bestand aan een AI-tool worden gegeven?
Ja. Elke persoon heeft één label in de hele werkmap, zodat het model die persoon van werkblad naar werkblad kan volgen. Maskeren is omkeerbaar en de echte waarden kunnen later worden teruggezet.
Werkt het met CSV-bestanden uit Europese versies van Excel?
Ja. Redactic verwerkt bestanden met komma's, puntkomma's of tabs als scheidingsteken, inclusief puntkommabestanden uit Europese versies van Excel en bestanden die beginnen met een regel "sep=;". Elke cel wordt apart gemaskeerd, de kolommen blijven op hun plaats en letters met accenten blijven behouden. Het gedownloade bestand opent rechtstreeks in Excel.
Waar worden de bestanden verwerkt?
Redactic draait op Hetzner-servers in Helsinki en Duitsland, en de opslag vindt plaats op Cloudflare R2 onder EU-jurisdictie. In de standaard EU-dataregio worden de gebruikte AI-aanbieders in de EU gehost en ontvangen ze alleen gemaskeerde tekst.
De eerste spreadsheet anonimiseren
Upload een werkmap of CSV-export en controleer wat Redactic heeft gevonden voordat het bestand voor verzending wordt gedownload.