Näkyvät sarakkeet
Tavallisten sarakkeiden nimet, sähköpostiosoitteet, IBAN-numerot, verotunnisteet ja sosiaaliturvatunnukset tunnistetaan ja luetellaan taulukko kerrallaan.
Excelin ja CSV:n anonymisointi
Excelin anonymisointi työkirjan jokaisessa taulukossa
Redactic löytää nimet, sähköpostiosoitteet, IBAN-numerot ja verotunnisteet Excel-työkirjoista ja CSV-vienneistä, myös piilotetuista taulukoista ja kommenteista. Jokaisen löydöksen tarkistamisen jälkeen tiedoston voi ladata tunnisteilla peitettynä tai pysyvästi mustattuna.
Missä henkilötiedot piilevät työkirjassa
Työkirja sisältää muutakin kuin avatessa näkyvät sarakkeet. Redactic lukee yhdellä latauksella neljä aluetta ja kokoaa löydökset yhteen tarkistuslistaan. Piilotettuja taulukoita ei tarvitse tuoda näkyviin eikä kommentteja avata yksitellen.
Vapaamuotoiset muistiinpanot
Muistiinpanosolu toistaa usein nimen, joka on jo sarakkeessa. Redactic lukee tällaiset solut tekstinä, ja niistä havaittu nimi saa saman tunnisteen kuin henkilöllä on muualla työkirjassa.
Piilotetut taulukot
Piilotettu taulukko kulkee edelleen tiedoston mukana vastaanottajalle. Redactic käsittelee sen kuten näkyvät taulukot ja jättää sen piilotetuksi ladatussa tiedostossa.
Kommentit ja tiedoston ominaisuudet
Jokainen kommentti säilyy omassa solussaan teksti ja tekijä anonymisoituina. Tiedoston ominaisuuksiin tallennetut tekijätiedot tyhjennetään.
Kaksi tapaa suojata laskentataulukko
Molemmat tilat toimivat Excel-työkirjoissa ja CSV-tiedostoissa. Valinta riippuu siitä, mihin vastaanottaja tarvitsee tiedostoa.
Peitä, kun tiedostoa tarvitaan vielä työssä
Jokainen arvo korvataan paikkamerkillä, ja sama arvo saa saman paikkamerkin jokaisessa solussa ja taulukossa. Sarakkeessa tunnisteella ⟦PERSON_1⟧ merkitty henkilö on ⟦PERSON_1⟧ myös muistiinpanoissa ja kommenteissa. Konsultti tai tekoälytyökalu voi siten seurata samaa henkilöä koko työkirjassa. Peittäminen on palautettavissa, ja alkuperäiset arvot voi palauttaa myöhemmin.
Mustaa, kun tiedot on poistettava
Mustaaminen poistaa arvot pysyvästi, eikä niitä voi palauttaa. Se sopii tilanteisiin, joissa vastaanottajan ei tarvitse koskaan nähdä alkuperäisiä arvoja.
Mikä säilyy paikallaan
Ladattava tiedosto on sama työkirja, jonka havaitut arvot on korvattu. Turvallisia sarakkeita ei tarvitse kopioida uuteen tiedostoon. Taulukoiden nimet säilyvät, piilotetut taulukot pysyvät piilotettuina ja muotoilut, kuten lihavoitu teksti, sekä kaavat kuten =A2 jäävät soluihinsa.
CSV-tiedostossa jokainen solu peitetään erikseen ja jokainen sarake pysyy paikallaan. Excelistä viedyt tiedostot säilyttävät tarkkeelliset kirjaimet ja symbolit kuten €, ja ladattu tiedosto avautuu suoraan Excelissä.
Jokainen havaittu tieto näytetään tarkistettavaksi ennen latausta, ja virheellisen tunnistuksen voi kumota siinä. Ennen tiedoston luovutusta lopputarkistus varmistaa, ettei soluihin jää havaittuja arvoja, myöskään eri erotinmerkeillä kirjoitettuja puhelinnumeroita. Tarkistuksessa hylättyä tiedostoa ei luovuteta.
Milloin Excelin anonymisointi säästää aikaa
Palkka- ja henkilöstötietojen viennit
Palkka- tai poissaolotaulukon voi lähettää konsultille tai tarkastajalle nimet ja verotunnisteet korvattuina tunnisteilla. Vastaanottaja voi seurata jokaista henkilöä taulukosta toiseen ilman sarakkeiden poistamista käsin.
Asiakas- ja CRM-listat
Asiakasviennin voi jakaa toimistolle tai toimittajalle nimien ja sähköpostiosoitteiden peittämisen tai mustaamisen jälkeen. Sarakkeet pysyvät paikallaan, joten vastaanottaja löytää jokaisen kentän odotetusta kohdasta.
Analyysi tekoälyllä
Tekoälytyökalu voi etsiä suuntauksia taulukosta, jonka havaitut nimet ja IBAN-numerot on korvattu tunnisteilla. Jokaisella henkilöllä säilyy yksi tunniste koko työkirjassa, joten malli voi ryhmitellä yhteen kuuluvat rivit. Kun alkuperäisiä arvoja tarvitaan taas, peittämisen voi perua.
Eurooppa, ei tallennusta ja tietojenkäsittelysopimus.
Tunnistus ja mustaaminen toimivat Euroopassa Redacticin hallitsemalla infrastruktuurilla, ilman että kolmannen osapuolen tekoäly lukee mustaamatonta tekstiä. Tiedostojasi ei tallenneta, ja GDPR:n 28 artiklan mukainen tietojenkäsittelysopimus allekirjoitetaan tilattaessa.
Usein kysytyt kysymykset
Käsitteleekö Redactic piilotetut taulukot?
Kyllä. Redactic lukee työkirjan kaikki taulukot, myös piilotetut, ja anonymisoi ne kuten näkyvät taulukot. Ne pysyvät piilotettuina ladatussa tiedostossa.
Mitä solujen kommenteille tapahtuu?
Jokainen kommentti säilyy omassa solussaan teksti ja tekijä anonymisoituina. Myös tiedoston ominaisuuksiin tallennetut tekijätiedot tyhjennetään.
Säilyvätkö kaavat?
Kyllä, kaavat kuten =A2 jäävät soluihinsa. Jos kaava viittaa anonymisoituun soluun, tulos kannattaa tarkistaa ennen työkirjan lähettämistä.
Voiko peitetyn tiedoston antaa tekoälytyökalulle?
Kyllä. Jokaisella henkilöllä on yksi tunniste koko työkirjassa, joten malli voi seurata samaa henkilöä taulukosta toiseen. Peittäminen on palautettavissa, ja alkuperäiset arvot voi palauttaa myöhemmin.
Toimiiko palvelu Excelin eurooppalaisten versioiden CSV-tiedostoilla?
Kyllä. Redactic käsittelee pilkuilla, puolipisteillä tai sarkaimilla erotellut tiedostot, myös Excelin eurooppalaisten versioiden puolipistetiedostot ja tiedostot, joiden ensimmäinen rivi on "sep=;". Jokainen solu peitetään erikseen, sarakkeet pysyvät paikallaan, tarkkeelliset kirjaimet säilyvät ja ladattu tiedosto avautuu suoraan Excelissä.
Missä tiedostot käsitellään?
Redactic toimii Hetznerin palvelimilla Helsingissä ja Saksassa, ja tiedot tallennetaan Cloudflare R2:een EU:n lainkäyttövallan alaisuudessa. EU:n oletusdata-alueella käytetyt tekoälypalveluntarjoajat toimivat EU:ssa ja saavat vain peitettyä tekstiä.
Anonymisoi ensimmäinen laskentataulukko
Lataa työkirja tai CSV-vienti ja tarkista Redacticin löydökset ennen lähetettävän tiedoston lataamista.