Vidni stolpci
Imena, e-poštni naslovi, številke IBAN, davčne številke in številke socialnega zavarovanja v običajnih stolpcih se zaznajo in izpišejo list za listom.
Anonimizacija Excela in CSV
Anonimizacija Excela na vseh listih delovnega zvezka
Redactic najde imena, e-poštne naslove, številke IBAN in davčne številke v Excelovih delovnih zvezkih in izvozih CSV, tudi na skritih listih in v komentarjih. Po pregledu vsakega podatka je mogoče prenesti datoteko z oznakami namesto vrednosti ali s trajno odstranjenimi vrednostmi.
Kje se v delovnem zvezku skrivajo osebni podatki
Delovni zvezek vsebuje več kot le stolpce, vidne ob odprtju. Redactic z enim nalaganjem prebere štiri območja in zbere najdbe na enem seznamu za pregled, brez razkrivanja skritih listov in odpiranja komentarjev enega za drugim.
Opombe v prostem besedilu
Celica z opombo pogosto ponovi ime, ki je že v stolpcu. Redactic takšne celice prebere kot besedilo, ime, ki ga tam zazna, pa dobi isto oznako, kot jo ima oseba v preostalem delovnem zvezku.
Skriti listi
Skriti list še vedno potuje z datoteko do prejemnika. Redactic ga obdela enako kot vidne liste in ga v preneseni datoteki pusti skritega.
Komentarji in lastnosti datoteke
Vsak komentar ostane pri svoji celici z anonimiziranima besedilom in avtorjem. Polja avtorja v lastnostih datoteke se počistijo.
Dva načina zaščite preglednice
Oba načina delujeta z Excelovimi delovnimi zvezki in datotekami CSV. Izbira je odvisna od tega, kaj mora prejemnik narediti z datoteko.
Maskiranje, ko je datoteka še potrebna za delo
Vsaka vrednost postane nadomestna oznaka, ista vrednost pa dobi isto oznako v vsaki celici in na vsakem listu. Oseba z oznako ⟦PERSON_1⟧ v stolpcu ostane ⟦PERSON_1⟧ tudi v opombah in komentarjih. Svetovalec ali orodje UI lahko tako sledi isti osebi po celotnem delovnem zvezku. Maskiranje je povratno in prave vrednosti je mogoče obnoviti pozneje.
Počrnitev, ko morajo podatki izginiti
Počrnitev vrednosti trajno odstrani, brez možnosti obnovitve. Primerna je, kadar prejemnik nikoli ne bo potreboval izvirnih vrednosti.
Kaj ostane na svojem mestu
Prenese se naloženi delovni zvezek z zamenjanimi zaznanimi vrednostmi, brez kopiranja varnih stolpcev v novo datoteko. Imena listov se ohranijo, skriti listi ostanejo skriti, oblikovanje, kot je krepko besedilo, in formule, kot je =A2, pa ostanejo v svojih celicah.
V datoteki CSV se vsaka celica maskira posebej in vsak stolpec ostane na svojem mestu. Datoteke, izvožene iz Excela, ohranijo črke z diakritičnimi znamenji in simbole, kot je €, prenesena datoteka pa se odpre neposredno v Excelu.
Vsak zaznani podatek je pred prenosom prikazan za pregled, napačno zaznavo pa je mogoče razveljaviti. Končni pregled pred izročitvijo potrdi, da v nobeni celici ni ostala zaznana vrednost, tudi telefonska številka z drugačnimi ločili. Datoteka, ki pregleda ne opravi, se ne izroči.
Kdaj anonimizacija Excela prihrani čas
Plačni in kadrovski izvozi
Preglednico plač ali odsotnosti je mogoče poslati svetovalcu ali revizorju z oznakami namesto imen in davčnih številk. Prejemnik lahko sledi vsaki osebi med listi, brez ročnega brisanja stolpcev.
Seznami strank in CRM
Izvoz strank je mogoče deliti z agencijo ali dobaviteljem po maskiranju ali počrnitvi imen in e-poštnih naslovov. Stolpci ostanejo na svojih mestih, zato prejemnik najde vsako polje tam, kjer ga pričakuje.
Analiza z UI
Orodje UI lahko išče trende v preglednici, v kateri so zaznana imena in številke IBAN nadomeščeni z oznakami. Vsaka oseba ohrani eno oznako v celotnem delovnem zvezku, zato lahko model združi povezane vrstice. Ko so prave vrednosti znova potrebne, je maskiranje mogoče razveljaviti.
Evropa, brez shranjevanja in pogodba o obdelavi.
Prepoznava in redigiranje potekata v Evropi na infrastrukturi, ki jo nadzoruje Redactic, brez tega, da bi AI tretje osebe brala neredigirano besedilo. Vaše datoteke se ne shranjujejo, pogodba o obdelavi po 28. členu GDPR pa se podpiše ob naročnini.
Pogosta vprašanja
Ali Redactic obdela skrite liste?
Da. Redactic prebere vse liste delovnega zvezka, tudi skrite, in jih anonimizira enako kot vidne liste. V preneseni datoteki ostanejo skriti.
Kaj se zgodi s komentarji celic?
Vsak komentar ostane pri svoji celici z anonimiziranima besedilom in avtorjem. Počistijo se tudi polja avtorja v lastnostih datoteke.
Ali formule ostanejo v datoteki?
Da, formule, kot je =A2, ostanejo v svojih celicah. Če se formula sklicuje na anonimizirano celico, je pred pošiljanjem delovnega zvezka smiselno preveriti rezultat.
Ali je mogoče maskirano datoteko dati orodju UI?
Da. Vsaka oseba ima eno oznako v celotnem delovnem zvezku, zato ji lahko model sledi med listi. Maskiranje je povratno in prave vrednosti je mogoče obnoviti pozneje.
Ali deluje z datotekami CSV iz evropskih različic Excela?
Da. Redactic obdela datoteke, ločene z vejicami, podpičji ali tabulatorji, vključno z izvozi s podpičji iz evropskih različic Excela in datotekami, ki se začnejo z vrstico "sep=;". Vsaka celica se maskira posebej, stolpci ostanejo na svojih mestih, črke z diakritičnimi znamenji se ohranijo, prenesena datoteka pa se odpre neposredno v Excelu.
Kje se datoteke obdelujejo?
Redactic deluje na strežnikih Hetzner v Helsinkih in Nemčiji, shranjevanje pa poteka v Cloudflare R2 pod jurisdikcijo EU. V privzeti podatkovni regiji EU uporabljeni ponudniki UI gostujejo v EU in prejemajo samo maskirano besedilo.
Anonimizacija prve preglednice
Naložite delovni zvezek ali izvoz CSV in preverite, kaj je Redactic našel, preden prenesete datoteko za pošiljanje.