Un archivo de Word, Excel o PDF contiene más que la página que ves: el nombre del autor, los comentarios, los cambios controlados, las filas y hojas ocultas y las propiedades del documento viajan con él. Microsoft y Adobe ofrecen herramientas que encuentran y eliminan ese contenido. Esta guía enumera lo que oculta cada formato y los pasos que lo limpian.
Qué son los datos ocultos y los metadatos
Los metadatos son datos sobre el documento. En Microsoft 365, las propiedades del documento incluyen autor, asunto y título, el nombre de la persona que guardó el archivo por última vez y la fecha de creación. Otros elementos están en el archivo sin ser visibles: comentarios, marcas de revisión del control de cambios, versiones anteriores, encabezados y pies de página, marcas de agua, texto con formato de oculto y datos XML personalizados. Adobe cita los metadatos, los comentarios, las capas ocultas y otros contenidos sensibles entre lo que puede llevar un PDF.
Microsoft señala que los comentarios y las marcas de revisión pueden mostrar a otras personas los nombres de quienes trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios realizados. Cada uno de estos elementos puede nombrar a una persona. El RGPD define los datos personales como la información sobre una persona identificable, directa o indirectamente, así que el nombre de un autor o el comentario de un revisor es un dato personal aunque la página no muestre nada. El artículo 5, apartado 1, letra c, pide que los datos compartidos se limiten a lo necesario para la finalidad.
Dónde oculta cada formato qué
La tabla resume lo que Microsoft y Adobe documentan para cada formato y la herramienta que ofrece cada una.
| Formato | Qué puede esconderse en el archivo | Herramienta del fabricante |
|---|---|---|
| Word | Propiedades, comentarios, revisiones y versiones, anotaciones a mano, encabezados, pies de página, marcas de agua, texto oculto, XML personalizado, objetos invisibles | Inspector de documentos: Archivo, Información, Comprobar si hay problemas, Inspeccionar documento |
| Excel | Los mismos elementos del documento, más filas ocultas, columnas ocultas, hojas ocultas, vínculos externos, archivos incrustados, macros, datos en caché de tablas dinámicas, filtros, nombres ocultos | Inspector de documentos, con elementos que encuentra pero no puede eliminar |
| Metadatos, comentarios, capas ocultas y otro contenido oculto | Acrobat Pro: All tools, Redact a PDF, Sanitize document (nombres de la interfaz en inglés) |
Cómo limpiar un archivo paso a paso
- Guarda una copia del archivo y trabaja sobre la copia, porque los datos eliminados pueden no ser recuperables.
- En Word o Excel abre Archivo, luego Información, luego Comprobar si hay problemas, luego Inspeccionar documento. Elige los tipos de contenido oculto que inspeccionar y selecciona Inspeccionar. El inspector tiene comprobaciones separadas para comentarios y revisiones, propiedades del documento e información personal, encabezados y pies de página, texto oculto, datos XML personalizados y contenido invisible, así que no dejes ninguna sin marcar.
- Lee los resultados. En Excel, Microsoft advierte de que eliminar filas, columnas u hojas ocultas que contengan datos puede cambiar los resultados de los cálculos, así que muéstralas primero y revisa lo que contienen.
- Selecciona Quitar todo junto a los tipos que quieras eliminar y después Volver a inspeccionar para confirmarlo.
- Trata a mano lo que el inspector encuentra pero no elimina en Excel: vínculos externos, archivos y objetos incrustados, macros, datos en caché de tablas dinámicas, filtros y nombres ocultos. Sustituye un objeto que contenga datos ocultos por una imagen estática, como sugiere Microsoft.
- Para un PDF, abre Acrobat Pro y elige All tools, luego Redact a PDF, luego Sanitize document. Selecciona Remove all, o Selectively remove y marca los elementos en el panel Hidden Information, y guarda el archivo, con lo que la eliminación pasa a ser permanente.
- Abre el archivo que vas a enviar y mira sus propiedades. Cambia el nombre del archivo si el propio nombre lleva un cliente o una persona.
En 2005 la National Security Agency escribió que convertir un documento de Word a PDF no elimina todos los metadatos, y que la información oculta suele ser tan sensible como el propio documento.
Lo que el inspector no encuentra
Microsoft documenta los límites de su propia herramienta. En Word, el inspector no detecta el texto oculto por otros medios, como texto blanco sobre fondo blanco, y no detecta objetos cubiertos por otros objetos. En Excel no detecta formas, gráficos, controles, imágenes ni SmartArt situados en columnas ocultas. Un libro guardado como libro compartido impide eliminar comentarios, anotaciones y propiedades del documento hasta que lo copies y desactives el uso compartido. En los archivos guardados en formatos OpenDocument, Microsoft dice que el inspector debe ejecutarse cada vez que se guarda en ese formato.
Estos límites explican para qué sirve el último paso de la lista. Tras la limpieza, lee la página como la leería el destinatario, selecciona todo el texto para ver si aparece un pasaje blanco o cubierto y vuelve a comprobar las propiedades.
Qué falla con los metadatos
El informe de la NSA de 2005 señala tres errores habituales que causan la mayoría de las exposiciones involuntarias: cubrir el texto con rectángulos negros, cubrir partes de una imagen y dejar en el archivo los metadatos y las propiedades del documento. Dice que la información oculta suele ser tan sensible como el contenido original y que su presencia en documentos saneados ha provocado históricamente compromisos. Advierte también de que confiar en las herramientas de eliminación de metadatos de la época podía dar una falsa sensación de seguridad. El documento es de 2005 y sus herramientas son antiguas, pero su principio sigue vigente: limpia el archivo y después compruébalo.
Un segundo error es el tachado visible sin limpiar el contenido oculto. Los pasos de tachado de Adobe terminan con un cuadro de diálogo en el que un interruptor decide si el documento se sanea además y se elimina la información oculta. Si te saltas el interruptor, el contenido oculto queda para la función de saneamiento independiente, así que comprueba que se ejecutó.
Excel añade su propia trampa. Microsoft dice que cuando distribuyes una copia de un libro con filas, columnas u hojas ocultas, otras personas pueden mostrarlas para ver los datos que contienen. Una hoja oculta para mantener ordenada la vista es por tanto un riesgo de divulgación cuando el libro sale de la oficina.
Cómo quita Redactic los metadatos del archivo que genera
Redactic elimina del archivo de salida los metadatos de Word como autor, empresa, comentarios y cambios con control de cambios, las propiedades del PDF y los datos EXIF de las imágenes, y en la misma pasada enmascara los datos personales del cuerpo del documento. Puedes subir un PDF, un archivo Word, un archivo Excel o CSV, un escaneo o un ZIP de hasta 200 archivos, y abrir Revisar y editar para comprobar el resultado. La página de documentos seguros para IA muestra el flujo, y la prueba gratuita acepta un documento tuyo. Los documentos nunca se almacenan ni se usan para entrenar modelos de IA. Para el nivel de la página, lee qué contiene una nómina y qué enmascarar y la guía para anonimizar nóminas en gestorías laborales.
Preguntas frecuentes
¿Guardar un archivo de Word como PDF elimina sus metadatos?
No de forma automática. Un informe de la National Security Agency de 2005 indica que convertir un documento de Word a PDF no elimina todos los metadatos, y sitúa los metadatos y las propiedades del documento entre las tres causas habituales de exposición involuntaria. Comprueba las propiedades del PDF que generes y usa la función de saneamiento de Acrobat descrita arriba.
¿Puedo deshacer lo que elimina el inspector de documentos?
No siempre. Microsoft recomienda ejecutar el inspector sobre una copia del documento, porque los datos eliminados pueden no ser recuperables y Deshacer puede no devolverlos. Guarda antes una copia y envía la copia limpia.
¿Encuentra el inspector de documentos todo?
No. Microsoft aclara que no detecta el texto oculto por otros medios, como texto blanco sobre fondo blanco, ni los objetos cubiertos por otros objetos, y que en Excel no detecta formas, gráficos, controles ni imágenes situados en columnas ocultas. También encuentra, sin eliminarlos, elementos como vínculos externos, objetos incrustados, macros, datos en caché de tablas dinámicas, filtros y nombres ocultos.
¿Elimina Redactic los metadatos?
Sí, en el archivo que genera: se eliminan los metadatos de Word como autor, empresa, comentarios y cambios con control de cambios, las propiedades del PDF y los datos EXIF de las imágenes. Para otro contenido oculto en tus propios archivos, como las hojas ocultas de un libro de Excel, usa los pasos del inspector de documentos descritos arriba. La página de documentos seguros para IA describe el flujo completo.
Fuentes
- Microsoft Support, Remove hidden data and personal information by inspecting documents, presentations, or workbooks (en inglés), consultado el 2026-11-09.
- Adobe, Sanitize PDFs and remove hidden content in Acrobat Pro (en inglés), consultado el 2026-11-09.
- Adobe, Redact sensitive content in PDFs in Acrobat Pro (en inglés), consultado el 2026-11-09.
- National Security Agency, Redacting with Confidence, informe I333-015R-2005, 13 de diciembre de 2005 (en inglés), consultado el 2026-11-09.
- Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD), artículos 4, punto 1, y 5, apartado 1, letra c, consultado el 2026-11-09.